Маркировка основных средств нужна, чтобы любой предмет можно было быстро найти и сверить с учётом, не вчитываясь в инвентарный номер. На каждый объект наносят уникальный штрихкод или RFID-метку, которая связывает его с карточкой в учётной системе. Выбор метки зависит от того, где стоит имущество. Для офиса хватает бумажной или полипропиленовой этикетки, а для улицы, металла и агрессивной среды нужны корпусные метки с надёжным креплением.
Зачем маркировать основные средства
На практике имущество редко пропадает в буквальном смысле. Чаще теряется информация о том, где оно. Ноутбук передали коллеге, проектор перенесли в другой кабинет, оборудование отдали в ремонт и никому не сказали. Сам предмет на месте, а в учётной системе он по-прежнему числится там, где был. Дальше начинаются звонки, переписка и обходы кабинетов, а уверенности в результате всё равно нет.
Маркировка решает эту проблему так:
- Имущество маркируют и заносят в реестр.
- При перемещении или проверке метку считывают терминалом сбора данных (ТСД) или смартфоном.
- Система сопоставляет найденный объект с учётными данными.
- Если объект не в своём помещении или не найден, отклонение фиксируется сразу.
- Подтверждённые данные обновляются в учётной системе, расхождения остаются в отчёте.
Штрихкод или RFID
Метки бывают двух типов. Обе связывают предмет с его карточкой, где записаны инвентарный номер, подразделение, кабинет и материально ответственное лицо. Различаются они способом считывания.
- Штрихкод печатают на этикетке, у каждого объекта он свой. Этикетку нужно видеть, а сканируют предметы по одному. Подходит, когда важна низкая стоимость и сотрудник может последовательно пройти по всем объектам.
- RFID-метка это радиометка с чипом. Прямая видимость не нужна, считыватель собирает много меток одновременно. Подходит, когда имущества много, проверять его нужно быстро или оно стоит в труднодоступных местах.
Штрихкодирование основных средств проще и дешевле, с него обычно начинают автоматизацию учёта. RFID выбирают, когда этикетку не прочитать сканером, например под потолком, на улице или в агрессивной среде.
У каждого объекта должен быть свой номер
Уникальный код нужен каждому предмету, а не каждой позиции номенклатуры. Если десять одинаковых стульев учтены одной строкой с общим кодом и все десять промаркированы одинаково, считыватель RFID увидит одну метку, а не десять. Для поштучной инвентаризации у каждого объекта должен быть собственный инвентарный номер или штрихкод.
С основными средствами это обычно решено, у них есть инвентарные номера. Сложнее с малоценным имуществом, которое в бухгалтерии учитывается как материалы. Программы для учёта имущества, например «Клеверенс: Учёт имущества», умеют генерировать уникальные штрихкоды и для таких материалов, хотя инвентарный номер им не присваивается. Так стул или монитор, списанный в бухгалтерии на расходы, всё равно остаётся под контролем.
Штрихкоды и инвентарные номера удобно генерировать автоматически, когда имущество принимают к учёту, а не вручную по таблице. Тогда номер на этикетке и номер в системе гарантированно совпадают.
Какие бывают метки и где их применять
По опыту проектов «Первого Бита», выбор сводится к трём вариантам.
| Тип метки | Где подходит | Ориентир по цене |
|---|---|---|
| Бумажная или полипропиленовая этикетка со штрихкодом или RFID-чипом | офисная мебель, техника, оборудование в помещениях | RFID-метка от 15 руб. |
| Такая же метка с антиметаллическим слоем | металлические предметы в помещении | RFID-метка от 15 руб. |
| Корпусная метка, чип в пластиковом, эластичном или металлическом корпусе | техника и оборудование на улице, в шахте, на производстве, в агрессивной среде | от 270 руб. |
Металл и жидкости ухудшают считывание RFID, поэтому для металлических предметов берут метки с антиметаллическим слоем. Перед массовой маркировкой стоит провести пилотный тест на нескольких объектах в реальных условиях.
Как маркировать имущество на улице, на металле и в агрессивной среде
Обычная этикетка в тяжёлых условиях служит недолго. На уличной технике штрихкоды срываются и стираются, в шахте затираются инвентарные номера. Здесь нужны корпусные метки и правильное крепление.
Пример из проекта для горнодобывающей компании. Основные средства там это техника, трубы и металлическое оборудование, а среда агрессивная. Оборудование могли вынести, инвентарные номера затирались, и идентифицировать объекты было сложно. Использовали корпусные RFID-метки, эластичные и пластиковые, и крепили их на специальные хомуты. На испытаниях метку погружали в едкий щелочной раствор, и после этого она продолжала читаться. В итоге всё имущество идентифицировано, метки читаются и среда на них не влияет.
