Автоматизация формирования справок с помощью программных роботов
- Ускорение формирования справок (2-НДФЛ, с места работы, соцзащиты) в разы
- Снижение ошибок из-за усталости и невнимательности персонала
- Освобождение сотрудников от рутины для более сложных задач
- Полная адаптация под индивидуальные потребности заказчика
- Прозрачность и контроль: отслеживание статуса запросов
- Внедрение до двух месяцев и быстрая окупаемость
- Автоматический учёт всех созданных справок и отчётность для руководства
В современных условиях бизнеса автоматизация процессов становится неотъемлемой частью успешной стратегии. Одной из ключевых задач является эффективное и быстрое формирование справок, таких как 2-НДФЛ, документы с места работы и справки из социальных служб. В этой статье мы рассмотрим роботизированную систему «Формирование справок», которая оптимизирует данный процесс, ускоряет выполнение запросов и снижает вероятность ошибок. Внедрение автоматизированного решения способствует повышению производительности, улучшению качества обслуживания клиентов и освобождению сотрудников для решения более важных задач. Компания NFP имеет проектный опыт по автоматизации Формирования справок (2-НДФЛ, с места работы, соцзащиты и др.)
Практика показывает, что внедрение одного программного робота RPA позволяет автоматизировать отдел практически целиком, люди привлекаются к процессу только для обработки исключений или ошибок.
Речь идет не просто о механическом автоматизации формирования справок, а о глубокой роботизации всего процесса, который традиционно считается рутинным и времязатратным. Каждый день сотрудники сталкиваются с необходимостью обрабатывать и сверять данные из различных источников, таких как система «Персонал» SAP и сетевые папки «Налогоплательщик». Корректировка справок требует объединения информации из разных систем, что не только приводит к значительным временным затратам, но и увеличивает вероятность ошибок из-за человеческого фактора — усталости, невнимательности и стресса.
Функционал программных роботов для Формирования справок
Получение запросов
— Получит запрос на формирование справки из любого необходимого источника: почты, системы документооборота, 1C и любого другого источника по вашему требованию;
— Сотрудники компании отправляют запросы на формирование справок через внутреннюю платформу (например, систему 1С ВДО).
— Программный робот автоматически обрабатывает поступившие запросы, извлекая данные о типе запрашиваемой справки и необходимых параметрах.
Сбор информации из ПО
— Робот подключается к различным системам, включая систему «Персонал» SAP и другие кадровые базы данных, где хранится информация о сотрудниках.
— На этапе сбора информации робот консолидирует данные, такие как ФИО, ИНН, дата рождения и другие необходимые данные для формирования справки.
Формирование справки 2-НДФЛ, с места работы, соцзащиты и др.
— На основе собранной информации робот начинает процесс генерации справки, автоматически заполняя шаблон документа в соответствии с требованиями.
— Формирование справки происходит в соответствии с установленными стандартами и рекомендациями, обеспечивая корректность и соответствие содержимого.
Корректировка содержания справки
— В случае необходимости внесения правок в сгенерированную справку, робот отправляет документ на проверку и корректировку ответственному сотруднику.
— Сотрудник получает уведомление о необходимости внесения исправлений и может легко редактировать документ через встроенные инструменты.
Отправка готовых документов
— После внесения правок и подтверждения готовности справки робот автоматически направляет окончательный документ инициатору запроса.
— Дополнительно, готовые справки могут быть отправлены по электронной почте, загружены в архив или отправлены на файловые ресурсы для дальнейшего использования.
Учет и отчетность
— Робот ведет учет всех созданных справок и предоставленных услуг, что позволяет формировать отчеты по количеству обработанных запросов и сгенерированных документов.
— На основе отчетности руководство компании может анализировать эффективность работы системы и производительность сотрудников..
