Автоматизация учета и подготовки отчетности по МСФО в «1С:Управление холдингом 8» и «1С:ERP Управление предприятием 2»

Старший консультант компании NFP Регина Фаттахова подготовила статью, в которой подробно рассмотрела основные функциональные возможности выбранных программ, необходимых для автоматизации учета и подготовки отчетности по МСФО.

Подготовка отчетности по МСФО является непростым делом в силу ментальных особенностей российских бухгалтеров в восприятии природы МСФО с его профессиональными суждениями, а также по причине ощущения некоей профессиональной неловкости, возникающей при самой постановке производственных задач по принципиально новой проблематике «автоматизация малоизвестной материи».

Эти обстоятельства нередко порождают очевидный для специалистов иррационализм при решении вопросов автоматизации учета. Так, одни компании увеличивают штат специалистов по МСФО, пытаясь при этом «приручить» MS Excel, а другие идут порочным путем проб и ошибок и внедряют различные прикладные решения, функциональные возможности которых сами по себе требуют существенных подгонок и доработок. Разумеется, во всех случаях в конечном итоге компании получают искомую отчетность по МСФО, однако понесенные при этом затраты выглядят абсолютно неприемлемыми. Причина подобного результата лежит на поверхности и заключается в том, что компании не выполняют одно из фундаментальных требований МСФО (IFRS) 1 о недопустимости превышения затрат на подготовку отчетности над выгодой от его ведения данным способом.

Отсюда вытекает элементарное на первый взгляд, но тем не менее важнейшее правило подготовки к автоматизации учета, заключающееся, во-первых, в необходимости предельно четкого формулирования требования к функционалу программы, и, во-вторых, в достижении четких и ясных представлений о подходах и путях реализации этих требований в рамках выбранного прикладного решения. Соблюдение названных правил позволит не только с высокой продуктивностью автоматизировать учет по МСФО, но и добиться при этом предсказуемого соблюдения баланса понесенных затрат и полученных выгод.

Компанией NFP был разработан программно-методологический продукт на базе 1С:УХ — «Модель по МСФО», который может быть быстро применён к потребностям бизнеса. Это позволит сэкономить средства на этапе разработки методологии и быстрее автоматизировать учёт по МСФО. Более подробную информацию о модели Вы можете найти на нашем сайте или связаться с нами любым удобным для Вас способом.

Практичность и результативность предложенной методологии можно продемонстрировать конкретным примером из практики группы компаний в сфере управления коммерческой недвижимостью. Она решила заменить доработанную систему учета по МСФО программным продуктом от «1С», в котором представлена отдельная подсистема МСФО. На предварительном этапе реализации Проекта менеджмент компании разработал и выделил следующие основные общие требования к программе: автоматизация подготовки финансовой отчетности по МСФО, минимизация ежедневного ручного учета, а также сокращение количества ошибок, связанных с человеческим фактором, и конечно же соблюдение баланса затрат и выгод при внедрении нового программного продукта.

Предварительный этап работы компании завершился логичным и ожидаемым выбором в пользу «1С:Управление холдингом 8» и «1С:ERP Управление предприятием 2», поскольку оба прикладных решения гармонично вписывались в архитектуру информационной системы группы. Однако, в дальнейшем менеджмент группы стал испытывать естественную потребность в квалифицированной помощи сторонних профессиональных консультантов, поскольку после достойного выполнения ими своей части предварительной работы, для движения вперед требовались качественно иные знания и навыки в понимании природы программы и ее возможностей, чего у менеджмента по понятным причинам не было и быть не могло.

В ходе последовавшего за этим интервью с менеджментом компании были рассмотрены следующие основные функциональные возможности выбранных программ, которые находились в высокой корреляции с ранее сформулированными основными требованиями к программам.

Подготовка финансовой отчетности по МСФО с любой периодичностью

Управленческая отчетность в группе компаний была построена с использованием в том числе и данных МСФО. В связи с этим в компании существовала необходимость формирования полного набора финансовой отчетности по МСФО, так сказать, по первому требованию: за месяц, квартал, полугодие и год.

Решение. И «1С:ERP Управление предприятием 2», и «1С:Управление холдингом 8» позволяют получать необходимые отчетные данные с любой периодичностью. Причем, благодаря преднастроенным формам отчетности и шаблонам формирования данных в отчетности, требуемая функция будет выполняться быстрее и эффективнее, чем в случае применения «ручного» способа.

Подготовка консолидированной отчетности группы

В состав группы входило порядка 40 компаний, большая часть из которых были российские юридические лица, а также иностранные европейские и компании из стран ближнего зарубежья. Таким образом периметр группы компаний выглядел чрезвычайно сложным, поскольку включал перекрестные и кольцевые владения дочерними компаниями, набор ассоциированных компаний и совместных предприятий, а также в силу динамичного изменения доли владения в них. Отсюда вытекало требование к программе в виде быстрой и полной консолидации данных с исключением внутригрупповых оборотов и элиминационных корректировок.

Решение. Функционал консолидации отчетности «1С:Управление холдингом 8» является ключевой особенностью программы, которая поддерживает сложные периметры группы, автоматизацию пересчета неконтролирующих долей и изменений в капитале, пересчет при изменении статуса владения компаниями, а также расчет гудвилла и неконтролирующих долей.  А возможности портала сверки ВГО и элиминации программы позволяют в автоматическом режиме провести все корректировки для формирования корректных данных в отчетности.

