Медосмотры, инструктажи и обучение по охране труда в 1С: как программа следит за сроками

Медосмотры, инструктажи и обучение по охране труда в 1С:ЗУП КОРП ведутся документами, и по каждому проведённому документу программа сама рассчитывает, когда нужно следующее мероприятие. Ближайшие сроки видны в отчётах и в текущих делах на начальной странице, а для части документов можно включить напоминание. Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП касается обучения и медосмотров, а строительство относится к опасным производствам, где они обязательны.

Инструктажи по охране труда в 1С

В программе есть справочник видов инструктажей. Он уже заполнен основными видами (вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой) и пополняется своими. Для каждого вида указывают:

• ведётся ли контроль, то есть нужно ли отслеживать повторение;
• периодичность, например ежемесячно или ежеквартально;
• рабочие места, для которых инструктаж проводится: для всех или для выбранных.

Когда инструктаж проведён, создают документ с видом инструктажа, сотрудниками и их рабочими местами. Из него печатают журнал регистрации инструктажа по охране труда, чтобы собрать подписи и подшить в дело. Журналы регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте есть и среди отчётов по охране труда. Если у инструктажа задана периодичность, программа отслеживает дату следующего.

Обучение по охране труда и проверка знаний

Справочник программ обучения изначально пустой, его заполняют под своё производство. Для каждой программы обучения указывают название, внешнее или внутреннее это обучение, с отрывом от производства или без, относится ли оно к обучению по охране труда, число учебных часов, организацию-исполнителя, контроль повторения и рабочие места.

Дальше работа идёт двумя документами:

1. Обучение сотрудников по охране труда. Создаётся при планировании: программа, организация, сроки и плановая дата проверки знаний по каждому сотруднику. На его основании можно оформить отсутствие с сохранением оплаты на дни обучения.
2. Проверка знаний требований охраны труда. Вносится по окончании обучения: программа, сотрудники, рабочие места, даты и результат по каждому, удовлетворительно или нет. Без этого документа программа не сможет рассчитать следующее обучение.

Из этого документа печатается протокол проверки знаний требований охраны труда, заполненный его данными. Если результат неудовлетворительный и сотрудник не может работать на этом месте, на основании проверки можно сразу оформить кадровый перевод.

Медосмотры по вредным факторам

Какие медосмотры обязательны, зависит от вредных и опасных факторов рабочего места. Факторы попадают в программу из результатов спецоценки по справочнику, заполненному по приказу 29н, или добавляются в карточку рабочего места вручную. Психиатрические освидетельствования учитываются так же.

Медосмотр оформляется в два шага:

1. Направление на медосмотр. Указывают сотрудника, рабочее место, даты и вид осмотра, вредные факторы подставляются сами. Направление печатают и отдают сотруднику. На его основании можно оформить отсутствие с сохранением оплаты.
2. Заключение медосмотра. Вносят дату прохождения и наличие или отсутствие противопоказаний. По заключению программа рассчитывает срок следующего осмотра.

Если выявлены противопоказания, из заключения можно оформить перевод сотрудника на другое рабочее место или увольнение.

Где смотреть сроки: отчёты и текущие дела

Для контроля в программе есть отчёты:

• журналы регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте;
• инструктажи с истекающим сроком действия и контролируемые инструктажи;
• периодическое обучение и проверка знаний, где видно, у кого истёк срок обучения;
• медосмотры, срок действия которых истекает, и список работников, подлежащих периодическим осмотрам.

На проектах клиенты часто просят ещё один отчёт: все инструктажи и обучения за выбранный период, по организации, подразделению или сотруднику. Его настраивают по регистрам сведений об инструктажах и проверках знаний, и по нему удобно сверять программу с бумажными журналами.

Отчёт нужно не забыть сформировать, поэтому спикеры показали способ проще. В текущих делах на начальной странице можно включить пункты по охране труда: психиатрические освидетельствования, медосмотры, соответствие видов деятельности и вредных факторов медосмотрам. Когда подходит срок, при запуске программы появляется подсвеченное напоминание, а по клику открывается список сотрудников.

Напоминания: не пропустить медосмотр

Ещё один инструмент включается в настройках органайзера в администрировании. После этого во многих документах, например в заключении медосмотра, появляется кнопка «Напомнить». В демо напоминание поставили за две недели до срока следующего осмотра: этого времени хватает, чтобы выписать направление и отправить сотрудника на медосмотр. В нужный день программа покажет уведомление.

Кнопка есть не во всех документах, например, в проверке знаний её нет. Поэтому Наталья Швецова, эксперт по кадровому учёту, советует добавить к напоминаниям регулярную проверку: например, пятого числа каждого месяца смотреть, кому в этом месяце нужен медосмотр, инструктаж или обучение.

Почему всё держится на своевременном вводе документов

Программа рассчитывает сроки только по тому, что в неё внесено. Если проверку знаний или заключение медосмотра не внесли в программу, следующей даты в отчётах не будет, и просрочку никто не увидит. Спикеры несколько раз возвращались к этой мысли: своевременный ввод документов и систематический контроль отчётов и есть способ избежать нарушений по части 3 статьи 5.27.1 КоАП.

Полная запись с демонстрацией есть на странице вебинара. О внедрении программы читайте на странице продукта 1С:Зарплата и управление персоналом. С вредными условиями труда связана и выдача молока и лечебно-профилактического питания. Об этом рассказывает статья «Автоматизация учёта лечебно-профилактического питания и молока в 1С:ЗУП КОРП и 1С:ERP».