Автоматизация учета лечебно-профилактического питания и молока в 1С: ЗУП КОРП и 1С: ERP

Автоматизация учёта ЛПП и молока в 1С на основе СОУТ

Забота о здоровье и безопасности сотрудников на рабочем месте сегодня становится все более значимой задачей для любого работодателя. Особое внимание уделяется выдаче лечебно-профилактического питания и молока, что строго регулируется законодательством. В данной статье мы подробно разберем, как эффективно организовать учет и выдачу лечебно-профилактического питания и молока с использованием программы 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП КОРП), включая интеграцию с 1С: ERP и отражение в бухгалтерском учете.

Для начала важно отметить, что специальная оценка условий труда (СОУТ) играет ключевую роль в определении необходимости обеспечения сотрудников лечебно-профилактическим питанием. На основе проведенной СОУТ устанавливаются классы вредности рабочих мест, и определяется перечень должностей, которым полагается предоставление ЛПП. После завершения оценки, в системе 1С: Зарплата и управление персоналом КОРП можно настроить механизмы учета выдачи ЛПП и обеспечить их взаимодействие с другими системами, такими как 1С: ERP.

Согласно законодательству, работники, занятые на работах с вредными условиями труда класса 3.1 и выше, имеют право на получение молока и лечебно-профилактического питания.

Занесение результатов СОУТ в 1С: ЗУП КОРП

СОУТ является отправной точкой для формирования системы учета и распределения ЛПП, а программа 1С: ЗУП КОРП служит для автоматизации процесса ввода данных о результатах СОУТ.

Для использования данного функционала в разделе «Охрана труда» включить настройки «Использовать специальную оценку условий труда» и «Рабочие места охраны труда» (Рис.1).

Настройка функционала рисунок 1

После активации настроек Охраны труда открывается возможность использовать функционал по учету специальной оценке условий труда (СОУТ), включая сведения о рабочих условиях, уровнях вредности и результатах замеров производственных факторов.(Рис.2).

Рисунок 2 Блок Специальная оценка условий труда

Результаты проведенной специальной оценки условий труда (СОУТ) фиксируются в 1С:ЗУП КОРП с помощью документа «Результаты специальной оценке условий труда», где для каждого рабочего места устанавливается соответствующий класс условий труда.(Рис.3).

Рисунок 3 Результаты специальной оценке условий труда

Обеспечение молоком и лечебно-профилактическим питанием в 1С ЗУП

  На основе установленного класса условий труда можно определить, кто из сотрудников имеет право на получение молока или лечебно-профилактического питания (ЛПП). Для оптимизации работы пользователей предлагается дополнить карточку рабочего места дополнительным реквизитом с признаком «Обеспечение молоком» или «Обеспечение ЛПП». После выполнения данной настройки в карточке рабочего места появятся дополнительные поля для указания отметок об обеспечении молоком и выборе рациона питания. Для каждого рабочего места станет возможным указание индивидуально разработанного рациона питания, что продемонстрировано на приведенном ниже изображении (Рис.4).

Рисунок 4 Рабочее место, установка реквизита обеспечение ЛПП и молока

Мы видим, что в описании рабочего места указаны класс условий труда и дополнительные реквизиты «Обеспечение молоком» и «Обеспечение ЛПП». Необходимо учитывать, что сотрудники не могут одновременно получать и молоко, и лечебно-профилактическое питание. Если они уже обеспечены последним, то молоко или эквивалентные продукты им не предоставляются.

Автоматическое формирование отчёта по выдаче молока и ЛПП в 1С ЗУП

 Для планирования выдачи молока и лечебно-профилактического питания (ЛПП) сотрудникам в 1С ЗУП КОРП настроим отчет и выведем сведения по обеспечению сотрудников молоком и ЛПП. Отчет может быть адаптирован под конкретные требования к представляемым данным, такие как учет смен, отработанных дней и Рис.5).

