Снизить операционные затраты на производстве можно, не сокращая людей, если убрать ручную работу из процессов, которые требуют её больше всего. По данным Gartner, Deloitte и McKinsey, приведённым на вебинаре компании Первый Бит, до 30-40% рабочего времени сотрудники тратят на повторяющиеся ручные операции, которые не добавляют ценности продукту. Эту долю компания оплачивает напрямую из фонда оплаты труда (ФОТ), поэтому разбор затрат стоит начинать с того, на что уходит время людей.
Из чего складываются операционные затраты производства
Операционными затратами (OPEX) называют расходы на текущую работу компании, в том числе на зарплату, обслуживание, материалы и административные нужды. На вебинаре спикеры разбирали ту их часть, которая растёт из-за ручных процессов. По словам Павла Кошелева, эксперта по автоматизации бизнес-процессов, в таких процессах обычно занято много сотрудников, они ошибаются при ручной работе, данные приходится перепроверять, и в итоге растут трудозатраты и задерживаются следующие процессы.
Какие процессы сильнее всего увеличивают операционные затраты
На слайдах вебинара выделены девять групп процессов. Они собраны в таблице вместе с объяснением, почему каждая из них обходится дорого.
| Процесс | Что входит | Почему дорого |
|---|---|---|
| Массовая ручная обработка документов | Ввод и проверка первички из разных каналов, например счетов, накладных, актов и транспортных документов в виде PDF, сканов и писем | Каждый документ требует времени сотрудника, а ошибки ведут к перепроведению и задержкам |
| Сверки данных между системами | Проверка расхождений между ERP, 1С, MES, ЭДО, банками, складом и внешними сервисами | Время уходит на поиск причин отклонений, исправление статусов и повторные проверки |
| Ручной перенос данных между ИТ-системами | Одно и то же действие повторяется в нескольких системах | Растут трудозатраты, зависимость от людей и стоимость ошибки на стыках систем |
| Производственный учёт и сменные операции | Сбор и перенос данных о выпуске, расходе сырья, браке, простоях и партиях после каждой смены | Много повторяющихся действий и высокая вероятность ошибок в датах, количестве и классификации материалов |
| Закрытие периода и регламентная отчётность | Массовая обработка документов, сверок и отчётов в конце месяца, квартала и года | Пиковая нагрузка вынуждает держать запас людей, вызывает переработки и замедляет закрытие |
| Обработка заказов и отгрузок | Оформление комплекта документов по заказу, проверка условий, печать и отправка клиенту или на склад | Высокая транзакционная нагрузка, задержки отгрузок и много ручных действий на каждом заказе |
| Мониторинг внешних источников | Отслеживание почты, порталов, реестров, тендерных площадок и регуляторных ресурсов | Процесс идёт постоянно, но сам по себе не создаёт ценности |
| Обработка нестандартных данных | Ручной разбор исключений, например разных форматов номенклатуры, неполных реквизитов и расхождений справочников | Исключения чаще всего забирают время самых опытных сотрудников |
| Массовые поддерживающие операции | Банковские выписки, уведомления, справки, архивирование, контроль возврата подписанных документов | По отдельности это мелкие задачи, но вместе они создают постоянную нагрузку на бэк-офис |
Павел Кошелев отметил, что при росте объёмов производства на такие процессы приходится нанимать дополнительный персонал, чтобы успевать в срок.
Где теряется ФОТ
Андрей Ребров, руководитель проектов компании Первый Бит, выделил четыре зоны, где компания платит зарплату за время без результата:
- ожидание данных, когда сотрудник готов работать, но ждёт ответа, выгрузки или согласования;
- ручной перенос, когда сотрудник копирует данные из Excel в 1С, из письма в CRM, перепечатывает счета и заполняет формы;
- исправление ошибок, когда одна опечатка запускает поиск, переделку и перепроверку, иногда до трёх циклов;
- контроль рутины, когда руководитель проверяет, как подчинённый заполнил отчёт, и за это время платят обоим.
Почему растут расходы на ФОТ
По данным Gartner, Deloitte и McKinsey, приведённым на вебинаре, у роста расходов на ФОТ три основные причины:
- Имитация занятости. Сотрудник получает оклад за 8 часов, но производительная работа занимает 3-4 часа. Остальное время уходит на переключения, ожидание ответа, поиск информации и ручной перенос данных.
