Учёт СИЗ в 1С:ЗУП КОРП: нормы выдачи, личная карточка и дежурные СИЗ

Учёт СИЗ в 1С ведётся в блоке охраны труда программы 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП: нормы выдачи задаются в должности, переходят на рабочие места, а по каждой выдаче программа считает дату следующей. Личная карточка учёта выдачи СИЗ при этом формируется автоматически по форме из приказа 766н. На вебинаре Первого Бита для строительных компаний учёту СИЗ отвели самый большой блок: спикеры объяснили, что по этой теме на линию консультаций приходит много заявок.

Почему учёт СИЗ важен для строительной компании

Часть 4 статьи 5.27.1 КоАП предусматривает штраф за необеспечение работников средствами индивидуальной защиты. На стройке сотрудников много, у каждой должности свой набор СИЗ, сроки носки разные, а часть средств выдаётся как дежурные на смену. Держать это в таблицах трудно, а пропущенная выдача сразу становится нарушением.

Справочники: с чего начинается учёт СИЗ

После того как в настройках включён учёт средств индивидуальной защиты, нужно заполнить справочники.

• Средства индивидуальной защиты. Справочник уже заполнен по приказам Минтруда России от 29 октября 2021 года № 766н и 767н: наименования, виды и типы номенклатуры, периодичность выдачи, защитные свойства. Его можно дополнять своими позициями.
• Виды номенклатуры. Пополняемый справочник, новые виды создают сами.
• Типы номенклатуры. Предустановлены, свои добавить нельзя, можно только выбрать из списка.
• Номенклатура. Изначально пустой справочник с теми СИЗ, которые выдают на вашем производстве: наименование, артикул, фото, вид, защитные свойства, единица измерения.

Нормы выдачи СИЗ: из должности на рабочее место

Нормы выдачи удобнее всего задавать в должности. Когда блок охраны труда включён, в карточке должности появляется отдельная вкладка. В ней выбирают СИЗ, а срок обновления подтягивается из номенклатуры. Его можно поправить, но обычно сроки регламентированы и остаются как есть.

Дальше нормы автоматически переходят на рабочие места этой должности. Если на конкретном рабочем месте нормы отличаются, например, у одного каменщика своя спецодежда, их можно задать прямо в рабочем месте, и при заказе и выдаче программа будет использовать уже их.

Дежурные СИЗ: как отметить и отследить

Дежурные СИЗ выдаются на рабочее место и передаются от смены к смене. В программе это отметка в норме выдачи. Её можно изменить в заказе на выдачу, но в проведённой выдаче уже нельзя.

Для контроля дежурных СИЗ спикеры на проектах настраивают отдельный вариант отчёта по нормам выдачи, где видно, какие дежурные средства выданы, когда и как часто их нужно менять. Вариант сохраняется, и каждый раз собирать его заново не нужно.

Личная карточка учёта выдачи СИЗ в 1С

В карточке сотрудника есть раздел «Охрана труда». В нём видны рабочее место, спецоценка, обучение, инструктажи, медосмотры и выданные СИЗ с состоянием и датой следующей выдачи. Там же хранится антропометрия: рост, размеры одежды, головного убора, перчаток. Это нужно, чтобы выдавать СИЗ по размеру.

Из карточки печатаются две регламентированные формы по приказу 766н:

• личная карточка учёта выдачи СИЗ;
• карточка учёта выдачи дежурных СИЗ.

Обе заполняются по данным документов выдачи, вручную их вести не нужно.

Выдача, списание и продление срока носки

1. Остатки выданных СИЗ. Если к началу учёта у сотрудников уже есть выданные средства, их остатки сначала вносят в программу. Документ можно заполнить вручную или загрузить из файла.
2. Заказ на выдачу. В табличную часть подтягиваются сотрудники, должности и положенные СИЗ. Заказ можно распечатать.
3. Выдача СИЗ. Создаётся на основании заказа. После проведения программа фиксирует дату выдачи и рассчитывает следующую.
4. Списание. Для СИЗ с истёкшим сроком оформляют списание, из документа печатают акт и приказ о создании комиссии.
5. Продление срока носки. Если в организации принято продлевать срок для средств, которые ещё пригодны, для этого есть отдельный документ с комиссией и актом.

Сервис СИЗ: всё в одном окне

Кроме отчётов (нормы выдачи на рабочих местах, планирование выдачи СИЗ, работники, не обеспеченные СИЗ, СИЗ с истекающим сроком носки) в блоке охраны труда есть сервис СИЗ. Это рабочее окно для оперативного учёта:

• сотрудники, у которых что-то не в порядке, подсвечены красным;
• по выбранному сотруднику видно состояние выдачи по каждой позиции и сколько нужно выдать или списать;
• прямо из сервиса можно создать заказ, выдачу, продление срока носки или списание;
• переключившись на рабочие места, можно поправить нормы выдачи.

Екатерина Вагнер, эксперт по автоматизации строительных компаний, отметила, что при большом числе сотрудников и позиций СИЗ такой интерфейс удобнее отчётов: не нужно переходить по вкладкам.

Для планирования закупки полезен отчёт «Планирование выдачи СИЗ»: по нему видно, хватит ли на складе средств к следующей выдаче.

Как отслеживать срок годности СИЗ

У некоторых СИЗ, например защитных кремов и моющих средств, кроме срока носки есть срок годности от производителя. Наталья Швецова, эксперт по кадровому учёту, ответила, что в типовой программе отслеживать срок годности нельзя.

На проектах эту задачу решали доработкой. Для нужной номенклатуры добавляли дополнительный реквизит со сроком годности и строили по нему отчёт. Бывало, что настраивали и правило выдачи: если до окончания срока годности осталось около полумесяца, позицию уже не выдают, потому что она скоро уйдёт в списание.

Как перенести учёт СИЗ из Excel

При переходе на 1С:ЗУП КОРП остатки СИЗ, которые раньше вели в Excel, вручную по каждому сотруднику переносить не нужно. Файл приводят к шаблону программы, переименовав и упорядочив столбцы, и загружают документом «Остатки выданных СИЗ». Для сотен и тысяч сотрудников, как заметили спикеры, проще потратить время на подготовку файла, чем вбивать список руками.

Полная запись с демонстрацией сервиса СИЗ есть на странице вебинара. Внедрение программы описано на странице продукта 1С:Зарплата и управление персоналом, а другие задачи охраны труда собраны в разделе «Охрана труда». Учёту СИЗ в 1С:ЗУП КОРП был посвящён и отдельный вебинар «Как вести учёт СИЗ без рисков и штрафов в 1С:ЗУП КОРП».