Рисунок 5 Отчет об обеспечении ЛПП и молоком

Получив список сотрудников, которым положено обеспечение молоком, и зная норму его выдачи за полный рабочий день, можно рассчитать общее количество молока, необходимое на месяц. Норма выдачи молока составляет 0,5 литра на одну рабочую смену, независимо от её продолжительности. Исключение составляют случаи, когда работа во вредных условиях занимает менее половины рабочей смены сотрудника. Этот порядок определён пунктом 4 приказа Минтруда от 12 мая 2022 года № 291н.

 Аналогичным образом можно рассчитать требуемое количество лечебно-профилактического питания (ЛПП) с учетом различных рационов. Организация выдачи ЛПП и молока должна осуществляться на предприятии через столовые или иные стационарные пункты питания, и строго соответствовать установленным нормам трудового законодательства. Ответственные лица должны регулярно контролировать процесс выдачи и учета продуктов, обеспечивая своевременность и правильность предоставления льгот сотрудникам.

Расчёт денежной компенсации за молоко и ЛПП в 1С: ЗУП КОРП

Если организация не может предоставить возможность выдачи молока, она может заменить его денежной компенсацией, рассчитанной исходя из нормы выдачи и стоимости молока. В 1С: ЗУП КОРП рассмотрим различные варианты настройки начисления такой компенсации.

Замена натурального обеспечения денежной выплатой возможна, но должна быть надлежащим образом оформлена и согласована с профсоюзным органом.

Согласно Трудовому кодексу РФ, работник может подать письменное заявление с просьбой заменить выдачу молока (или других продуктов) на денежную компенсацию (часть 1 статьи 222 ТК РФ). Однако такая замена возможна лишь в том случае, если это условие оговорено в трудовом договоре, коллективном договоре или другом нормативном акте предприятия.

Для расчёта денежной компенсации за молоко необходимо создать новый вид начисления.

Настройка – Начисления – Создать – наименование — Денежная компенсация за молоко. В назначении начисления выбираем Компенсационные выплаты, если начисление выплаты будет производиться отдельным документом до окончательного расчёта зарплаты, выберите по отдельному документу и укажите нужный документ в поле Вид документа — «Разовое начисление». В данном примере выберите Результат будет рассчитываться (значение по умолчанию) и настройте формулу расчёта по ссылке — Редактировать формулу (Рис.6)

Рисунок 6 Настройка начисления

где:

     СтоимостьМолокаЗаСмену – стоимость 0,5 литра молока за каждый отработанный день (новый пользовательский показатель);

     ВремяВДнях – отработанное время в днях (предопределённый показатель, который определяется автоматически при расчёте).

Вкладка Учет времени — Рабочее время, Приоритет заполняем всеми неявками и отсутствиями, на вкладке средний заработок по умолчанию сброшены все флажки, так как это компенсационная выплата, налогами и взносами не облагается. Записать и закрыть. Данная компенсационная выплата начисляется документом Разовое начисление (Рис.7)

Рисунок 7 Разовое начисление

Расчёт ежемесячной надбавки за молоко и ЛПП в 1С

Теперь рассмотрим второй вариант настройки начисления в виде ежемесячной надбавки, которая будет начисляться документом «Начисление зарплаты и взносов». Создадим вид начисления «Денежная компенсация за молоко (ежемесячная)». В поле «Начисление выполняется» выберем «Ежемесячно», результат будет рассчитываться по формуле, используя показатель «Учет времени» – «Рабочее время». Флаг «Средний заработок» сбросим, а также укажем, что начисление налогами и взносами не облагается.(Рис.8)

Рисунок 8 Настройка начисления

Создадим Шаблон Ввода стоимости молока (Рис.9):

Рисунок 9 Создание шаблона

Далее меню Зарплата — Данные для расчета зарплаты — создаем документ Ввод стоимости молока (Рис.10):

Рисунок 10 Ввод стоимости молока

Для назначения данного вида начисления сотрудникам используем документ Назначение планового начисления (Рис.11):

Рисунок 11 Назначение планового начисления

Кроме того, назначать эту надбавку можно с помощью документов «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений».

