Автоматизация управленческой отчётности группы компаний переносит сбор, сверку и консолидацию данных дочерних обществ из ручного файла Excel в единый финансовый контур. По слайдам вебинара Первого Бита, ручной цикл закрытия периода занимает 10–20 рабочих дней, а в едином контуре отчёт формируется «по кнопке». Ниже разбираем, откуда берутся такие сроки, какие варианты архитектуры финансового учёта есть у холдинга и что подготовить до старта проекта.
Почему консолидированную управленческую отчётность собирают неделями
Консолидированная управленческая отчётность собирается долго, потому что у юрлиц группы разные системы и разные справочники, а сводят их вручную. Мария Боборыкина, руководитель проектного отдела Первого Бита, называет такую картину лоскутной архитектурой.
Как она обычно выглядит:
- в одном юрлице стоит 1С:ERP, в другом 1С:Бухгалтерия, в третьем старая версия 1С, в четвёртом отраслевая ERP, а пятое ведёт учёт в Excel;
- даже если «везде Бухгалтерия», это ещё не гарантия единых конфигураций и справочников, потому что релизы и редакции различаются;
- отчёт собственнику собирают в отдельном файле консолидации с ручной сверкой и корректировками.
Из этого вырастают четыре проблемы:
- Разные планы счетов и справочники. Статьи, центры финансовой ответственности (ЦФО), проекты и направления деятельности в каждой базе называются по-своему.
- Ручная сверка внутригрупповых оборотов. Это постоянная точка ошибок.
- Риск одного сотрудника. Файл консолидации держит один человек, и если он заболел или ушёл в отпуск, процесс останавливается.
- Решения на устаревших данных. К моменту готовности отчёта цифры уже неактуальны.
На вебинаре участники писали в чате, сколько у них длится закрытие периода по группе. Ответы были от 3–5 до 20–22 рабочих дней. По словам спикера, в её практике встречались и случаи, когда отчётность за месяц была готова только через месяц.
Как выглядит процесс в едином финансовом контуре
В едином контуре каждый этап ручного цикла заменяется автоматическим:
- Сбор данных из дочерних и зависимых обществ (ДЗО) идёт автоматически через веб-сервисы, типовые или собственные обмены 1С либо через загрузку файлов.
- Сверка внутригрупповых оборотов делается обработками и автоматизированными рабочими местами внутри системы.
- Отчёты настраиваются один раз, дальше пользователь выбирает период и детализацию и формирует отчёт кнопкой.
Спикер отдельно отмечает, что даже частичная автоматизация сбора даёт эффект. Трудозатраты и время сокращаются, а команда видит, где данные приходят поздно или сильно рассинхронизированы, и готовит систему к полной автоматизации.
Какие решения есть на рынке
Для автоматизации финансов холдинга обычно рассматривают три подхода.
| Подход | Сильная сторона | Ограничения |
|---|---|---|
| Доработка учётной системы «с нуля» силами ИТ | Полный контроль над логикой | Долго, дорого, зависимость от разработчиков, сложно масштабировать на новые ДЗО |
| BI-надстройка поверх разрозненных источников | Быстрые наглядные дашборды | Не решает вопросы методологии и нормативно-справочной информации (НСИ), визуализирует те же несогласованные данные, нет планирования |
| Специализированное решение на платформе 1С | Готовые механизмы консолидации, бюджетирования и МСФО | Требует подготовить методологию и НСИ до старта |
Архитектура финансового учёта холдинга: три варианта
A. Единая учётная база. Все ДЗО ведут учёт в одной базе 1С. Обмены и интеграции не нужны, данные доступны практически онлайн. Вариант подходит однородному бизнесу. Сложность в том, что все ДЗО придётся перевести в одну базу. Кроме того, если одно юрлицо производит, другое занимается логистикой, а третье работает как управляющая компания, каждому обычно нужно своё специализированное решение.
B. Контур над учётом. ДЗО остаются в своих системах, а отдельный финансовый контур забирает из них данные, чаще всего проводки регламентированного учёта, и строит управленческую отчётность. Вариант подходит, когда в ДЗО разные системы. Нужны мэппинг и единая НСИ. Насколько оперативна отчётность, зависит от частоты обмена с локальными базами.
C. Хранилище + BI. Данные собираются в хранилище, а BI их визуализирует. Вариант подходит для задач аналитики, но планирования и контроля в нём нет.
Почему BI-надстройка не исправит разные справочники
Клиенты часто спрашивают, почему бы не собрать дашборды за день, ведь лицензия BI стоит относительно недорого, а коннекторы подключаются к любым базам. Спикер объясняет, что данные всё равно сначала загружаются в хранилище. Номенклатура организации 1 и номенклатура организации 2 могут совпадать по смыслу, но называться по-разному, и так со всеми справочниками.
В итоге в отчёте появляются дубли и элементы, которые невозможно расшифровать. Как говорит спикер, «если у вас хаос в данных, вы этот же хаос и получите на выходе». Поэтому в любом варианте архитектуры начинать приходится с единой методологии и выверки справочников.
