Главная
Услуги
Автоматизация формирования справок с помощью программных роботов

Автоматизация формирования справок с помощью программных роботов

Программные роботы RPA для автоматизации бизнеса
Роботизируем бизнес-процессы с 2017 года

В современных условиях бизнеса автоматизация процессов становится неотъемлемой частью успешной стратегии. Одной из ключевых задач является эффективное и быстрое формирование справок, таких как 2-НДФЛ, документы с места работы и справки из социальных служб. В этой статье мы рассмотрим роботизированную систему «Формирование справок», которая оптимизирует данный процесс, ускоряет выполнение запросов и снижает вероятность ошибок. Внедрение автоматизированного решения способствует повышению производительности, улучшению качества обслуживания клиентов и освобождению сотрудников для решения более важных задач. Компания NFP имеет проектный опыт по автоматизации Формирования справок (2-НДФЛ, с места работы, соцзащиты и др.)

Практика показывает, что внедрение одного программного робота RPA позволяет автоматизировать отдел практически целиком, люди привлекаются к процессу только для обработки исключений или ошибок.

Речь идет не просто о механическом автоматизации формирования справок, а о глубокой роботизации всего процесса, который традиционно считается рутинным и времязатратным. Каждый день сотрудники сталкиваются с необходимостью обрабатывать и сверять данные из различных источников, таких как система «Персонал» SAP и сетевые папки «Налогоплательщик». Корректировка справок требует объединения информации из разных систем, что не только приводит к значительным временным затратам, но и увеличивает вероятность ошибок из-за человеческого фактора — усталости, невнимательности и стресса.

Функционал программных роботов для Формирования справок

Получение запросов

— Получит запрос на формирование справки из любого необходимого источника: почты, системы документооборота, 1C и любого другого источника по вашему требованию;
— Сотрудники компании отправляют запросы на формирование справок через внутреннюю платформу (например, систему 1С ВДО).
— Программный робот автоматически обрабатывает поступившие запросы, извлекая данные о типе запрашиваемой справки и необходимых параметрах.

Сбор информации из ПО

— Робот подключается к различным системам, включая систему «Персонал» SAP и другие кадровые базы данных, где хранится информация о сотрудниках.
— На этапе сбора информации робот консолидирует данные, такие как ФИО, ИНН, дата рождения и другие необходимые данные для формирования справки.

Формирование справки 2-НДФЛ, с места работы, соцзащиты и др.

— На основе собранной информации робот начинает процесс генерации справки, автоматически заполняя шаблон документа в соответствии с требованиями.
— Формирование справки происходит в соответствии с установленными стандартами и рекомендациями, обеспечивая корректность и соответствие содержимого.

Корректировка содержания справки

— В случае необходимости внесения правок в сгенерированную справку, робот отправляет документ на проверку и корректировку ответственному сотруднику.
— Сотрудник получает уведомление о необходимости внесения исправлений и может легко редактировать документ через встроенные инструменты.

Отправка готовых документов

— После внесения правок и подтверждения готовности справки робот автоматически направляет окончательный документ инициатору запроса.
— Дополнительно, готовые справки могут быть отправлены по электронной почте, загружены в архив или отправлены на файловые ресурсы для дальнейшего использования.

Учет и отчетность

— Робот ведет учет всех созданных справок и предоставленных услуг, что позволяет формировать отчеты по количеству обработанных запросов и сгенерированных документов.
— На основе отчетности руководство компании может анализировать эффективность работы системы и производительность сотрудников..

Преимущества использования роботизированной системы формирования справок

Скорость обработки

Программный робот значительно ускоряет процесс формирования справок в сравнении с ручным трудом

Снижение количества ошибок

Автоматизация позволяет снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором

Экономия ресурсов

Освобождает сотрудников от рутинной работы, позволяя им сосредоточиться на более сложных задачах

Прозрачность и контроль

Упрощает отслеживание статуса запросов и их выполнение, позволяя находить узкие места в процессе

Ключевые особенности решения

Внедрение до двух месяцев
Полная адаптация решения под индивидуальные потребности заказчика
Быстрая окупаемость
Отсутствие человеческого фактора при формировании справок
Формирование справок проходит в разы быстрее вне зависимости от объёмов контрагентов и номенклатурного ряда