При начислении заработной платы видим, что компенсационная выплата рассчиталась (Рис.12):

Рисунок 12 Начисление зарплаты и взносов

Соответственно после начисления компенсации, выплата происходит вместе с заработной платой, ведомостью через банк либо другим способом (касса, перевод на счёт и т. д).

Учёт натуральных доходов и налогообложение в 1С

Если молоко предоставляется работникам бесплатно, даже если их рабочие условия не классифицированы как вредные согласно специальной оценке труда, то стоимость молока рассматривается как доход сотрудника в натуральной форме для целей НДФЛ, а для страховых взносов — как выплата в натуральной форме в рамках трудовых отношений. Следовательно, стоимость такого молока облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В этом случае вид начисления будет выглядеть таким образом (Рис.13):

Рисунок 13 Настройка начисления Выдача молока за вредность

На вкладке «Налоги, взносы, бухгалтерский учёт» отметьте, что начисление подлежит обложению НДФЛ, и выберите код дохода 2510. Вид страховых взносов установите, как «Доходы, полностью облагаемые страховыми взносами». Вид дохода для исполнительного производства укажите как «1 — Заработная плата и другие доходы с ограничением взыскания».

Хотя натуральные доходы обычно не учитываются при расчете удержаний по исполнительным документам, оплата питания всё же должна включаться в такие расчеты. Этот порядок описан в подпункте «Р» пункта 2 постановления Правительства Российской Федерации от 2 ноября 2021 года № 1908.

Следовательно, при настройке начисления необходимо выбрать вид дохода исполнительного производства 1 — «Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания». Также оплату питания нужно будет включить в состав расчетной базы для удержаний по исполнительному документу (раздел «Настройки» — «Удержания»).

Далее создаем шаблон Ввода стоимости молока в день (Рис.14):

Рисунок 14 Шаблон Ввода стоимости молока в день

И регистрируем документ Ввод стоимости молока в день через данные для расчета зарплаты (Рис.15):

Рисунок 15 Данные для расчета заработной платы

Начислим Выдачу молока за вредность документом Доход в натуральной форме (Рис.16):

Рисунок 16 Начисление дохода в натуральной форме

Поскольку натуральный доход не влияет на общую сумму выплаты сотруднику, создание документа «Ведомость» (раздел «Выплаты» — «Все ведомости на выплату зарплаты») на сумму Выдачи молока за вредность не предусматривается. НДФЛ с Выдачи молока за вредность будет удерживаться при окончательном расчете и выплате заработной платы (Рис.17)

Рисунок 17 Расчетный листок

Удержание излишне начисленной денежной компенсации в 1С: Зарплата и управление персоналом

 В случаях излишне начисленной Денежной компенсации за молоко или излишне полученного молока, например, сотрудник не отработал полную смену, но молоко получил, необходимо удержать денежные средства с сотрудника.

Создадим в программе новый вид удержания Удержание за излишне полученное молоко (Рис.18).

Рисунок 18 Настройка удержания

Создадим документ удержание по прочим операциям (Рис.19):

Рисунок 19 Документ Удержание по прочим операциям

При начислении заработной платы за март 2024 года программа произведет удержание (Рис.20):

Рисунок 20 Начисление удержания по прочим операциям

Интеграция с 1С: Бухгалтерия и 1С: ERP «Управление предприятием»

При интеграции с программами «Бухгалтерия предприятия» и «1С: ERP Управление предприятием» из ЗУП КОРП передается документ «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете». На его основе создается документ «Отражение в финансовом учете», формируются соответствующие проводки.

Для настройки интеграции и оптимизации учета молока и лечебно-профилактического питания (ЛПП) из ЗУП КОРП в 1С: ERP «Управление предприятием» можно передавать дополнительный реквизит из рабочего места, связанный с обеспечением молоком и ЛПП и данные по рабочим местам с вредными условиями труда. На основе этих данных осуществляется планирование поставок молока и ЛПП. В программе 1С: ERP учет обеспечения молоком может быть организован различными способами, учитывая индивидуальные особенности каждой организации. Рассмотрим вариант «Приобретение товаров и услуг» по выдаче молока от поставщика. Заключаются договоры с организациями, предоставляющими услуги по выдаче молока.

