Программа для инвентаризации и учёта имущества: модуль к 1С или отдельная система

Программа для инвентаризации бывает двух видов. Первый это модуль, который подключается к уже работающей 1С:Бухгалтерии и добавляет в неё инвентаризацию по штрихкодам и RFID с терминала сбора данных (ТСД). Второй это отдельная система учёта имущества, где учитывают держателей, кабинеты и весь путь объекта от поступления до списания. Модуль подходит, когда учёт уже ведётся в 1С и его нужно ускорить, а отдельная система нужна, когда управленческий учёт имущества шире бухгалтерского.

Два способа автоматизировать инвентаризацию

Выбор начинается с вопроса, где сейчас ведётся учёт и чего ему не хватает. На примере решений Клеверенс, которые внедряет «Первый Бит», варианты выглядят так.

Модуль к учётной системе. Подходит, если основные средства и ТМЦ уже учитываются в 1С, например в 1С:Бухгалтерии предприятия или 1С:Бухгалтерии государственного учреждения. Терминалы сбора данных подключаются к 1С через специальное приложение, и инвентаризация по штрихкодам или RFID идёт прямо в учётной системе заказчика.

• «Клеверенс: Учёт 15» работает в связке с 1С:Бухгалтерией и 1С:БГУ;
• «Клеверенс: Склад 15» работает с разными учётными системами на платформе 1С:Предприятие 8.

Отдельная система учёта имущества. Нужна, когда в бухгалтерский контур не хочется или нельзя пускать посторонних, или когда учёт имущества нужен подробнее бухгалтерского. Например, вести объекты не только по материально ответственным лицам (МОЛ), но и по фактическим держателям, а также по кабинетам, которых в бухгалтерии нет. Такая система, например «Клеверенс: Учёт имущества», ведёт управленческий учёт и передаёт данные в бухгалтерию.

Коротко о том, как выбрать:

Что умеет программа учёта имущества

Отдельная система «Клеверенс: Учёт имущества» разработана на платформе 1С, поэтому интерфейс знаком пользователям 1С. Основу составляют справочники организаций, подразделений, помещений, должностей, сотрудников, номенклатуры, инвентарных номеров и состояний имущества.

Операции покрывают полный цикл, от поступления имущества от поставщика до списания:

• ввод начальных остатков при старте работы;
• поступление номенклатуры с регистрацией серий и сроков годности;
• принятие к учёту, то есть маркировка и ввод в эксплуатацию с автоматической генерацией штрихкодов и инвентарных номеров;
• выдача и возврат имущества держателям, то есть людям, которые фактически им пользуются;
• перемещение между помещениями и сотрудниками;
• передача между организациями, подразделениями, МОЛ и контрагентами;
• изменение состояния и списание;
• распоряжение на инвентаризацию, проведение инвентаризации и печать форм ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-18, ИНВ-19 и сводных ведомостей;
• отчёты об остатках, состоянии и движении имущества.

Несколько деталей, которые отличают такую систему от бухгалтерского учёта:

• уникальные объекты и материалы. Основные средства ведутся как уникальные объекты с инвентарным номером и полной инвентарной карточкой. Малоценное имущество можно вести как материалы, и для них система всё равно генерирует уникальные штрихкоды, чего бухгалтерия не делает;
• состояния имущества. У каждого объекта есть статус, например «принято к учёту», «не принято к учёту» или «списано», и статусы выделяются цветом;
• карточки помещений и сотрудников. У помещения есть адрес, группа и фотографии, у сотрудника список закреплённого за ним имущества;
• фотографии объектов. По фото предмет можно опознать на вид;
• обмен с бухгалтерией. Документы уходят в учётную систему автоматически, бухгалтерам не нужно перебивать данные.

Как проходит инвентаризация с ТСД

Инвентаризация с помощью ТСД устроена одинаково в модуле и в отдельной системе, потому что приложение на терминале у них общее.

1. Из учётной системы на терминал выгружается инвентаризационная ведомость, например по организации, подразделению, МОЛ или помещению.
2. Сотрудник проходит по помещению и сканирует штрихкоды или считывает RFID-метки.
3. Найденные объекты уходят вниз списка и подсвечиваются зелёным, ненайденные остаются вверху красными.
4. Если объект оказался не в своём кабинете или числится за другим сотрудником, расхождение фиксируется сразу, а не после обхода.
5. Результат отправляется документом в учётную систему, там формируются отчёты и печатные формы.

Так комиссия разбирает важные отклонения, а не переписывает ведомости и не переносит данные вручную. Есть и режим инвентаризации «вслепую», когда сотрудник сканирует всё подряд и не видит заранее, что должно быть в помещении.

Как выбрать сам терминал и подключить его к 1С, разобрано в статье «ТСД для 1С: как выбрать терминал, подключить его к складу и наладить обмен данными».

Штрихкоды, RFID или оба сразу

Программа для инвентаризации не обязана работать только с одной технологией. В «Клеверенс: Учёт 15» одна конфигурация работает и со штрихкодами, и с RFID, а в одной инвентаризации их можно использовать одновременно. Там же массовая печать этикеток с собственным редактором, поддержка более 100 моделей принтеров, запись и блокирование RFID-меток. Основные средства и ТМЦ учитываются в одной программе. Для государственных учреждений есть поддержка Linux.

Пример результата. В медицинском университете учёт основных средств и ТМЦ вёлся в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения, пересчёт шёл по бумажным спискам, а с поиском и перемещением оборудования постоянно возникали проблемы. После внедрения RFID время на инвентаризацию сократилось с 24 часов по 8 МОЛам до 3,5 часа, потерь имущества стало меньше, а сотрудники получили доступ к актуальной информации об имуществе.

Для кого подходит и где нужна другая программа

Программа учёта имущества нужна компаниям, у которых много основных средств и ТМЦ. Это производственные и строительные компании, ИТ-компании, арендные организации, гостиницы и аэропорты, а также органы власти, бюджетные учреждения и университеты.

Для торговых задач нужен другой класс программ. Программа учёта имущества работает с тем, что принадлежит компании и чем пользуются её сотрудники. Если нужно отгружать товар со склада в магазин и продавать его покупателям, есть складские и магазинные решения, например «Клеверенс: Склад 15» и «Клеверенс: Магазин 15».

Что дальше

Если вы выбираете программу для инвентаризации, начните с демонстрации на примере вашей задачи. Специалисты «Первого Бита» разберут, где сейчас ведётся учёт имущества, с какими системами нужно связать программу и сколько объектов маркировать, и покажут, как решение работает. Как устроены маркировка и инвентаризация на практике, показано в записи вебинара «Инвентаризация имущества со штрихкодами и RFID».