Какие процессы роботизировать в первую очередь и как рассчитать эффективность RPA

Роботизировать стоит частые устоявшиеся процессы с понятными правилами, небольшим числом исключений и измеримым результатом. На вебинаре компании Первый Бит спикеры предложили отбирать их по восьми критериям, а затем раскладывать по матрице "эффект/затраты" и начинать с процессов, которые дают большой эффект при низких затратах. Если процесс простой и стоит компании недорого, робот может обойтись дороже самого процесса, и роботизация себя не оправдает.

Критерии выбора процессов для роботизации

Перед внедрением роботов спикеры проверяют процесс по восьми критериям со слайда вебинара:

• часто повторяется;
• устоялся и выполняется вручную;
• основан на правилах;
• содержит небольшой процент исключений;
• даёт измеримый результат;
• стабилен сам и работает в стабильных приложениях;
• задействует много людей;
• отличается большим объёмом при низкой сложности.

Главное условие в том, чтобы процесс можно было описать и формализовать. На выходе у него должен быть чёткий результат, например созданный документ, выполненная сверка или изменённые данные. Ответ "что-то получим, а может, и нет" для роботизации не подходит.

Описать процесс должна сама компания. Андрей Ребров, руководитель проектов компании Первый Бит, отметил, что для внедрения нужно получить от бизнес-заказчика чёткое описание процесса, поэтому без вовлечённости сотрудников не обойтись.

Когда роботизация не окупится

Не каждый процесс выгодно передавать роботу. Если процесс простой и недорогой, затраты на робота могут превысить затраты на сам процесс, поэтому до внедрения нужно посчитать, сколько времени он занимает на самом деле. Процессы с низким эффектом и высокой сложностью спикеры не рассматривают для роботизации вовсе.

Матрица "эффект/затраты" для классификации процессов

После отбора по критериям процессы-кандидаты оценивают по эффекту от внедрения и по затратам на него. Получается пять групп.

Начинать спикеры рекомендуют с лёгких побед. Типичный пример такого процесса дал Андрей Ребров, это ввод первичных документов. Если им заняты три бухгалтера, их фонд оплаты труда (ФОТ) выше стоимости внедрения робота, поэтому после роботизации затраты на процесс заметно снижаются.

Как рассчитать эффективность RPA и ROI

ROI роботизации на вебинаре определили как баланс между полезными эффектами и затратами с учётом возможностей компании и временных рамок проекта.

К эффектам от внедрения относятся:

• высвобождение ПШЕ, то есть полных штатных единиц;
• снижение нагрузки на сотрудников;
• рост скорости выполнения процесса;
• снижение финансовых рисков и рисков ошибок.

По словам Андрея Реброва, роботы выполняют одни и те же процессы в два-четыре раза быстрее сотрудника, потому что работают по прописанному алгоритму.

К затратам на внедрение относятся:

• лицензии на роботов;
• время сотрудников компании, которые участвуют во внедрении;
• ИТ-инфраструктура.

Специалисты Первого Бита помогают со всеми тремя статьями затрат. Они консультируют по лицензиям, готовят сотрудников к внедрению и объясняют им ценность продукта, дают рекомендации по серверам и оборудованию.

Калькулятор эффективности роботизации

Для расчёта ROI спикеры используют калькулятор эффективности. Как показано на слайде вебинара, калькулятор:

• учитывает ключевые параметры процесса, а именно ФОТ, загрузку сотрудников, количество шагов и систем;
• рассчитывает текущую стоимость ручного выполнения процесса;
• оценивает стоимость роботизации, включая внедрение, поддержку и оставшийся ручной труд;
• выдаёт индекс эффективности и классический ROI на горизонте 1, 3 и 5 лет.

Кроме того, в расчёт вносят число сотрудников в процессе, частоту его запуска, нужные лицензии и стоимость работ. По словам спикеров, для решения о запуске проекта, как правило, достаточно рассчитать эффективность на год. По оценке Андрея Реброва, проекты по внедрению роботов почти всегда окупаются в пределах года.

Где роботов внедряют чаще всего

Больше всего запросов на роботизацию, по словам спикеров, приходит от финансовых служб и бухгалтерии. Там роботам передают ежемесячную, квартальную и годовую отчётность, обработку платежей и ввод первичных документов, управление данными контрагентов, акты сверки и выверку данных. Например, если контрагент прислал на почту карточку с новым банковским счётом, робот сам вносит изменения в учётную систему.

Роботов также часто ставят на обслуживание клиентов, закупки и логистику, HR и ИТ. Разбор почты спикеры назвали одной из первых функций, которые обычно передают роботам. К системам робот подключается через API или через пользовательский интерфейс с логином и паролем, как обычный сотрудник.

Если в процессе нужно не только выполнять шаги, но и анализировать неструктурированные данные, робота можно дополнить ИИ-моделью. Как выбрать между роботом и ИИ-агентом, рассказано в статье о выборе технологии автоматизации.

С чего начать выбор процессов для роботизации

Составьте список процессов, на которые сотрудники тратят больше всего времени, проверьте каждый по восьми критериям и оцените эффект и затраты. Полный подбор, оценку и ранжирование процессов специалисты Первого Бита проводят в рамках услуги "Аналитическое обследование RPA". Чтобы прикинуть эффект по одному процессу ещё до обследования, оставьте заявку и получите калькулятор эффективности, который показывали на вебинаре.