Как в 1С:ERP и БИТ.ФИНАНС автоматизируют план-факт отчётность

Бюджет без план-факт отчёта — просто таблица с цифрами, которую никто не проверяет. Чтобы отчёт формировался автоматически, а не через ручную выгрузку оборотки в Excel, нужно один раз настроить, откуда система берёт фактические данные по каждой статье бюджета. В 1С:ERP и БИТ.ФИНАНС этот шаг называется по-разному и устроен по-разному, но решает одну и ту же задачу.

Правила получения фактических данных в 1С:ERP

Настройка находится в карточке каждой статьи бюджета, на закладке «Правила получения фактических данных». Источник данных можно выбрать один из нескольких:

• Хозяйственная операция — данные доступны раньше, чем сформируется проводка (например, для БДДС это позволяет учитывать движение денег до того, как бухгалтерия проведёт итоговый документ).
• Регламентированный учёт — данные берутся напрямую из проводок по указанным счетам (с отборами по корреспонденции, чтобы не задвоить обороты — например, исключить дебет 20 кредит 25, если 25-й счёт уже отобран отдельно).
• Регистратор документа — когда в проводке нужной аналитики нет, её можно достать из самого документа-основания.
• Произвольный запрос (СКД) — требует навыков построения запроса или привлечения разработчика, зато вытаскивает любую информацию с любого регистра системы; удобен, когда у разных статей принципиально разные источники данных.

Настраивать правило приходится по каждой статье отдельно, и здесь легко упустить часть бухгалтерских статей расходов/доходов — на практике справочник бухгалтерских статей почти никогда не совпадает со справочником статей бюджета один в один. Пропущенная статья — это дыра в план-факт отчёте, которую не всегда заметно сразу.

Правила трансляции в БИТ.ФИНАНС

В БИТ.ФИНАНС аналогичная задача решается через подсистему «Преобразование данных» и механизм правил трансляции — он переносит обороты с плана счетов регламентированного учёта на параллельный план счетов бюджетирования/МСФО. В правиле указывается счёт-источник (можно отдельно дебет и кредит), счёт-приёмник и то, из каких источников заполнять каждую аналитику — из самой проводки, из документа-регистратора или из заранее созданных соответствий справочников (например, «эта номенклатурная группа соответствует этому проекту»).

Отдельный случай — БДДС: если денежные потоки в БИТ.ФИНАНС ведутся через штатное казначейство (заявки на расходование средств, реестр платежей), факт по платежам собирается полностью автоматически, без отдельной настройки правил трансляции.

По оценке докладчика, на первый взгляд механизм правил трансляции выглядит сложнее, чем формула в Excel — но настраивается он один раз, а не при каждом обновлении отчёта, и снимает саму проблему сведения оборотки к плоской таблице для дальнейшей работы с ВПР и сводными таблицами.

Факторный анализ отклонений

Когда факт собран, оба продукта позволяют не просто увидеть отклонение план/факт, но и разложить его на причины. В 1С:ERP это делается через отчёт «Факторный анализ»: система раскладывает отклонение по выручке на влияние объёма и влияние цены отдельно. На демонстрации на вебинаре разбирался пример по продажам обуви — отклонение по конкретной номенклатурной позиции раскладывалось на «сколько потеряли/выиграли из-за того, что продали больше или меньше единиц» и «сколько — из-за того, что цена отличалась от плановой». Итоговая строка показывает совокупное влияние обоих факторов на общее отклонение выручки.

Формульный аппарат для такого расчёта — сумма, произведение, деление, условия и типовые функции отклонений (абсолютное/относительное) — доступен в обеих системах и работает по логике, близкой к ячейкам Excel: значение одной ячейки может ссылаться на другую.

Почему это стоит настраивать, а не проверять вручную

Ручная сверка бюджета с фактом через выгрузку оборотки — рабочий, но трудоёмкий и уязвимый к ошибкам способ: часть аналитик (проект, подразделение, номенклатурная группа), которые есть в документе, на самом счёте может не быть видно, а собрать их в плоскую таблицу для формул — отдельная работа при каждом обновлении отчёта. Разовая настройка правил получения факта или правил трансляции снимает эту работу с финансиста на постоянной основе — отчёт пересчитывается автоматически при каждом обращении.