Отчёты БИТ.ФИНАНС в виде дашбордов: БДР, БДДС и план-факт в PIX BI

Отчёты БИТ.ФИНАНС можно получать не таблицами, а готовыми интерактивными дашбордами PIX BI: доходы и расходы по статьям, ЦФО, сравнение плановых сценариев, сравнение с прошлым годом и план-факт. Данные выгружаются из БИТ.ФИНАНС внешней обработкой в базу данных, к которой подключается PIX BI, а дашборды уже преднастроены под структуру БИТ.ФИНАНС. Это готовый набор, который потом дорабатывают под свою бюджетную модель.

Чем неудобны табличные отчёты БИТ.ФИНАНС

БИТ.ФИНАНС хорошо ведёт бюджетирование и казначейство, но управленческие отчёты в нём остаются табличными. Из этого вырастают три ограничения:

• Разрозненные таблицы. БДР, БДДС и аналитика по ЦФО собраны в отдельных отчётах, единой картины показателей нет.
• Ручная подготовка. Чтобы собрать картину для руководства, финансисты часами сводят выгрузки в Excel.
• Нет гибкости. Сменить разрез или спуститься к деталям в готовой таблице сложно.

В итоге P&L, Cash Flow и БДР/БДДС готовятся долго и часто задним числом, а сравнение плана с фактом руководство видит с опозданием.

Как устроена интеграция БИТ.ФИНАНС и PIX BI

Связка работает в три шага, без доработки самой конфигурации БИТ.ФИНАНС.

1. В БИТ.ФИНАНС устанавливается внешняя обработка. Она выгружает данные системы во внешнюю базу данных.
2. Данные БИТ.ФИНАНС складываются в базу данных компании. Это промежуточное хранилище, из которого читает BI.
3. PIX BI подключается к этой базе и получает данные. На их основе работают преднастроенные дашборды, а отчёты БДР и БДДС переносятся в PIX BI вместе с другими нужными данными.

Почему для БИТ.ФИНАНС сделали отдельное готовое приложение, а не настраивают всё с нуля? У большинства клиентов источники данных разные: у кого-то бухгалтерия, у кого-то другая конфигурация 1С. А БИТ.ФИНАНС по структуре у всех клиентов похож, поэтому «Первый Бит» вместе с PIX Robotics собрали набор дашбордов, с которого можно начинать, не тратя время на разработку под проект с чистого листа.

Какие дашборды входят в набор

Дашборды идут из коробки, отдельно по каждому направлению анализа:

• Доходы и расходы по статьям. Анализ по категориям: план и факт по статьям, проектам и контрагентам, отклонения и динамика.
• ЦФО. Доходы, расходы и прибыль по центрам финансовой ответственности, отклонения от плана по каждому.
• Сводная по ЦФО и статьям. Таблица с иерархией ЦФО и статей оборотов, в которой можно раскрывать уровни.
• Обороты по бюджетам. Детальная таблица оборотов с разделением на поступления и расходования.
• Сравнение планов. В БИТ.ФИНАНС планов может быть несколько: оптимистичный, реалистичный, годовой, месячный, дневной. В дашборде в фильтре выбирают два плановых сценария и видят разницу между ними по доходам, расходам и прибыли за месяц и с начала года.
• Сравнение с прошлым годом. Доходы, расходы и прибыль текущего года рядом с прошлым, помесячно.
• План-факт. Отдельный дашборд, о нём подробнее ниже.

На всех дашбордах одинаковая панель фильтров: год, квартал, месяц, сценарий бюджетирования, организация, аналитики (проект, контрагент), уровни ЦФО и уровни статей оборотов. Выбранный фильтр применяется ко всем визуализациям сразу, поэтому показатели БДР и БДДС, перенесённые в PIX BI, видны в одном срезе.

Дашборд план-факт: что в нём видно

Дашборд план-факт отвечает на вопрос, насколько выполнен бюджет по доходам, расходам и прибыли. В верхней части карточки: факт, план и процент выполнения плана с начала года и за год целиком.

Ниже две вкладки. «Динамика» показывает план и факт по месяцам. «Водопад доходов и расходов» раскладывает путь от продаж к итоговой прибыли по статьям: себестоимость закупки, коммерческие и управленческие расходы, инвестиционные затраты. Так видно, какая статья сильнее всего уменьшила прибыль.

Падение маржи, рост расходов и кассовые разрывы на таких дашбордах видны сразу, а не после ручной сводки. Как строится сама методика план-факта и факторного анализа в учётной системе, разобрано в статье «Как в 1С:ERP и БИТ.ФИНАНС автоматизируют план-факт отчётность».

Как доработать дашборды под свою бюджетную модель

Готовые дашборды — стартовая точка. Их можно подстроить под компанию:

• сменить оформление, цвета и названия показателей под корпоративный стиль;
• заменить тип визуализации, например столбчатую диаграмму на круговую;
• дополнить отчёты и подключить новые данные из других систем.

Всё это делается мышью в интерфейсе PIX BI, программировать не нужно. Доступ к данным разграничивается вплоть до документов и строк (Row Level Security). Дашборды можно рассылать по почте в PDF по расписанию, ежедневно или еженедельно, выбранной группе получателей.

Что дальше

Если бюджетирование уже ведётся в БИТ.ФИНАНС, готовые дашборды PIX BI можно посмотреть на демонстрации и оценить, что из набора закроет ваши отчёты. Пример дашбордов по данным БИТ.ФИНАНС показан в записи вебинара «BI для оптовой компании».