КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это ведение кадровых документов компании не на бумаге, а в электронном виде с использованием электронной подписи. С 2021 года такой формат полностью легален и регламентирован Трудовым кодексом РФ и приказами Минтруда, которые устанавливают технические требования к электронным кадровым документам: состав реквизитов, формат и требования к подписям. Переход снимает основную боль бумажного кадрового учёта — сотрудники неделями ходят за подписями, документы теряются, а кадровики тонут в бумагах вместо содержательной работы.
Зачем компании вообще переходить на КЭДО
Решение переходить на КЭДО обычно созревает, когда в компании узнают знакомую ситуацию: сотрудники неделями ходят за подписями, документы теряются, случаются штрафы из-за несвоевременно оформленных или подписанных бумаг, а кадровики и бухгалтеры захлёбываются в бумагах вместо более важных задач.
Главные проблемы бумажного кадрового учёта складываются в три группы:
- Время. Согласование отпуска может занимать от 2 дней до нескольких недель; заявления теряются; печать, подписание и архивирование съедают рабочие часы.
- Деньги. Расходы на бумагу, картриджи, архивы; сотрудники фактически не работают, пока разыскивают нужных подписантов.
- Хаос. Нет контроля над тем, где находится документ, сложно что-либо найти, документы теряются физически.
Что получает компания при переходе
По опыту внедрений, ключевые эффекты перехода на КЭДО такие:
- Наведение порядка в документах и процессах — на старте это может ощущаться болезненно (перестройка привычки), но со временем становится заметно легче.
- Ускоряется подписание документов — не нужно физически разыскивать подписанта.
- Сокращаются трудозатраты кадровиков, бухгалтеров и руководителей на рутинные операции.
- Появляется более жёсткий и прозрачный контроль всех кадровых процессов — видно, кто и когда подписал документ, а кто ещё не ознакомился.
Кто выигрывает от перехода — компания, кадровик, сотрудник
Компания получает предсказуемый, контролируемый документооборот и снижение юридических рисков из-за несвоевременно оформленных документов. Кадровая служба и бухгалтерия освобождаются от рутины печати, подписания и архивирования бумаг. Сотрудники получают доступ к своим кадровым документам без визита в отдел кадров: заявления, расчётные листки, справки — через браузер или мобильное приложение.
Правовая основа перехода
Понятие электронного кадрового документооборота введено в Трудовой кодекс РФ в 2021 году. Дополнительно порядок регламентируют приказы Минтруда, которые детально описывают технические требования к электронным кадровым документам — какой должен быть состав реквизитов, формат файлов и требования к электронной подписи. Это значит, что переход на КЭДО — не самодеятельность компании, а работа по установленным правилам, при соблюдении которых электронные документы имеют такую же юридическую силу, как бумажные.
Что дальше
Сам по себе переход требует нескольких обязательных шагов — от локального нормативного акта до обеспечения сотрудников электронными подписями. Пошаговый разбор — в отдельной статье «Чек-лист перехода на КЭДО: что подготовить, чтобы избежать сюрпризов».
Компании, которые уже прошли этот путь, чаще всего используют для этого готовый сервис, встроенный прямо в их учётную систему 1С — 1С:Кабинет сотрудника. Подробнее о том, что умеет сервис — в обзоре «1С:Кабинет сотрудника: как устроен и что умеет сервис КЭДО».
Первый Бит помогает компаниям перейти на кадровый электронный документооборот без остановки текущих процессов — от разработки локальных актов до настройки сервиса и обучения сотрудников. Обсудить переход на КЭДО с экспертом
Частые вопросы
Что такое КЭДО?
КЭДО — кадровый электронный документооборот, то есть ведение кадровых документов компании в электронном виде с использованием электронной подписи вместо бумаги. Формат легален с 2021 года и регламентирован Трудовым кодексом РФ и приказами Минтруда.
Что получает компания от перехода на КЭДО?
Наведение порядка в документах и процессах, ускорение подписания документов, сокращение трудозатрат кадровиков и бухгалтеров на рутину, а также более жёсткий и прозрачный контроль кадровых процессов — видно, кто и когда подписал или ещё не ознакомился с документом.
Какие проблемы решает КЭДО в бумажном кадровом учёте?
Три группы проблем: время (согласование отпуска может занимать от 2 дней до нескольких недель, заявления теряются), деньги (расходы на бумагу и архивы, простой сотрудников в поиске подписантов) и хаос (нет контроля, документы теряются физически).
С чего начать переход на КЭДО?
С издания локального нормативного акта о введении КЭДО и разработки положения о КЭДО, которое регулирует порядок его ведения у работодателя. Дальше — уведомление сотрудников, получение их письменного согласия и обеспечение электронными подписями.
Какая система нужна для перехода на КЭДО?
Отдельная программа не обязательна: есть сервисы, встроенные прямо в уже используемую учётную систему 1С — например, 1С:Кабинет сотрудника, который работает внутри 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии, 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP, а данные хранятся в собственной базе компании.
