Инвестиционные проекты в подсистеме Бюджетирование конфигурации «1С:Управление холдингом»
Статья старшего консультанта компании NFP Андрея Благодарёва, в которой он рассматривает реализацию функционала Инвестиционных проектов в подсистеме Бюджетирование конфигурации «1С:Управление холдингом» (далее – 1C:УХ) и раскрывает его основные возможности, особенности и ограничения.
Данный функционал применим ко всем типам инвестиционных проектов, начиная с капитальных вложений и заканчивая проектами по развитию бизнеса, и позволяет решить следующие задачи:
- создать реестр проектов
- рассчитать КПЭ по каждому проекту
- сравнить проекты между собой
- сформировать и оптимизировать инвестиционную программу
- контролировать и актуализировать процесс реализации проектов
В целом решение вышеуказанных задач направлено на получение максимальной финансовой отдачи от вложенного капитала.
В тоже время функционал не является заменой или конкурентом MS Project, а скорее дополняет его. Если механизмы MS Project в основном направлены на реализацию функций проектного офиса (Project Management Office), в т.ч. на распределение и контроль ресурсов, то 1C:УХ предоставляет возможности организовать многоэтапный процесс по отбору проектов, использует преимущества интеграции с другими объектами бюджетирования и оперативного учета для реализации, финансового контроля и актуализации инвестиционных бюджетов.
Целевой аудиторией данного функционала являются инвестиционные аналитики и финансисты, которые участвуют в процессах оценки, отбора инвестиционных проектов, а также осуществляют контроль финансовых показателей и бюджетов инвестиционных проектов. Фактически 1С:УХ предоставляет удобное рабочее место для решения вышеуказанных задач.
Основные этапы работы с Инвестиционными проектами в 1С:УХ
При работе с инвестиционными проектами в 1С:УХ можно выделить три этапа, которые отображены на следующем рисунке:
Рис. 1 Этапы работы с инвестиционными проектами
На первом этапе создается реестр инвестиционных проектов, формируются бюджеты и рассчитываются основные финансовые показатели. Система позволяет создавать удобные отчеты в виде стандартной диаграммы Ганта и сетевой диаграммы PERT.
На втором этапе можно произвести настройку механизма отбора инвестиционных проектов, выделить этапы, назначить критерии и экспертную команду. На основе сделанных настроек производится отбор проектов и формирование инвестиционной программы.
И наконец на третьем этапе (этапе реализации) бюджеты инвестиционных проектов наполняются фактическими значениями. Через оперативный контур возможен ввод заявок в разрезе проектов, и также имеется возможность актуализации бюджетов и финансовых показателей.
Предварительная оценка Инвестиционных проектов
Реестр инвестиционных проектов формируется в иерархическом справочнике «Проекты и этапы».
Рис. 2 Справочник Проекты и Этапы
Рекомендуется Проекты указывать на верхнем уровне иерархии, а в качестве подчиненных элементов указывать Этапы проектов.
В карточке элемента справочника для обозначения проекта устанавливается специальный флажок – «Проект». Для Этапов проекта на отдельной вкладке указываются даты начала и окончания, и при необходимости предыдущие этапы, что позволяет сформировать последовательность (зависимость) этапов в рамках одного проекта.
Проекты и этапы можно согласовывать с помощью стандартных механизмов согласования с использованием функционала «Универсальных процессов».
Помимо ручного ввода в 1С:УХ релизована возможность загрузки проектов, сформированных в программе MS Project.
После формирования справочника проектов и этапов можно посмотреть введенную информацию через стандартную диаграмму Ганта.
Рис. 3 Диаграмма Ганта
Рядом с диаграммой Ганта представлены рассчитываемые финансовые показатели (на рисунке справа). Расчеты производятся автоматически на основании данных бюджетов инвестиционных проектов.
Также на данной диаграмме можно произвести сценарный анализ, используя данные базового планового и текущего (например, фактического) бюджета (при этом все финансовые показатели будут пересчитаны по обоим сценариям).
Система позволяет сформировать сетевую диаграмму группы проектов (PERT), которая показывает взаимосвязь выполняемых этапов (работ проекта), даты начала, окончания и продолжительность этапов.
Рис. 4 Сетевая диаграмма группы проектов
Диаграмма PERT выглядит аналогично соответствующему отчету в Microsoft Project и отображает сроки и ход выполнения отдельных этапов, а также показывает зависимости между этапами.
Бюджеты инвестиционных проектов
Бюджетные формы для инвестиционных проектов формируются через стандартный механизм Видов отчетов, а ввод данных осуществляется через экземпляры отчетов или через сводные таблицы.
При формировании Видов отчетов устанавливается специальный флажок «Разделение по проектам», что дает возможность использовать аналитику «Проекты» и, соответственно, отображать информацию в разрезе Этапов проекта. При этом экземпляр отчета формируется в целом по каждому проекту отдельно.
Рис. 5 Ввод данных по инвестиционным бюджетам
По каждому инвестиционному проекту необходимо сформировать показатели по бюджетам БДР, БДДС и Бюджет ресурсов. В частности данные бюджеты используются для расчета финансовых показателей.
Для этого в соответствующей настройке указывается, какие Виды отчетов каким бюджетам соответствуют.