Организация выдачи молока сотрудникам внутри компании может быть осуществлена посредством использования талонов. В 1С: ERP «Управление предприятием» предусмотрены механизмы для учета талонов, как денежных документов. Этот учет может быть реализован согласно схеме (Рис.21).

Рисунок 21 Схема взаимодействия ЗУП КОРП и ERP

В бухучете могут быть сформированы следующие проводки по учету молока:

Дебет 10 Кредит 60 принято к учету молоко;

Дебет 19 Кредит 60 отражен НДС, предъявленный поставщиком;

Дебет 68 Кредит 19 принят к вычету предъявленный НДС;

Дебет 60 Кредит 51 перечислена оплата поставщику;

Дебет 20 (23,25) Кредит 10 отражена в расходах стоимость молока работникам на основании ведомостей на выдачу молока за вредные условия труда.

Выплату денежной компенсации вместо молока сотрудникам, работающим во вредных условиях, отразите следующими проводками:

Дебет 20 (23, 25, 29) Кредит 73 

— начислена компенсация взамен молока сотрудникам, работающим во вредных условиях;

Дебет 73 Кредит 50 (51) 

— выплачена компенсация взамен молока.

В качестве альтернативного способа организации учета талонов можно заказать их в типографии и затем выдавать сотрудникам для получения молока в специальных пунктах или столовых. Талоны могут рассматриваться как бланки строгой отчетности и учитываться на забалансовом счете. Для внедрения такого подхода потребуется внести изменения или разработать некоторые документы, касающиеся учета талонов. Это, безусловно, более сложный и дорогостоящий метод.

Для учета талонов на забалансовом счете можно использовать следующие проводки:

1. Поступление талонов на молоко: Кредит счета МЦ 06.01.
2. Выдача талонов(БСО): Дебет МЦ 06.02
3. Возврат талонов неиспользованных: Кредит МЦ 06.02
4. Списание талонов на молоко. Кредит МУ 06.02

Процесс учета лечебно-профилактического питания (ЛПП) организован достаточно просто. Списки сотрудников формируются на основе данных, полученных из ЗУП КОРП, с указанием рационов. Затем эта информация передается подрядчику, с которым заключен договор на оказание услуг по питанию. Сотрудники посещают столовую и получают питание, например, с использованием электронных ключей системы контроля доступа (СКУД).

В конце месяца данные из системы СКУД сверяются с табелем рабочего времени по подразделениям, и итоговый список направляется подрядной организации. На основании полученного списка подрядчик составляет акт об оказании услуг по обеспечению питанием. В программе 1С: ERP мы создаем документ «Приобретение товаров и услуг», при необходимости распределяем услуги по подразделениям и соответствующим статьям расходов, а затем проводим документ.

После проведения документа формируются проводки:

Дебет 10 Кредит 60 (76) 
– готовые обеды для сотрудников;

Дебет 19 Кредит 60 (76) 
– учтен входящий НДС с готовых обедов;

Дебет 60 (76) Кредит 51
– оплачены готовые обеды сторонней организации;

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10
– списаны затраты на готовые обеды.

Эффективность автоматизации учёта молока и ЛПП в 1С

В заключении следует отметить, что правильная организация учета и выдачи лечебно-профилактического питания и молока на предприятии является важным аспектом охраны здоровья работников. Использование современных программных решений, таких как 1С: ЗУП КОРП, позволяет значительно упростить этот процесс, минимизировать ошибки и повысить эффективность управления. Благодаря гибким настройкам и широкому функционалу программы, работодатели могут легко адаптировать систему под свои потребности, обеспечивая соблюдение всех требований законодательства и улучшая условия труда своих сотрудников.

Мы надеемся, что предоставленная информация окажется полезной для вас. Если вам понадобится помощь во внедрении 1С: ЗУП КОРП или 1С: ERP, мы готовы оказать вам поддержку на каждом этапе этого процесса.

Получите бесплатную консультацию экспертов команды NFP Первый Бит

Автор статьи: Одгаева Оксана, старший консультант отдела автоматизации систем управления бизнес процессами.