Менеджер NFP Денис Андреев об особенностях установки лимитов в 1С:Управление холдингом

Инструкция на каждый день для всех, кто погружается в настройку функционала 1С:Управление холдингом

Особенности установки лимитов в 1С:Управление холдингом

Денис Андреев, менеджер, консалтинговая компания NFP

Даже опытные пользователи и консультанты, разрабатывая блок «Казначейство» в 1С:Управление холдингом, сталкиваются с одной из главных проблем – установкой контрольных значений по лимитирующим регистрам, в результате которых будет срабатывать контроль на перерасход данных по бюджету. В этой статье мы дадим удобную инструкцию на каждый день для всех, кто погружается в настройку функционала 1С:Управление холдингом.

Денис Андреев, менеджер NFP

Прикладное решение 1С:Управление холдингом — достаточно гибкая в настройках система, поэтому для установки контроля по бюджетам требуется знать или выучить все условия, при которых этот функционал работает.

Условия установки контроля по лимитирующим статьям

1. Настройки показателя:

• Предназначение (тип: БДДС)
• Статья бюджета (привязка к статье ДДС)
• Направление (приход / расход)

2. Установлен вид по контролю лимитов на форме карточки статьи ДДС;
3. Установлен флаг «Контроль расходов по бюджетам» на форме карточки организационной единицы;
4. Периодичность отчета совпадает с периодичностью установки лимитов по одному или нескольким бюджетам;
5. Использовать предопределенный сценарий «План для лимитов»;
6. Утвердить бюджет.

Да, условий достаточно много. Рассмотрим их по порядку.

1. Настройки показателя

Первый пункт условий в большей части относится к блоку разработки бюджетов, но в рамках нашей задачи является ключевой настройкой системы.
«Показатель» — элемент системы (справочник «Показатели отчетов»), который создается на пересечении строки и колонки для хранения данных в регистрах системы. Типы показателей: число, строка, дата, булево.

В рамках установки контроля используются показатели с типом «число», т.е. это определенная сумма, которая будет контролируемым значением по бюджету.
Обратите внимание, при разработке бюджета необходимо указывать предназначение показателя , которое должно являться перечислением: «Бюджет движения денежных средств».

Дополнительно к показателю нужно привязать статью ДДС (элемент справочника «Статьи движения денежных средств»), которая будет использоваться для установки лимитов в регистре системы, с последующей проверкой – контролем по бюджету.

Убедитесь, что флаг «Для установки лимитов» взведен, т.к. он устанавливается автоматически. Важно также для показателя указать направление движения денежного потока по статье ДДС (логично, что лимит устанавливается для контроля по расходу денежных средств, поэтому устанавливаем направление «Расход»).

Как правило, при создании БДДС, который будет использоваться для установки лимитов, предназначение устанавливается в целом на вид отчета (элемент справочника «Виды отчетов»).

2. Вид контроля по лимитам на форме карточки статьи ДДС

Прикладное решение 1С:УХ позволяет использовать два вида контроля по лимитам:
1. «По бюджетам и резервам»;
2. «По резервам».

Лучше использовать вид контроля «По бюджетам и резервам»: он полностью раскрывает функционал контролей по лимитам, как в целом по бюджету, так и по резервам, созданным с помощью документа «Резервирование бюджета».

3. Флаг «Контроль расходов по бюджетам» на форме карточки организационной единицы

Детальное пояснение здесь будет лишним, достаточно запомнить, что нужно установить этот флаг у тех организационных единиц, для которых будет осуществляться контроль по лимитам.

4. Периодичность отчета совпадает с периодичностью установки лимитов по одному или нескольким бюджетам

Главная особенность этого условия — необходимость соблюдать установленную периодичность в настройках параметров 1С:УХ, с периодичность в периодах (элемент справочника «Периоды»), в которых используются аналогичный параметр.

5. Использовать предопределенный сценарий «План для лимитов»

«Сценарий бюджетирования» – основной аналитический разрез системы 1С:Управление холдингом, в рамках которого осуществляется планирование, резервирование и сбор фактических данных, а также актуализация.

Количество сценариев, которые вы используете, в системе 1С:УХ может быть любым, но при этом есть три предопределенных сценария, которые всегда используются при планировании деятельности предприятия холдинга, контроле и анализе исполнения плана:

• «План для лимитов»;
• «Резерв»;
• «Факт».

Сейчас мы не углубляемся в существующие сценарии и отработку их в системе 1С:Управление холдингом, поэтому для установки лимитов по бюджету требуется использовать предопределенный сценарий «План для лимитов». Но важно всегда помнить, что и сценарий «Резерв» также лимитирующий,поэтому, для внимательных, в п. 2 «Вид контроля по лимитам на форме карточки статьи ДДС» представлены два варианта использования контролей, по которым может отрабатываться цепочка «План для лимитов -> Резерв» или только «Резерв».

6. Утвердить бюджет

Утвердить бюджет – значит согласовать данные по бюджету. Для установки лимитов по бюджетам требуется согласовать бюджеты в 1С:Управление холдингом, при этом есть возможность установить статус «Утвержден» вручную илинастроить поэтапный маршрут согласования для автоматического изменения статусов.

На самом деле, даже если все эти условия выполнены, лимиты по-прежнему могут не заработать. Как быть в этой ситуации? Основная настройка кроется в параметрах 1С:УХ, в рамках которой подразумевается методологический процесс установки лимитов.

Зайдите в настройки параметров 1С:Управление холдингом и посмотрите, какой вариант формирования движений по лимитирующим регистрам установлен.

Как правило, в настройках установлен флаг «При закрытии отчетного периода». При использовании этого процесса необходимо помнить, что есть такой механизм «Управление отчетным периодом», в котором открываются периоды по сценариям бюджетирования, и в таком случае их необходимо закрывать.

Мой опыт говорит, что при работе с лимитами используют настройку формирования движений по лимитирующим регистрам «При утверждении экземпляра отчета или ракурса».

Мы с вами рассмотрели особенности установки лимитов в 1С:Управление холдингом, в результате которых будет срабатывать контроль как в документах «Резервирование бюджета», так и в «Заявках на операцию» (заявка на расходование денежных средств). Остается только запомнить все условия и применять их на практике.