Анализ финансовой отчетности

Для принятия управленческих решений менеджмент компании применял набор финансовых коэффициентов, что определяло очередное требование к программе о необходимости формирования этих коэффициентов в автоматическом режиме.

Решение. В «1С:ERP Управление предприятием 2» реализован функционал по анализу финансовой отчетности по МСФО, а именно:

• получение ключевых характеристик финансового состояния и финансовых результатов компании,
• формирование адекватной оценки достигнутого уровня эффективности бизнеса,
• выявление и количественное измерение влияния внешних и внутренних факторов,
• обоснование текущих и стратегических бизнес-планов.

Реализация указанных функций программы позволяет автоматически рассчитать требуемые финансовые показатели, например, EBITDA, ROA, ROE и другие KPI.

Генератор финансовой отчетности

Следующее требование менеджмента компании заключалось в необходимости встроить в программу механизм формирования финансовой отчетности в любом формате, но автоматически по заранее заданному шаблону формы отчета.

Решение. Типовая конфигурация «1С:ERP Управление предприятием 2» обладает специализированным инструментом конструирования произвольных форм финансовых отчетов – «Генератор финансовой отчетности». Вместе с предустановленной методической моделью, пользователь получает еще и предзаполненные формы финансовой отчетности, которые можно перенастроить под требования компании.

«1С:Управление холдингом 8» также позволяет создавать формы отчетов в произвольном формате и поддерживает различные способы заполнения отчетов от ручного ввода и использования MS Excel до загрузки из иных учетных систем.

Расшифровка отчетности до первичного документа

При анализе отчетных данных у менеджмента группы компаний часто возникают вопросы каким образом сформировался этот показатель, и, соответственно, сотрудникам финансовой службы приходилось тратить немалое количество времени на расшифровку требуемого показателя.

Решение. Обе типовые конфигурации «1С» позволяют из любого показателя отчетности получить расшифровку вплоть до карточки счета и документа (при условии наличия в системе первичных данных, например, применение транзакционной модели учета в «1С:Управление холдингом»).

Совместное использование программы и ограничение прав доступа

Для увеличения эффективности процесса подготовки отчетности менеджмент компании настаивал на создании возможности совместной работы в программе сотрудников финансовой служб, но при условии появления соответствующих разграничений прав доступа для отдельного должностного лица.

Решение. Типовые конфигурации «1С:Управление холдингом 8» и «1С:ERP Управление предприятием 2» позволяют работать в программе одновременно нескольким сотрудникам, а также настроить права доступа пользователей. Например, в «1С:ERP Управление предприятием 2» отдельно выделяются профили групп доступа по международному учету – это аналитик и бухгалтер международного учета, а также пользователь отчетности международного учета.

Интеграция с внешними учетными системами

Поскольку холдинг состоял из большого количества компаний, которые вели учет по своим национальным стандартам и в своих информационных системах, руководству было важно, чтобы прикладное решение поддерживало функциональность интеграции с другими учетными системами в архитектуре информационных систем группы компаний.

Решение. «1С:Управление холдингом», в первую очередь, позиционируется как решение для подготовки, сбора и консолидации отчетности группы компании. Т.к. данный продукт является флагманом с точки зрения интеграции с различными внешними учетными системами любого типа – через импорт файлов или прямое подключение к базам.

Поэтому данный продукт является флагманским с точки зрения интеграции с различными IT-системами. Он интегрирует с внешними учетными системами любого типа – через импорт файлов или прямое подключение к базам.

Организация ремонтов основных средств

В состав активов группы компаний входило большое количество таких основных средств, как здания и сооружения, а также транспортные средства, различные рекламные, световые конструкции и сложные составные элементы торгово-развлекательных и бизнес-центров, которые требовали модернизации, реконструкции и текущего ремонта. Менеджменту была важна реализация в системе соответствующего функционала по отражению в программе организации и проведения ремонтных работ. Это требование обусловливалось тем, что такие данные учитываются в управленческом учете компании отдельно от других.

Решение. «1С:ERP Управление предприятием 2» является эффективным решением для создания комплексной информационной системы управления любым производственным предприятием. В этом продукте реализован функционал по управлению ремонтами, который позволяет вести полный учет ремонтного процесса, а также отслеживать состояние объектов ремонта и планировать запасы по результатам дефектации с учетом вероятности различных исходов, производить анализ и организовывать проведение плановых и внеплановых ремонтных работ

В процессе рассмотрения и детального анализа возможностей выбранных программ менеджмент группы компаний совместно с консультантами пришли к обоснованному выводу о том, что каждая из выбранных конфигураций выполняет поставленные менеджментом задачи в достаточно приемлемой форме. Однако, для достижения более высокой эффективности результатов автоматизации, а также в целях реализации требуемого функционала в максимальной степени, необходим некий «микс» программ, т.е. органическое сочетание использования прикладных решений: «1С:Управление холдингом 8» с ее возможностью комплексной автоматизации учета и отчетности по МСФО для группы и «1С:ERP Управление предприятием 2» как отраслевое решение с учетом специфики деятельности компании. Результат не заставил себя ждать – группа компаний получила увеличение производительности информационных систем, усиление ее контрольных функций, расширение возможностей планирования ремонтных работ основных средств, а самое главное существенно оптимизировался процесс учет и подготовки отчетность по МСФО.

Регина Фаттахова Старший консультант NFP