Как настроить форму ввода бюджета в БИТ.ФИНАНС: пошаговое руководство

Форма ввода бюджета в БИТ.ФИНАНС строится в два этапа: сначала создаётся настройка (какие аналитики показывать и как), затем по этой настройке система формирует саму таблицу для заполнения. Настройка задаётся один раз на каждый ЦФО или тип бюджета (БДР, БДДС, БДЛ), дальше сотрудник, ответственный за бюджет, работает уже с готовой формой — без доступа к самой настройке.

Шаг 1. Определиться с аналитическими разрезами до старта

На каждую статью бюджета в БИТ.ФИНАНС можно назначить до 12 аналитических разрезов: 5 системных (статья, ЦФО, сценарий, период, валюта) и 7 свободных — под задачи конкретного бизнеса (проект, направление деятельности, регион и так далее). Свободные разрезы создаются в справочнике «Виды дополнительных аналитик»: жёлтым цветом в системе помечены предопределённые элементы, остальное — то, что уже создано под конкретную базу.

Это решение стоит принимать на старте, а не по ходу проекта: система не позволит назначить на статью больше 12 разрезов, а расширить их число позже без пересмотра структуры бюджетной модели не получится. Для большинства задач хватает и меньшего числа, но на проектах со сложной оргструктурой (например, строительство с разбивкой по объектам, видам деятельности и источникам финансирования одновременно) заполнялись все 12 — и их не хватило.

Шаг 2. Создать настройку формы ввода

Настройки формы ввода лежат в разделе «Бюджетирование (БИТ)». В настройке по каждой статье указывается, какой аналитический разрез к ней относится и как он будет расположен: разворотом в основной табличной части (иерархией по справочнику статей), автоматическим заполнением одним реквизитом на главной закладке, или вручную в подвальной части (неограниченное количество строк, вводятся руками).

Здесь же задаётся параметр «норма» — например, отдельно цена реализации продукции, которая при заполнении количества автоматически умножается и даёт сумму, — и отборы, если настройка предназначена для конкретного ЦФО и не должна показывать ему чужие статьи.

Шаг 3. Выбрать макет: фиксированный или динамический

Фиксированный макет позволяет прописывать формулы прямо на ячейках — например, налог на прибыль как «прибыль до налогообложения × 0,2», чистая прибыль как «прибыль до налогообложения − налог на прибыль». Ограничение — жёстко заданный перечень аналитик, изменить который постфактум сложно.

Динамический макет разворачивает аналитику по всему нужному перечню без фиксации элементов — подходит, когда номенклатура или список статей заранее не ограничен.

Шаг 4. Заполнить форму: вручную или автоматически

Ручной ввод подходит для небольших форм. Для регулярного бюджетирования БИТ.ФИНАНС предлагает несколько инструментов автоматизации:

• Шаблон Excel. Форма выгружается как шаблон, заполняется (в том числе с формулами и подтягиванием данных из других файлов) и загружается обратно кнопкой «Загрузить шаблон». Работает для верхнеуровневых сумм в основной таблице.
• СКД или табличный документ. Аналог сводной таблицы для случаев, когда аналитик много и они разные — данные выгружаются в плоскую таблицу, заполняются там и загружаются обратно (в том числе через Ctrl+C / Ctrl+V).
• Копирование графиков договоров. Если в подсистеме «Договоры» БИТ.ФИНАНС уже ведутся графики (например, график погашения кредита и начисления процентов — с процентной ставкой, видом кредита, датами), кнопка «Заполнить → Получить данные» подтягивает эти графики в бюджет автоматически, по тем же статьям и аналитикам, что заданы в договоре.
• Произвольный запрос. Требует навыков построения запросов или привлечения разработчика, зато позволяет вытащить в бюджет практически любую информацию из любого регистра системы, в том числе фактические данные для плана «от достигнутого».
• Заполнение по другому сценарию. Например, актуализация годового бюджета данными из уже сформированного сценария — без ручного пересчёта.

Ограничение, которое стоит знать заранее

Загрузить в форму можно только тот шаблон, что был выгружен из неё же — производную форму, собранную в Excel «с нуля», система не примет: структура формы жёстко привязана к заранее созданной настройке (Шаг 2). Если бизнес-процесс предполагает частую смену состава статей, планировать это стоит на этапе настройки, а не рассчитывать на гибкую загрузку задним числом.