Юридически значимый переход на КЭДО состоит из четырёх обязательных шагов: издать локальный нормативный акт, разработать положение о КЭДО, получить письменное согласие сотрудников и обеспечить их электронными подписями. Пропуск любого из шагов делает часть электронных документов юридически ничтожной — например, без письменного согласия сотрудника его электронная подпись под кадровыми документами не будет иметь силы. Разберём каждый шаг по порядку.
Шаг 1. Издать локальный нормативный акт (ЛНА) о введении КЭДО
Первый шаг — формально ввести КЭДО в компании отдельным локальным нормативным актом. Это базовый документ, который фиксирует сам факт перехода компании на электронный кадровый документооборот.
Шаг 2. Разработать положение о КЭДО
Положение о КЭДО — это ЛНА, который регулирует порядок ведения кадрового электронного документооборота у конкретного работодателя. В нём обязательно нужно прописать:
- какие группы сотрудников переходят на КЭДО;
- какие документы будут вестись в электронном виде;
- какие исключительные ситуации допускают, что часть документов дублируется на бумаге.
Шаг 3. Уведомить сотрудников и получить письменное согласие
Работников нужно уведомить о введении КЭДО и получить их согласие в письменной форме. Это один из самых важных документов всего перехода: согласие должно быть подписано либо собственноручной подписью сотрудника на бумаге, либо усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), если она у сотрудника уже есть.
Исключение из правила. Письменное согласие не требуется, если сотрудник принят на работу после 31 декабря 2021 года, не имеет трудового стажа вообще, и компания уже использует КЭДО — для таких сотрудников переход на электронный документооборот происходит по умолчанию.
Шаг 4. Обеспечить сотрудников электронными подписями
Последний шаг — обеспечить сотрудников электронными подписями, без которых юридически значимый документооборот невозможен. Здесь возникает первый практический вопрос: какие именно виды электронных подписей можно использовать и кому. Работодатель всегда работает через усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), а вариант для сотрудника зависит от того, какие документы ему нужно подписывать — подробный разбор в статье «Виды электронных подписей для КЭДО: чем отличаются УКЭП, УНЭП и ПЭП».
Как избежать типичных сюрпризов при переходе
Практическая рекомендация: не пытаться перевести в электронный вид сразу весь кадровый документооборот. Работодатель самостоятельно определяет перечень документов для перехода и может двигаться поэтапно — начать с самых простых и массовых документов (приём на работу, приказы, отпуска, ознакомление с локальными нормативными актами), а затем постепенно расширять перечень: добавлять командировки, различные заявления и уведомления. При этом важно заранее свериться с тем, какие документы вообще нельзя перевести в электронный вид — иначе переход придётся переделывать. Полный список — в статье «Что можно и нельзя перевести в КЭДО».
На практике эти четыре шага занимают заметно меньше времени, если компания использует готовый сервис, встроенный в уже используемую учётную систему 1С — часть организационной работы (шаблоны согласий, настройка выпуска подписей) в нём уже готова. Подробнее — в обзоре 1С:Кабинет сотрудника.
Первый Бит сопровождает переход на КЭДО на каждом из четырёх шагов — от разработки локального нормативного акта до настройки сервиса и обучения сотрудников. Обсудить переход на КЭДО с экспертом
Частые вопросы
Какие шаги нужны для перехода на КЭДО?
Четыре обязательных шага: издать локальный нормативный акт о введении КЭДО, разработать положение о КЭДО, уведомить сотрудников и получить их письменное согласие, обеспечить сотрудников электронными подписями.
Нужно ли согласие всех сотрудников для перехода на КЭДО?
Как правило да, согласие нужно получить в письменной форме от каждого сотрудника. Исключение — сотрудники, принятые на работу после 31 декабря 2021 года без трудового стажа, если компания уже использует КЭДО: от них согласие не требуется.
Чем подписывается согласие сотрудника на переход на КЭДО?
Собственноручной подписью на бумаге либо усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), если она у сотрудника уже есть.
Какой документ регулирует порядок ведения КЭДО в компании?
Положение о КЭДО — локальный нормативный акт, в котором прописывается, какие группы сотрудников переходят на КЭДО, какие документы будут вестись электронно, и какие исключения допускают бумажный формат части документов.
С каких документов лучше начинать перевод в КЭДО?
С самых простых и массовых: приём на работу, приказы, отпуска, ознакомление с локальными нормативными актами. Дальше перечень можно постепенно расширять — командировки, заявления, уведомления.