Преимущества использования роботизированной системы формирования справок
Скорость обработки
Программный робот значительно ускоряет процесс формирования справок в сравнении с ручным трудом
Снижение количества ошибок
Автоматизация позволяет снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором
Экономия ресурсов
Освобождает сотрудников от рутинной работы, позволяя им сосредоточиться на более сложных задачах
Прозрачность и контроль
Упрощает отслеживание статуса запросов и их выполнение, позволяя находить узкие места в процессе
Ключевые особенности решения
- Внедрение до двух месяцев
- Полная адаптация решения под индивидуальные потребности заказчика
- Быстрая окупаемость
- Отсутствие человеческого фактора при формировании справок
- Формирование справок проходит в разы быстрее вне зависимости от объёмов контрагентов и номенклатурного ряда
Процесс формирования справки 2-НДФЛ при помощи робота на базе RPA платформы PIX Robotics
Проекты по внедрению RPA от компании NFP
РАНХиГС
Роботизация процесса «Распознавание договоров на предмет наличия печатей и подписей»
Глобус
Роботизация процесса синхронизации данных в учётных системах и процесса начисления бонусов/штрафов поставщикам
Мосводоканал
Роботизация процесса по Определению категории предприятия согласно единого реестра субъектов малого и среднего предпринимательства
RApart Services
Роботизация процесса мониторинга тендерных процедур
Kärcher
Роботизация процесса создания карточки дебитора в 1С и карточки договора в SAP
FAQ: Часто задаваемые вопросы
Как автоматизировать формирование справок 2-НДФЛ, с места работы и для соцзащиты?
Офис NFP компании Первый Бит внедряет программных роботов RPA для полной автоматизации формирования справок. Робот получает запрос из любого источника (почта, система документооборота, 1С), подключается к кадровым системам (SAP «Персонал» и другим), собирает необходимые данные (ФИО, ИНН, дата рождения), автоматически заполняет шаблон документа по установленным стандартам и отправляет готовую справку инициатору.
Как ускорить выдачу справок сотрудникам и снизить нагрузку на HR?
Программный робот значительно ускоряет процесс формирования справок в разы по сравнению с ручным трудом. Сотрудники отправляют запросы через внутреннюю платформу (например, 1С ВДО), а робот обрабатывает их автоматически, извлекая тип справки и необходимые параметры. Офис NFP компании Первый Бит освобождает ваших HR-специалистов от рутины, позволяя им сосредоточиться на более сложных задачах.
Как вносятся правки в справки, если потребовалась корректировка?
В случае необходимости внесения правок в сгенерированную справку, робот отправляет документ на проверку и корректировку ответственному сотруднику. Сотрудник получает уведомление о необходимости внесения исправлений и может легко редактировать документ через встроенные инструменты. После подтверждения готовности справки робот автоматически направляет окончательный документ инициатору запроса. Офис NFP компании Первый Бит настраивает этот процесс под ваши внутренние регламенты.
Как руководство может отслеживать количество выданных справок и загрузку отдела?
Робот ведёт учёт всех созданных справок и предоставленных услуг, что позволяет формировать отчёты по количеству обработанных запросов и сгенерированных документов. На основе отчётности руководство компании может анализировать эффективность работы системы и производительность сотрудников. Офис NFP компании Первый Бит обеспечивает прозрачность процесса и контроль выполнения запросов.
С какими системами интегрируется робот для получения данных о сотрудниках?
Робот подключается к различным системам, включая систему «Персонал» SAP, 1С, другие кадровые базы данных, где хранится информация о сотрудниках. На этапе сбора информации робот консолидирует данные: ФИО, ИНН, дату рождения и другие необходимые реквизиты для формирования справки. Офис NFP компании Первый Бит настраивает интеграцию с любыми вашими кадровыми и учётными системами.
Сколько стоит автоматизация формирования справок?
Стоимость внедрения рассчитывается индивидуальmente и зависит от ежемесячного количества запросов на справки, количества типов справок (2-НДФЛ, с места работы, соцзащита), необходимых интеграций с вашими кадровыми системами и источниками запросов (почта, 1С ВДО, ЭДО). Внедрение занимает до двух месяцев с быстрой окупаемостью. Офис NFP компании Первый Бит готов рассчитать точную стоимость под ваш проект. Оставьте заявку на сайте, и мы подготовим коммерческое предложение.
Где заказать автоматизацию формирования справок на базе RPA?
Заказать автоматизацию формирования справок вы можете в офисе NFP компании Первый Бит. Мы предлагаем полный цикл: от обследования вашего процесса до настройки робота, интеграции с вашими кадровыми системами и источниками запросов, а также обучения сотрудников. Чтобы получить консультацию или начать проект, оставьте заявку на сайте — наши специалисты свяжутся с вами в течение часа.
