Архитектура финансов холдинга: как ускорить сбор отчётности и планирование

В записи разобрано, почему отчётность по группе компаний собирают 10-20 рабочих дней и какие варианты архитектуры финансового контура есть у холдинга на 1С. Мария Боборыкина, руководитель проектного отдела Первого Бита, показывает решение на живой демонстрации БИТ.ФИНАНС Холдинг, рассказывает, как подготовиться к проекту, и отвечает на вопросы участников.

Где холдинг теряет время на отчётности

Типичная картина выглядит так. В юрлицах группы стоят разные системы, например 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия разных релизов, отраслевая ERP, а где-то просто Excel. Отчёт собственнику собирают в отдельном файле консолидации вручную. Отсюда четыре проблемы:

• Разные планы счетов и справочники. Одни и те же статьи, ЦФО и проекты в каждой базе называются по-своему.
• Ручная сверка внутригрупповых оборотов. Это постоянная точка ошибок.
• Риск одного сотрудника. Файл держит один человек, и если он заболел или ушёл в отпуск, процесс останавливается.
• Решения на устаревших данных. К моменту готовности отчёта цифры уже неактуальны.

В опросе участники называли сроки закрытия периода от 3-5 до 20 и более рабочих дней. По словам спикера, в её практике встречались случаи, когда отчётность за месяц была готова только через месяц.

Какие решения есть и как выбрать архитектуру

Спикер сравнила три подхода. Доработка учётной системы даёт полный контроль над логикой, но выходит долго и дорого. BI-надстройка быстро даёт наглядные дашборды, но не решает вопрос методологии и НСИ. Если справочники в базах не согласованы, в отчёт попадут те же несогласованные данные, а планирования в таком варианте нет. Специализированное решение на платформе 1С даёт готовые механизмы консолидации, бюджетирования и МСФО, но требует подготовить методологию до старта.

Среди решений 1С разобраны 1С:ERP с базовым бюджетированием и казначейством, 1С:ERP Управление холдингом и 1С:Управление холдингом с расширенным финансовым контуром, а также модульный БИТ.ФИНАНС, который встраивается в существующую 1С без замены учётной системы. Архитектура бывает трёх типов: единая учётная база для однородного бизнеса, финансовый контур над учётом для групп с разными системами и хранилище с BI для задач аналитики.

Что показали в БИТ.ФИНАНС Холдинг

• Отчёты. Отчёт перестраивается на лету по сценариям, ЦФО, статьям и проектам. Любую цифру можно расшифровать до документа, который её сформировал.
• Сценарии. Можно вести несколько плановых сценариев по годам и валютам и сравнивать их между собой и с фактом. Прогнозный сценарий строится от драйверов, например курса валют или объёма выручки.
• Параллельный учёт. Данные управленческого контура хранятся в отдельных регистрах, поэтому корректировки не затрагивают регламентированный учёт. Правила трансляции из бухгалтерии настраиваются в конструкторе, без конфигуратора.
• Данные из внешних баз. Их можно забирать через источники данных с запросами, которые собираются в конструкторе.
• Права доступа. Доступ ограничивается на уровне записей, то есть до конкретных ЦФО, статей или проектов.
• Казначейство. Заявки, лимиты и согласование идут внутри системы, визы можно ставить и через Telegram-бот.
• Консолидация. Отдельный контур формирует проводки для исключения внутригрупповых оборотов. Подробнее о механике в статье про консолидацию и элиминацию ВГО в 1С.

Как подготовиться к автоматизации

Главная мысль блока в том, что система автоматизирует методологию, и если методологии нет, автоматизировать нечего. До старта нужны три опоры. Это единая учётная политика группы с общим планом счетов и статей, владелец проекта со стороны финансового блока, а не только ИТ, и проверенные данные по каждому ДЗО.

Начинать спикер советует обычно с казначейства, потому что результат там виден быстрее всего. Затем идут бюджетирование и управленческая отчётность. Проект удобно запускать пилотом на одном ДЗО и потом тиражировать на группу. Для защиты бюджета перед собственником нужно зафиксировать текущее состояние в днях, часах и ошибках, посчитать ROI, предложить пилот и заранее договориться о контрольных точках.

Бонус. ИИ-ассистент в БИТ.ФИНАНС

В конце показан встроенный ИИ-ассистент. Ему можно отправить отчёт план-факт прямо из системы и обсудить отклонения. Ассистентов можно создавать под свои задачи и выбирать для них модель, в том числе развёрнутую в собственном контуре компании. В новой версии появился анонимизатор, который шифрует названия контрагентов, ФИО и другие данные перед отправкой в модель.

Ответы на вопросы

• Можно ли в план-факт вывести больше двух сценариев? Да, для этого есть универсальный отчёт план-факт анализа, в который добавляется любое число сценариев.
• Как учесть тарифы, которые меняются со временем? Через параметры нормирования. Значение хранится с периодом действия и может различаться по контрагентам, договорам и проектам.
• Что, кроме экономии на зарплате, включать в экономический эффект? Зависит от бизнеса. Это могут быть затраты на логистику и транспорт, потери в производстве, закупочные цены. Их выявляют на предпроектном обследовании.

Если хотите разобрать финансовый контур вашей группы компаний, оставьте заявку на консультацию на этой странице. Подробнее о внедрении можно прочитать на страницах услуг автоматизация бюджетирования и бюджетного контроля, автоматизация МСФО и управленческого учёта, а также сравнение БИТ.ФИНАНС и 1С:ERP для бюджетирования холдинга.