Перечень документов, которые переводятся в электронный вид, работодатель определяет самостоятельно — можно двигаться поэтапно, начиная с самых массовых документов. Но есть исключение: несколько категорий кадровых документов пока нельзя оформлять в электронном виде и нужно оставлять на бумаге. Разберём, что можно перевести в КЭДО уже сейчас, а что — пока нет.
Что можно перевести в электронный вид
Работодатель сам решает, какие документы переводить в электронный вид, и в каком порядке. Практическая рекомендация — идти поэтапно:
- Начать с самых простых и массовых документов: приём на работу, приказы, отпуск, ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА).
- Постепенно расширять перечень: добавлять командировки, заявления, различные уведомления.
В сервисе 1С:Кабинет сотрудника этот перечень можно расширить ещё сильнее — за счёт встроенного конструктора заявлений и собственных печатных форм, которые работодатель настраивает сам под свои кадровые процессы.
Что оформляется только на бумаге
Несколько категорий документов пока нельзя подписывать в электронном виде — они относятся к особо чувствительным и должны оставаться на бумаге:
- Приказ об увольнении. Само заявление сотрудника об увольнении можно перевести в электронный вид, а вот приказ по нему рекомендуется оформлять на бумаге.
- Акт о несчастном случае на производстве.
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Почему приказ об увольнении — на бумаге, а заявление — можно электронно
Разница здесь принципиальная: заявление сотрудника на увольнение — это его собственная инициатива, и его можно подать и подписать электронно, как и большинство других заявлений. А вот сам приказ об увольнении — финальный юридически значимый документ, завершающий трудовые отношения, — рекомендуется оформлять на бумаге. Это отдельная рекомендация, не связанная с видом подписи сотрудника: даже если у сотрудника есть усиленная квалифицированная подпись, приказ об увольнении лучше остаётся бумажным документом.
Как это соотносится с видами электронных подписей
Ограничение на то, что можно и что нельзя подписывать в электронном виде, работает вместе с ограничением по видам подписи: часть особо значимых документов (например, сами трудовые договоры, приказы о дисциплинарном взыскании) требуют усиленной квалифицированной подписи сотрудника, даже если формально их можно вести электронно. Полный список таких документов и то, какая подпись для чего нужна — в статье «Виды электронных подписей для КЭДО: чем отличаются УКЭП, УНЭП и ПЭП».
Что дальше
Определение перечня документов для перевода в КЭДО — часть организационной подготовки к переходу. Полный порядок шагов — в статье «Чек-лист перехода на КЭДО: 4 шага, чтобы не сорвать переход».
Первый Бит помогает определить, с каких документов лучше начать переход на КЭДО именно в вашей компании, и настраивает сервис под этот перечень. Обсудить переход на КЭДО с экспертом
Частые вопросы
Какие кадровые документы нельзя перевести в электронный вид?
Приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда — эти документы пока оформляются только на бумаге.
Можно ли подать заявление на увольнение через КЭДО?
Да, заявление сотрудника об увольнении можно оформить и подписать в электронном виде. А вот сам приказ об увольнении по этому заявлению рекомендуется оформлять на бумаге.
С каких документов начать переход на КЭДО?
С самых простых и массовых: приём на работу, приказы, заявления на отпуск, ознакомление с локальными нормативными актами. Дальше перечень постепенно расширяется — командировки, различные заявления и уведомления.
Кто определяет, какие документы переводить в КЭДО?
Работодатель определяет перечень самостоятельно, за исключением нескольких категорий документов (приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда), которые пока обязательно остаются на бумаге.
