Учёт инструмента и малоценки на стройке: почему бухгалтерского учёта мало

Учёта инструмента и малоценки силами бухгалтерии на стройке мало: бухгалтерия списывает инструмент в день поступления, и дальше не видно, у кого он и где. Дмитрий Михайлов, руководитель проектной группы «Первого Бита», рассказал на вебинаре, что реальный учёт в компаниях либо не ведётся, либо живёт в бумажных журналах. Он предлагает вести оперативный учёт вещей в эксплуатации в учётной системе, а на объектах пользоваться мобильным приложением.

Как обычно учитывают инструмент в строительной компании

История из молодости спикера: его задачей было сверлить отверстия буром, и старший товарищ учил после работы класть бур в чемоданчик и закрывать на замок. Иначе другой рабочий подложит свой, плохой, а хороший заберёт. С тех пор, по словам спикера, ситуация с инструментом и инвентарными номерами во многих компаниях мало изменилась.

Типичная картина такая:

• бухгалтерия отражает поступление инструмента и в тот же день списывает его, как требуют правила бухгалтерского учёта;
• дальше инструмент числится за балансом, и что с ним происходит, бухгалтерии неважно;
• реальный учёт инструмента на объекте либо не ведётся, либо ведётся в бумажных журналах.

Почему бухгалтерия не ведёт оперативный учёт

Заставить бухгалтерию вести такой учёт теоретически можно, но на практике это проблема. Для бухгалтерии перемещение инструмента между материально ответственными лицами ни на что не влияет: баланс не меняется, всё учитывается за балансом. А у неё свои задачи: отчётность, проверки. Поэтому компании уходят в Excel и Google-таблицы.

У таблиц те же слабые места, что спикер перечислил и для заявок на материалы: проблемы с правами и совместным доступом, нет аналитики, нет версионирования. В учётной системе этих проблем нет: права разграничены, есть аналитика и история версий.

Оперативный учёт малоценки: кто что получил

На слайде показан оперативный учёт материально-производственных запасов в эксплуатации:

• Передача МОЛу. Со склада вещи передаются материально ответственному лицу, например сигнальный жилет или каска, в том числе по заявке на МПЗ.
• Остатки МПЗ в эксплуатации. В мобильном приложении можно отобрать остатки по физическому лицу или номенклатуре и увидеть, у кого что на руках.
• Отчёт по подразделениям и сотрудникам. По каждому человеку видно начальный остаток, приход, расход и конечный остаток: ботинки, маска сварщика, костюм рабочий, сапоги.

То же самое можно анализировать и в самой учётной системе, не только в приложении.

Учёт спецодежды здесь выступает частью оперативного учёта вещей в эксплуатации. Нормы выдачи СИЗ и личная карточка учёта ведутся в кадровой программе. Это отдельная задача, ей посвящена статья «Учёт СИЗ в 1С:ЗУП КОРП».

Учёт инструмента по инвентарным номерам

Учёт по инвентарным номерам, по словам спикера, нужен не так часто, но такие проекты есть. Проблема та же: у бухгалтерии нет инструментов для учёта по инвентарным номерам. Можно заводить отдельную номенклатуру на каждый номер, но рано или поздно бухгалтер начнёт переносить в документ то, что написано в УПД. Одна строка в УПД, одна строка в документе, и инвентарные номера теряются.

Поэтому нужен параллельный оперативный учёт. Excel по инвентарным номерам спикер назвал безнадёжным вариантом. В системе инвентарный номер ведётся как серия номенклатуры: на слайде три углошлифовальные машины Makita с номерами 0310, 0311 и 0312 закреплены за тремя сотрудниками, а отчёт показывает, у кого какой номер. Оперативный учёт при этом ведётся в той же базе, что и бухгалтерский.

Учёт инструмента на объекте без интернета

Мобильное приложение нужно там, где неудобно работать с ноутбуком или нет связи. Спикер привёл пример дорожников и линейных объектов на севере, где интернет появляется только по возвращении в посёлок. Офлайн-приложение позволяет на месте посмотреть, кому что выдано и у кого что есть.

Что ещё важно знать о приложении из ответов на вопросы:

• Только Android. Версии для iPhone нет и в обозримом будущем не будет: раньше она была, но её скачивали около четырёх раз в год. Прорабы обычно работают на корпоративной технике.
• Веб-версия. Её можно открыть с телефона, в том числе с iPhone, но это не то же самое, что приложение: главное преимущество приложения в работе офлайн.
• Кто им пользуется. На практике спикера мобильным приложением пользуются те, кто строит линейные объекты. Там, где интернет стабильный, удобнее планшеты, ноутбуки и веб-версия: в них больше функций.
• Демо-режим. Приложение можно скачать в Google Play и попробовать в демонстрационном режиме.

Зачем вести учёт малоценки, если всё работает

В большинстве организаций проблема с инструментом не острая, пока не становится острой. В этот момент нужны данные, а их нет. Учётная система хранит их, и их можно получить в любой момент.

Спикер привёл в пример клиента, который ведёт бюджет движения денежных средств и по статьям смотрит, где перерасход. Если по статье перерасход больше нормативного, клиент открывает дашборд по этой статье и смотрит, откуда он взялся. Если дашборда по нужной статье нет, его дорабатывают. Подробнее о таких задачах в статье про BI-аналитику для строительной компании.

Сам по себе учёт, по словам Дмитрия Михайлова, мало чем полезнее Excel. Ценность появляется на дистанции, когда нужно быстро принимать решения: учёт сокращает трудозатраты на анализ, и за то же время можно разобрать больше ситуаций без потери качества.

Запись вебинара с показом отчётов и мобильного приложения есть на странице вебинара, другие решения для отрасли в разделе «Строительство».