Электронные документы экспедитора: поручение, расписки

Экспедитор — не перевозчик, а организация или ИП, которая от своего имени, но за счёт клиента (либо от имени клиента) организует транспортировку груза: выбирает маршрут, логистическую компанию и способ доставки.

От того, принимает ли экспедитор груз во владение, зависит, какие документы и кто подписывает. Дальше в статье — три основных документа экспедиторского документооборота и как оформить поручение экспедитору в 1С на практике.

Кто такой экспедитор и чем он отличается от перевозчика

Экспедитор не является перевозчиком, но заключает договоры с перевозчиками и берёт на себя ответственность за организацию логистики, действуя в интересах грузоотправителя (заказчика). Для этого он вправе выбирать маршрут, способ доставки и логистическую компанию, а также требовать полной информации о перевозимом товаре и своевременной оплаты своих услуг. По определению, экспедитор — это компания или индивидуальный предприниматель, организующая транспортировку грузов от своего имени, но за счёт клиента, либо от имени клиента.

Деятельность экспедитора регистрируется по ОКВЭД 52.29 «Деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками» — этот код используется, в частности, при регистрации в реестре ГосЛог, обязательной для экспедиторов, о которой подробнее рассказано в статье про подключение сервиса 1С-ЭПД.

Два режима работы: с владением грузом и без

Ключевое разграничение в работе экспедитора — принимает он груз во владение или нет.

Если экспедитор не принимает груз во владение, груз остаётся у грузоотправителя, а на время перевозки экспедитор берёт на себя только ответственность за организацию доставки: титул 1 ЭТрН подписывает грузоотправитель, он же подписывает все документы по грузу, а экспедитор в этом случае — только наблюдатель документооборота.

Если экспедитор принимает груз во владение, ситуация обратная: экспедитор берёт на себя ответственность за сохранность и транспортировку груза, титул 1 ЭТрН подписывает уже экспедитор, все документы по грузу подписывает он же, а грузоотправитель при этом может выступать наблюдателем движения груза.

Есть и промежуточный вариант — экспедитор как агент, который только ищет перевозчика и транспортное средство, не участвуя в оформлении документов напрямую. В таком случае заказ-заявку и титул 1 создают и подписывают сами грузоотправители, а экспедитор добавляется в документ как дополнительное лицо, чтобы видеть весь переход документов, не влияя на процесс.

Три документа экспедиторского документооборота

• Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ) — задание клиента на организацию перевозки, в котором фиксируются условия, сведения о сторонах, грузе, маршруте и услугах.
• Экспедиторская расписка (ЭР) — подтверждает факт приёма груза экспедитором и содержит данные об обязательствах и условиях транспортировки.
• Складская расписка (СР) — оформляется при передаче груза на хранение, фиксирует условия хранения и ответственность за сохранность.

Как оформить поручение экспедитору в 1С

Поручение экспедитору по логике заполнения похоже на заказ-заявку, но составляется между заказчиком и экспедитором. Заказчик указывает дату, самого экспедитора и договор транспортной экспедиции (можно выбрать уже существующий или создать новый), а также сведения о грузе: грузоотправителя и грузополучателя, адреса погрузки и доставки, даты готовности к отгрузке и доставки, параметры транспортного средства и описание груза — наименование, объём, количество мест, вес и страну происхождения. Если экспедитор берёт груз во владение, в документе проставляется соответствующая отметка.

На этапе подтверждения экспедитор заполняет свой регистрационный номер из реестра ГосЛог (реестр экспедиторской деятельности) и указывает договор транспортной экспедиции. Если экспедитор принимает груз во владение, дальше он создаёт экспедиторскую расписку, подтверждающую приём груза, и отправляет её заказчику.

После этого документооборот продолжается по типовой схеме: перевозчик формирует заказ-заявку, а при создании транспортной накладной проставляется отметка «грузоотправитель является экспедитором» — в этом случае в поле «грузоотправитель» указывается именно наименование организации-экспедитора, а исходный заказчик добавляется в документ как участник документооборота без права влиять на процесс.

Подробнее о самом сервисе обмена — на странице «1С: ЭПД». Полная демонстрация оформления документов экспедитора — в записи вебинара.