Что учитывать при выборе крепления:
- хомуты подходят для труб, стоек и деталей техники, где плоской поверхности под наклейку нет;
- корпус защищает чип и печать от влаги, пыли, химии и ударов;
- металл под меткой требует метки с антиметаллическим слоем, иначе RFID читается хуже;
- закрытые металлические кейсы RFID не пробивает, поэтому оборудование из них для проверки придётся доставать.
Как маркировать деревья, памятники и здания
Основными средствами бывают не только столы и компьютеры. У одного из университетов, с которым работал «Первый Бит», на балансе числятся деревья, памятники и здания на территории. Обычная наклейка на коре или фасаде долго не продержится.
Задачи проекта выглядели так:
- для 500 деревьев нужны метки, устойчивые к погоде, с прочным креплением и несмываемой печатью;
- для 100 зданий нужны износостойкие этикетки с разными способами крепления;
- все метки должны долго оставаться читаемыми при любых внешних воздействиях.
Решение оказалось простым. Взяли корпуса RFID-меток без чипа и нанесли на них штрихкод и данные учреждения. Получилась прочная этикетка, которая не отклеится, не испортится от погоды и не потеряет печать. Метки стандартизировали. Корпусные метки для производственных объектов заказали у производителя, а для офисных помещений оставили возможность печатать этикетки самостоятельно. Теперь сотрудники проводят инвентаризацию, видят состояние каждого объекта, и данные попадают в учётную систему.
Как заказать и напечатать этикетки для инвентаризации
Есть два пути.
- Заказать у производителя с готовой печатью. На метку сразу наносят логотип, инвентарный номер и штрихкод. На RFID-метку штрихкод тоже наносят, на всякий случай.
- Купить пустые метки и печатать самим. Этикетки печатают на своём принтере, RFID-метки печатают и программируют на RFID-принтере по мере маркировки.
Метки можно заказать под задачу клиента. В одном из пилотных проектов «Первого Бита» сделали 440 RFID-меток с индивидуальным цветом и дизайном. Вместе с заказчиком заранее согласовали, что будет нанесено на метки, и после этого оклеили оборудование.
При заказе рулонами закладывайте запас под новое имущество. Например, если объектов около полутора тысяч, а в рулоне две тысячи этикеток, остаток пойдёт на новые поступления.
Для собственной печати важны возможности программы. В «Клеверенс: Учёт 15» есть массовая печать этикеток для основных средств и ТМЦ, собственный редактор этикеток, поддержка более 100 моделей принтеров и печать прямо с ТСД. Там же записывают, читают и блокируют RFID-метки, а штрихкоды и RFID можно использовать в одной инвентаризации.
Что дальше
Если вы выбираете, какими метками маркировать основные средства, начните с подбора решения под ваши объекты. Специалисты «Первого Бита» разберут, что и где нужно промаркировать, подберут метки и крепление и предложат пилот на части имущества. Как маркировка работает в реальных проектах, показано в записи вебинара «Инвентаризация имущества со штрихкодами и RFID».
Частые вопросы
Чем маркировать основные средства?
Штрихкодовыми этикетками или RFID-метками. Для офисного имущества подходят бумажные и полипропиленовые этикетки, для металла метки с антиметаллическим слоем, для улицы и агрессивной среды корпусные метки на хомутах. При этом у каждого объекта должен быть собственный номер.
Можно ли одним штрихкодом промаркировать несколько одинаковых предметов?
Для поштучной инвентаризации нельзя. Если десять стульев имеют один штрихкод, система не отличит их друг от друга, а RFID-считыватель увидит одну метку вместо десяти. Программы учёта имущества генерируют уникальные штрихкоды даже для материалов без инвентарного номера.
Как маркировать имущество на улице?
Корпусными метками, в которых чип и печать защищены пластиковым, эластичным или металлическим корпусом. Их крепят, например, на хомуты. По опыту проектов «Первого Бита», такие метки стоят от 270 руб. и выдерживают даже агрессивную химическую среду.
Нужно ли заказывать этикетки у производителя?
Необязательно. Готовую печать с логотипом, инвентарным номером и штрихкодом удобно заказывать, когда список объектов известен заранее. Если имущество поступает постоянно, проще печатать этикетки самим на принтере, а RFID-метки программировать на RFID-принтере.
