Заявка на материалы в строительстве: как связать её с проектом и поймать перерасход до закупки

Заявка на материалы в строительстве работает на экономию, только если её можно сразу сверить с проектом: что запланировано, что уже заказано и где заявка выходит за лимит. На вебинаре «Первого Бита» Дмитрий Михайлов показал отчёт, который выводит перерасход по заявкам ещё до того, как снабжение взяло их в работу. Для этого заявки должны попадать в учётную систему, а не приходить по телефону и в мессенджеры.

Почему заявка с объекта не совпадает с проектом

Обычно заявка приходит на бумажке, в лучшем случае её фотографируют и присылают в мессенджер или на почту. Наименования в такой заявке редко совпадают с проектными. Прораб пишет, что ему нужны «гвозди 100», и снабженцу остаётся гадать, сто штук это или сотый размер.

Отсюда типовые ошибки, которые спикер перечислил по опыту проектов:

• Путаница в единицах измерения. Прораб просит 400 метров плитки, имея в виду штуки, и излишек потом лежит на объекте.
• Повторный заказ. Сегодня плитку заказали, завтра сотрудник заболел, его сменщик о заказе не знает и заказывает ещё раз. В итоге на склад везут два комплекта.
• Дорогие позиции без права на ошибку. В одном из примеров на дом с панорамным остеклением приехали два комплекта гнутых стёкол высотой три метра, и что делать со вторым, непонятно.

По словам спикера, такие ошибки случаются нечасто, но цена каждой может превышать стоимость автоматизации.

Как сверить заявку с проектом: лимитно-разделительная ведомость

В БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО плановый объём материалов по проекту заносится в лимитно-разделительную ведомость, а заявки выбирают объём из неё. При подборе позиций в заявку видно:

• количество по проекту;
• количество в заявках, то есть что уже заказано;
• остаток, то есть что запланировано по проекту и ещё не заказано;
• проект и вид работ: можно вывести не весь проект, а только нужные виды работ.

Проектная позиция часто сформулирована слишком общо, а купить нужно что-то конкретное. Поэтому прораб, подавая заявку в систему, пишет в комментарии, что именно нужно, вплоть до артикула. На слайде так выглядит строка «Бетон В15 М-150» с комментарием о конкретной марке смеси.

Второй отчёт с того же слайда показывает состояние обеспечения: по каждой позиции план, объём заявок и поставки. По нему видно, что уже поставлено, а что ещё нет.

Лимитно-разделительная ведомость и лимитно-заборная карта М-8: не путать

Лимитно-заборной картой М-8 называют унифицированную форму первичного учёта, по которой материалы отпускают со склада в пределах установленного лимита. Лимитно-разделительная ведомость в БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО решает другую задачу: в ней хранится плановая потребность проекта, и заявки на материалы сверяются с ней ещё на этапе снабжения, до закупки и отпуска со склада.

Как поймать перерасход до закупки

Классическое согласование выглядит так: ПТО проверяет заявку на соответствие проекту, снабжение проверяет, что материал можно купить на рынке, и, если нельзя, предлагает замену. Но есть ещё вопрос обоснованности: не закупили ли это раньше.

Один из недавних проектов команды спикера решал его отчётом. Идея простая: в ведомости есть плановый объём, заявки выбирают из него, а отчёт показывает момент, когда заявки начинают перебирать план. Это видно между подачей заявки и тем, как её взяли в работу, то есть до согласования. На такие заявки при согласовании можно смотреть внимательнее, чем на те, что полностью укладываются в проект.

Позже отчёт доработали: теперь он показывает перерасход за оперативный день. Колонки в нём такие.

Пользователь заходит каждое утро и смотрит, какие из вчерашних заявок вышли за план. Он видит не весь перерасход по ведомости, а только новый, по ещё несогласованным заявкам. Так перерасход выявляется сразу, и компания не покупает материал дважды и не берёт лишнего.

Заявки по телефону и в мессенджерах: что с ними делать

Заявки по телефону, в мессенджерах, на почту приводят к двум последствиям: заказывают не то или не заказывают вовсе. Спикер признал, что одной автоматизацией это не лечится: нужна воля руководства, чтобы процесс поменялся.

Чаще всего заводят общую Google-таблицу, куда все пишут, что нужно. Её слабые места известны: доступ и права на редактирование почти не разграничены, таблицу может удалить обиженный сотрудник, версии отслеживаются плохо.

Учётная система и мобильное приложение снимают эти проблемы. Заявку подают сразу в базу, а база даёт полный список заявок: видно, что заказано и что ещё к обеспечению. Ещё один плюс: система следит за фактическим исполнением. Пример спикера: по заявке привезли поддон кирпича, снабжение считает заявку выполненной. Тут руководитель соседнего объекта срочно просит такой же поддон, и поддон отдают ему. Через три дня оказывается, что заявка числится выполненной, а материалов на объекте нет. Учётная система такую ситуацию отслеживает.

Кто вносит заявку на материалы в систему

Ответ зависит от масштаба компании и того, как устроен процесс. На вебинаре разобрали три варианта:

1. Прораб сам вносит заявку. Идеальный вариант: ему выдают доступ в программу, и он подаёт заявку в мобильном приложении, в веб-версии или с планшета.
2. Заявку вносят снабженцы. Так часто бывает при небольшом потоке заявок: прораб отправляет заявку в мессенджер, а снабжение ведёт её в системе.
3. Заявка идёт через документооборот. Самый сложный вариант для крупных компаний.

В мобильном приложении прораб выбирает позиции из справочника номенклатуры. Если нужной позиции нет, добавить её с телефона нельзя: нужно попросить снабжение. Логика модуля снабжения построена так, чтобы такая ситуация возникала как можно реже.

Как загрузить потребность в материалах из сметы

Заявка на потребность в материалах опирается на плановый объём, поэтому его нужно сначала загрузить в программу. Потребность или смету выгружают в Excel, а типовая обработка загружает файл и создаёт номенклатуру.

Сложнее со справочником номенклатуры. Дмитрий Михайлов выделил два подхода:

• справочник растёт. Для снабжения и склада это не страшно: в системе есть алгоритмы замены одной позиции на другую, и расход одного материала вместо другого фиксируется;
• справочник держат в порядке. Для этого есть нишевые решения, которые сопоставляют позиции проекта с позициями в базе, или модерация справочников, но это отдельная большая задача.

Итог

Заявка на материалы в строительстве становится инструментом контроля, когда она связана с проектом: видно остаток по плану, объём в заявках и превышение лимита ещё до закупки. Спикер подчеркнул, что всё перечисленное давно известно, стоит недорого и быстро внедряется, но в компаниях до этого часто не доходят руки.

Запись с разбором отчётов и мобильного приложения есть на странице вебинара. Другие решения для строительных компаний собраны в разделе «Строительство».