Какие решения на платформе 1С подходят для финансового учёта
- 1С:ERP подходит, когда нужна комплексная система целиком, с производством, закупками, продажами и финансами. Бюджетирование и казначейство в ней базовые. Например, согласования внутри системы нет, и его приходится строить через интеграцию.
- 1С:ERP Управление холдингом расширяет ERP консолидацией, МСФО и управленческим учётом по группе. Это тяжёлое решение с долгим внедрением. Оно подходит холдингам, готовым к масштабному проекту на единой базе.
- 1С:Управление холдингом даёт финансовый контур без производственного модуля, то есть консолидацию, бюджетирование, МСФО и казначейство. Подходит, когда учёт в дочерних обществах уже ведётся и нужен финансовый «зонтик» сверху.
- БИТ.ФИНАНС устроен модульно. Компания покупает только нужные блоки и докупает остальные по мере роста. Система встраивается в существующую 1С и позволяет вести финансовый учёт без замены учётной системы. Подробное сравнение на задаче бюджетирования есть в статье «БИТ.ФИНАНС vs 1С:ERP».
Что даёт финансовый контур на примере БИТ.ФИНАНС Холдинг
На вебинаре контур над учётом показали в БИТ.ФИНАНС Холдинг. Это старшая версия линейки, в которую также входят Стандарт, Проф и Управленческий учёт. Данные приходят из 1С:ERP и УПП, 1С:Бухгалтерии, отраслевых ERP и Excel-форм. Справочники контрагентов, номенклатуры и статей, которые уже есть в учётной системе, используются как есть, заново их не заводят.
- Отчёты на лету. Отчёт перестраивается по сценариям, ЦФО, статьям и проектам, а любую цифру можно расшифровать до документа, который её сформировал.
- Отчёт по одной организации или по группе. Состав отчёта регулируется фильтрами.
- Параллельный управленческий учёт. Данные финансового контура живут в своих регистрах, поэтому корректировки не трогают регламентированную отчётность. Правила трансляции из бухгалтерии настраиваются в конструкторе.
- Права доступа на уровне записей. Каждый пользователь видит только свои юрлица, ЦФО, статьи или проекты.
- Консолидация. Отдельный контур формирует проводки, которые исключают внутригрупповые обороты, чтобы отчётный баланс по группе получился без задвоений. Подробнее о механике читайте в статье про консолидацию и элиминацию ВГО в 1С.
Что подготовить до старта проекта
Главная мысль спикера в том, что система автоматизирует методологию, и если методологии нет, автоматизировать нечего. До старта нужны три опоры.
- Методология. Учётная политика группы, единый план счетов и статей. Это не обязательно стопка регламентов, достаточно схемы соответствия, по которой понятно, как первичка и бухгалтерский учёт перекладываются в управленческий контур.
- Организация. Владелец проекта со стороны финансового блока, а не только ИТ. Ему нужны административные рычаги, а рядом с ним должны работать методолог или владельцы бизнес-процессов.
- Данные. Инвентаризация источников и проверка качества НСИ по каждому ДЗО. Если реквизит, нужный для управленческой отчётности, в базе не заполнен, никакая настройка трансляции его не придумает.
Спикер советует обычно начинать с казначейства, потому что там результат виден быстрее всего. Затем идут бюджетирование и управленческая отчётность. Сам проект удобно запускать пилотом на одном ДЗО, а после доработки методологии тиражировать на группу.
Хотите разобрать, как сократить срок сбора отчётности в вашей группе компаний? Эксперты Первого Бита проведут предпроектное обследование финансового контура и предложат архитектуру. Посмотрите также услуги по автоматизации МСФО и управленческого учёта и автоматизации бюджетирования и бюджетного контроля. Полная запись с демонстрацией есть на странице вебинара.
Частые вопросы
Что такое автоматизация управленческой отчётности?
Это перенос сбора, сверки и консолидации данных юрлиц из ручных файлов в систему, где отчёт формируется по кнопке. Данные дочерних обществ загружаются автоматически, внутригрупповые обороты сверяются обработками, а отчёты настраиваются один раз.
Сколько времени занимает сбор управленческой отчётности по группе компаний?
При ручном цикле сбор занимает 10–20 рабочих дней (по слайдам вебинара Первого Бита). Участники вебинара называли от 3–5 до 20–22 рабочих дней в зависимости от числа компаний и систем.
Какую архитектуру финансового учёта выбрать холдингу?
Единая учётная база подходит однородному бизнесу, финансовый контур над учётом удобен группам, где в ДЗО разные системы, а хранилище с BI закрывает задачи аналитики без планирования и контроля. Выбор зависит от структуры группы и того, готова ли она мигрировать все ДЗО.
Можно ли обойтись BI-системой без финансового контура?
BI быстро даёт наглядные дашборды, но не решает вопросы методологии и НСИ. Если справочники в базах не согласованы, отчёт покажет те же несогласованные данные с дублями, а планирования и контроля бюджета в такой схеме нет.
С чего начать проект автоматизации финансов холдинга?
С методологии, владельца проекта со стороны финансового блока и проверки качества данных по каждому ДЗО. Внедрение обычно начинают с казначейства и запускают пилотом на одном ДЗО, а затем тиражируют на группу.