- Текучесть на рутинных должностях. У операторов колл-центра, сотрудников на вводе данных, логистов и офис-менеджеров текучесть достигает 50-100% в год. Поиск, найм и адаптация замены каждого ушедшего обходятся в 3-6 месячных окладов.
- Рост контроля. Чем больше рутины, тем больше уровней контроля, например линейный руководитель, отдел качества и внутренний аудит. Каждый уровень контроля добавляет 20-30% к ФОТ по функции.
Все три причины связаны с ручными повторяющимися процессами, которые никто не оптимизировал.
Как рутина увеличивает ФОТ
На слайде вебинара описаны три эффекта, из-за которых рутина постепенно увеличивает расходы на персонал.
Цепочка ошибок. Одна ошибка при ручном вводе запускает цепочку из обнаружения, поиска причины, исправления, сверки и перепроверки. Если при исправлении снова ошиблись, цикл повторяется, и одна и та же операция обходится компании вдвое дороже.
Скрытое расширение штата. Рутина накапливается. Появляются новые отчёты, меняется формат данных, растёт клиентская база, и через год на ту же функцию нужно уже полтора человека вместо одного.
Дорогой час. Руководитель отдела сам выгружает отчёты из CRM в Excel, финансовый директор вручную сверяет накладные, юрист переносит данные из сканов в договор. Разницу между ставкой такого сотрудника и рыночной стоимостью задачи компания оплачивает из прибыли.
Оптимизация ФОТ без сокращения сотрудников
Оптимизация ФОТ не обязательно означает сокращение штата. Андрей Ребров подчеркнул, что речь не о том, чтобы заменить сотрудников роботами, а о том, чтобы помочь перегруженным подразделениям. Когда с отдела снимают рутинную нагрузку, сотрудники воспринимают это как помощь. Опытные специалисты, которых сейчас отвлекают исключения и ручные сверки, могут заняться работой, для которой нужна их квалификация.
Как снизить операционные затраты с помощью роботов и ИИ-агента
На вебинаре разобрали два инструмента для снижения операционных расходов.
Программные роботы (RPA). Программный робот выполняет рутинные операции вместо сотрудника и повторяет его действия в интерфейсе. Он действует по формальным правилам и работает с уже установленными системами, например с 1С, почтой, Excel, сайтами и SAP. По словам Андрея Реброва, роботы выполняют одни и те же процессы в два-четыре раза быстрее сотрудника, потому что работают по прописанному алгоритму. Таких роботов создают, например, на платформе PIX RPA.
ИИ-агент для 1С. PIX Оператор по запросу обычным текстом собирает данные из 1С, готовит отчёты и документы. Он снимает с руководителей ту часть работы, которую на слайде назвали эффектом дорогого часа.
С чего начать снижение операционных затрат
Прежде чем что-то автоматизировать, посчитайте, сколько времени на самом деле занимает каждый процесс. Начинать спикеры рекомендуют с процессов, которые дают большой эффект при небольших затратах. Для примера Андрей Ребров привёл ввод первичных документов. Если им заняты три бухгалтера, их ФОТ выше стоимости внедрения робота, поэтому после внедрения затраты на процесс заметно снижаются.
Помочь с оценкой процессов и подбором технологии могут специалисты направления RPA роботизация. Подробный разбор темы есть в записи вебинара.
Частые вопросы
Какие процессы сильнее всего увеличивают операционные затраты на производстве?
Ручная обработка документов, сверки данных между системами, ручной перенос данных, сменный производственный учёт, закрытие периода, обработка заказов и отгрузок, мониторинг внешних источников, разбор нестандартных данных и массовые поддерживающие операции вроде банковских выписок.
Сколько рабочего времени уходит на рутину?
По данным Gartner, Deloitte и McKinsey, приведённым на вебинаре, до 30-40% рабочего времени сотрудники тратят на повторяющиеся ручные операции, которые не добавляют ценности продукту.
Как оптимизировать ФОТ без сокращения сотрудников?
Передать рутинные операции программным роботам и ИИ-агенту и освободить время сотрудников для другой работы. Спикеры вебинара предлагают снимать нагрузку с перегруженных подразделений, а не заменять людей.
Почему расходы на ФОТ растут, даже если процессы не меняются?
Рутина накапливается. Появляются новые отчёты, меняется формат данных, растёт число клиентов, и через год на ту же функцию нужно уже полтора человека вместо одного.