(См. раздел Общие Справочники и настройки – Инвестиционные проекты)
Рис. 6 Настройка связи Видов отчетов с бюджетами инвестиционных проектов
Формирование Инвестиционной программы
Инвестиционная программа формируется на определенный период (например, на один год)и обязательно содержит Раздел (-ы), в который (-ые) отбираются инвестиционные проекты, которые будут реализовываться в течение срока действия Инвестиционной программы.
Рис. 7 Настройка реквизитов инвестпрограммы
Данный справочник содержит основную информацию об инвестиционной программе –название, период действия инвестиционной программы. На соответствующих закладках указывается информация о разделах программы, а также о потенциальных проектах, которые могут быть включены в соответствующий раздел.
При первоначальном формировании карточки проекта реквизит РАЗДЕЛ инвестиционной программы не заполняется и такие проекты (с незаполненным значением реквизита) могут участвовать в процессе выбора. Если проект успешно проходит отбор, то ему назначается соответствующий раздел.
С помощью кнопки «Оценка и выбор проектов» можно настроить процесс выбора инвестиционных проектов, ввести значения критериев и провести отбор альтернативных проектов.
Настройка процесса отбора производится с помощью следующей формы.
Рис. 8 Настройка процесса выбора инвестиционных проектов
Форма настройки выбора позволяет настроить этапы, критерии оценки и назначить экспертную комиссию (экспертов для каждого этапа)
Каждый из этих объектов представляет из себя справочник. Взаимосвязь между справочниками изображена на следующем рисунке:
Рис. 9 Справочники, используемые для настройки отбора инвестиционных проектов
Для каждого этапа оценки устанавливаются свои критерии выбора. В свою очередь критерии выбора связаны с функциональными направлениями. Каждому направлению назначается физическое лицо (физлица), которое связывается с конкретным пользователем.
Таким образом, в системе реализуется раздельный доступ по вводу информации в зависимости от прав того или иного пользователя, который имеет возможность войти в систему, ввести значения критериев и завершить этап оценки.
После настройки процесса выбора появляется возможность запустить процесс выбора, рассчитать критерии, ввести оценки и отобрать проекты.
Рис. 10 Ввод значений критериев
Для каждой альтернативы эксперт вводит оценки, на основании которых система рассчитывает интегральную оценку по методу Борда, который позволяет оценивать конкурирующие проекты несколькими экспертами по различным критериям.
При соответствующих настройках эксперт может использовать механизмы бальной оценки, при этом баллы можно вводить руками, а также выбирать из соответствующих значений.
В качестве вспомогательной информации система позволяет сформировать рассчитываемые критерии, которые основаны на финансовых показателях проекта.
Все числовые оценки и вспомогательная информация носят рекомендательный характер и помогают Эксперту в принятии решения, но не являются прямым (автоматическим) основанием для выбора проекта.
По завершению своего этапа отобранные экспертом проекты передаются на следующий этап. Подобный последовательный отбор проектов реализует механизм STAGE GATE, когда на каждом этапе проект либо отбирается для дальнейшего рассмотрения (реализации), либо отклоняется.
По результатам расчета интегральной оценки можно сформировать отчет «Интегральная оценка альтернатив».
Рис. 11 Отчет – интегральная оценка альтернатив
С помощью этого отчета можно посмотреть, какие оценки были выставлены экспертами и какой вклад они внесли в общую интегральную оценку.
Исполнение Инвестиционных проектов
Исполнение инвестиционных проектов происходит как в контуре Бюджетирование, так и в Оперативном контуре.
Как уже отмечалось, через Бюджетирование можно установить лимиты для расходов в разрезе проектов и таким образом контролировать Заявки на оплату (на расходы).
Рис. 12 Отчет – интегральная оценка альтернатив
В настройке структуры Вида отчета можно связать статьи инвестиционных бюджетов (Вид отчета) со статьями стандартных справочников БДДС и БДР. Таким образом, можно установить лимиты по каждой статье БДДС или БДР в разрезе проектов и контролировать ввод заявок в оперативном контуре.
Система предлагает удобный механизм доступа к Заявкам оперативного контура через карточку проекта.
Рис. 13 Отчет – интегральная оценка альтернатив
Загрузка фактических данных и проведение актуализации происходит через стандартные механизмы бюджетирования (загрузки данных в Экземпляры отчетов или в сводные таблицы). Также доступен общий функционал работы со сценариями – сценарный, план-факторный анализ и актуализация данных.
Необходимо отметить в настройках этапов (проекта) дополнительный реквизит (справочник) «Стадии проекта», который может быть использован в реализации т.н. технологии Stage Gate. При этом этапы проектов дополнительно группируются в стадии и при переходе от одной стадии к другой возможен дополнительный контроль и оптимизации инвестиционной программы.
Вывод
Подводя итог, стоит отметить, что основной функционал по реализации Инвестиционных проектов в 1С-УХ может представлять интерес при автоматизации и реализации бизнес-модели с точки зрения финансиста и аналитика.
Особое внимание необходимо обратить на многоэтапный процесс отбора проектов в инвестиционную программу, автоматический расчет основных финансовых показателей, возможность запуска дополнительных процессов согласования проектов и этапов с использованием механизма Универсальных процессов.
Система предоставляет удобный контроль инвестиционных проектов посредством формирования стандартных отчетов (диаграммы Ганта, PERT, отчета по интегральной оценке).
Удачно используется связь с оперативным контуром, а также с основными объектами (видами отчетов) подсистемы Бюджетирование. Функционал можно дополнять финансовой составляющей программы, реализующей механизмы проектного офиса, в частности с MS Project.
