Автоматизация снабжения в строительстве: как снизить расходы с БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО

Запись вебинара о том, как строительной компании сократить потери в снабжении с помощью оперативного учёта в системе БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО и мобильного приложения. Дмитрий Михайлов, руководитель проектной группы «Первого Бита», разобрал четыре зоны потерь: заявки и лимиты, инструменты и малоценные основные средства (ОС), остатки на складах и логистику. Для каждой он показал отчёт, который помогает заметить проблему вовремя, и в конце ответил на вопросы участников.

Почему снабжение стоит автоматизировать сейчас

По наблюдению спикера, запросы строительных компаний к автоматизации стали проще и практичнее, поэтому интерес снова сместился к базовым процессам: заявкам, обеспечению, остаткам и поставкам. Каждая ошибка в снабжении по отдельности выглядит мелочью, но, по словам Дмитрия, цена таких ошибок может превышать стоимость автоматизации. При этом оперативный учёт материалов не требует менять сложившуюся методику: данные для анализа появляются просто потому, что операции ведутся в системе.

Заявки и контроль лимитов

• Наименования в проекте и в заявке. С площадки заявка приходит в своих формулировках, которые редко совпадают с проектом. В системе рядом видны остаток по проекту (запланированное, но ещё не заказанное) и количество в заявках, а список можно отобрать по видам работ. Уточнение до артикула прораб пишет в комментарии к заявке.
• Повторные заказы. Отчёт о состоянии обеспечения заявок показывает, что уже заказано. Так заменяющий сотрудник не закажет те же материалы второй раз, и на складе не окажутся два комплекта одного и того же.
• Единицы измерения. Заявка в штуках вместо метров оставляет на складе материал, который потом некуда деть. Сверка с проектом в системе помогает поймать такую ошибку до заказа.
• Лимиты до согласования. Плановые объёмы заносят в лимитно-разделительную ведомость, заявки выбирают из неё объём. Отчёт показывает, с какой заявки начинается превышение плана, ещё до того, как снабжение возьмёт её в работу. В доработанном варианте отдельной колонкой выводится перерасход за день, и ответственный каждое утро видит только новые заявки сверх лимита.
• Заявки по телефону и в мессенджерах. Такие заявки теряются или выполняются неверно. Общие таблицы проблему не решают: в них слабое разграничение прав и нет нормальной истории версий. Если подавать заявки сразу в базу через мобильное приложение или веб-версию, получается полный список с отметками, что заказано и что обеспечено.

Инструменты и малоценные ОС

Бухгалтерия обычно списывает инструмент в день поставки и дальше за ним не следит: перемещения между материально ответственными лицами (МОЛ) на её учёт не влияют. В итоге реальный учёт инструмента либо не ведётся, либо живёт в бумажных журналах. Спикер рекомендует параллельный оперативный учёт в той же системе: он показывает, у кого что находится, а мобильное приложение работает офлайн, что важно для линейных объектов без связи. Так же решается учёт по инвентарным номерам, которых в бухгалтерском учёте нет.

Оперативные данные помогают и с бюджетом. Пример из практики клиентов: при перерасходе по статье бюджета движения денежных средств их сотрудники открывают дашборд по этой статье и видят, откуда взялись затраты. Подробнее о таких задачах в статье «BI-аналитика для строительной компании: какие задачи она решает».

Свободные остатки и сроки хранения

• Свободные остатки. Из-за кратности поставки часть материала остаётся после работ, и часто его просто списывают или он уходит на сторону. Если учёт ведётся от заявок, система разделяет, что пришло под заявку, а что сверх неё. Отчёт показывает свободный остаток отдельной колонкой, и его можно передать на другой объект.
• Долгое хранение. Материалы, завезённые на площадку задолго до начала работ, портятся: спикер привёл пример ламината, верхние пачки которого разбухли под порванной плёнкой. Отчёт по позициям, которые лежат на складе больше двух недель, показывает дату поступления и стоимость. По нему можно пересмотреть сроки заказа или проверить место хранения.

О настройке складского учёта в 1С читайте также в статье «Склад в 1С:КА: адресное хранение и ордерная схема».

Логистика: поставки на объект

Типичные проблемы с доставкой знакомы многим: на площадке ждали машину до обеда, а она приехала после, разгружать некому или нечем, водитель не нашёл подъезд. Полностью их не избежать, но случаться они могут реже. В системе ведётся план поставок с датой, временем и составом груза. Материально ответственное лицо может вечером посмотреть, что приедет завтра, и заранее решить, например, вопрос с краном для арматуры, пока не пришёл штраф за простой машины. Отчёт по поставкам показывает, что должно было приехать к определённой дате, но не приехало, и позволяет вовремя выяснить причину.

Ответы на вопросы

• Есть ли мобильное приложение для iPhone? Нет, только для Android, и в ближайших планах версии для iPhone нет. С iPhone можно работать через веб-версию, но главное преимущество приложения в работе офлайн.
• Как заявки попадают в программу? Лучший вариант, когда прораб сам вносит заявку с телефона, планшета или через веб-версию. Часто прорабы отправляют заявки в снабжение по почте или в мессенджере, и тогда их вносят снабженцы.
• Где мобильное приложение используют на практике? По опыту спикера, в основном на линейных объектах без стабильного интернета. Там, где связь есть, удобнее планшеты, ноутбуки и веб-версия: функций в ней больше.
• Как загрузить потребность в материалах? Ведомость или смету выгружают в Excel, типовая обработка загружает её и создаёт номенклатуру.
• Что делать со справочником номенклатуры? Спикер выделил два подхода. Можно допустить, что справочник разрастается: для снабжения и склада это не страшно, в системе есть замена одной позиции на другую. Если справочник нужно держать чистым, помогают решения для сопоставления позиций проекта с базой или модерация справочника.
• Можно ли попробовать приложение? Да, в Google Play есть демонстрационный режим.

Если нужно навести порядок в заявках, остатках и поставках вашей строительной компании, оставьте заявку на консультацию на этой странице. Какие ещё задачи отрасли мы автоматизируем, смотрите в разделе «Строительство», а о закупках в целом читайте в разделе «Закупки».