Федеральный закон № 63-ФЗ регулирует два типа электронных подписей, которые можно использовать в кадровом документообороте: усиленную квалифицированную (УКЭП) и усиленную неквалифицированную (УНЭП). Работодатель в КЭДО всегда подписывает документы УКЭП. Сотрудник может использовать УКЭП, УНЭП или простую электронную подпись (ПЭП) — но от выбора зависит, какие именно документы он сможет подписывать.
Какую подпись использует работодатель
Для работодателя в кадровом электронном документообороте однозначная рекомендация — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если работодатель использует для этого что-то иное, он сильно ограничивает себя с точки зрения юридической значимости документов и интеграции с внешними системами. УКЭП работодателя можно выпустить через сервис 1С:Подпись.
Какие подписи может использовать сотрудник
У сотрудника выбор шире. Он может подписывать документы:
- УКЭП — усиленной квалифицированной подписью, той же, что и работодатель;
- УНЭП — усиленной неквалифицированной подписью, порядок проверки которой определён соглашением сторон, либо выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства (через Госуслуги);
- ПЭП — простой электронной подписью.
Ключевое ограничение: УКЭП сотрудника позволяет подписывать все виды кадровых документов без исключений. А вот УНЭП и ПЭП — любая из них — не дают подписывать следующий список особо чувствительных документов:
- трудовые договоры;
- договоры о материальной ответственности;
- ученические договоры;
- дополнительные соглашения к договорам;
- согласия на перевод;
- заявления об увольнении;
- отзывы заявления об увольнении;
- уведомления об изменении условий трудового договора;
- приказы о применении дисциплинарного взыскания.
Эти документы работник может подписать только усиленной квалифицированной подписью — либо оформить на бумаге. На практике это и есть причина, по которой в вебинаре прозвучала формулировка «если у сотрудника только простая электронная подпись, он теряет возможность подписывать большинство юридически значимых кадровых документов»: список исключений выше как раз и составляют самые значимые кадровые документы.
Практическая рекомендация
Работодатель — всегда УКЭП. Работник — УКЭП либо УНЭП, отвечающая требованиям закона и оформленная через используемую систему КЭДО. Такая комбинация закрывает подписание всех видов кадровых документов, включая самые чувствительные, без необходимости параллельно вести часть документооборота на бумаге.
Как выпускаются подписи в сервисе 1С:Кабинет сотрудника
Работодатель может выпустить УКЭП через сервис 1С:Подпись. Для сотрудников усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) выпускается через сервис бесплатно — она не входит в стоимость лицензии, а хранится в облаке сервиса. Юридическую значимость такая УНЭП получает через заключение дополнительного соглашения о её применении между работодателем и сотрудником.
Что дальше
Понимание того, какая подпись нужна для конкретного документа, — это шаг 4 из чек-листа перехода на КЭДО (обеспечение сотрудников электронными подписями). Полный пошаговый порядок — в статье «Чек-лист перехода на КЭДО: 4 шага, чтобы не сорвать переход». А какие документы вообще можно перевести в электронный вид — в статье «Что можно и нельзя перевести в КЭДО».
Первый Бит помогает настроить выпуск и обмен электронными подписями для КЭДО в связке с 1С:Кабинет сотрудника. Обсудить настройку подписей для КЭДО
Частые вопросы
Чем УКЭП отличается от УНЭП?
УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) позволяет подписывать все виды кадровых документов без исключений. УНЭП (усиленная неквалифицированная) не даёт подписывать список особо чувствительных документов — например, трудовые договоры и приказы о дисциплинарном взыскании, для них нужна УКЭП.
Какую подпись использует работодатель в КЭДО?
Работодатель в кадровом электронном документообороте всегда использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Другой вариант сильно ограничивает юридическую значимость документов и возможности интеграции.
Для чего нужен УКЭП?
УКЭП нужен для подписания всех видов кадровых документов без исключения — включая трудовые договоры, допсоглашения, приказы об увольнении и о дисциплинарном взыскании. Работодатель использует УКЭП всегда, сотруднику она нужна для подписания самых юридически значимых документов.
Какие документы нельзя подписать простой электронной подписью (ПЭП)?
Трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, допсоглашения, согласия на перевод, заявления об увольнении и их отзывы, уведомления об изменении условий трудового договора, приказы о дисциплинарном взыскании — для них нужна УКЭП.
Где сотрудник может получить УНЭП для КЭДО?
В сервисах КЭДО, встроенных в учётную систему компании, УНЭП для сотрудников часто выпускается бесплатно — например, в 1С:Кабинет сотрудника подпись выпускается без дополнительной оплаты и хранится в облаке сервиса, а её юридическая значимость закрепляется дополнительным соглашением между работодателем и сотрудником.
