Казначейство в БИТ.ФИНАНС – как проходит запуск и что подготовить до старта

Если компания уже ведет бухгалтерский учет в 1С, главная сложность для финансовой службы часто не в том, чтобы оплатить счет. Она появляется раньше, когда нужно понять, кто согласовал заявку, какие лимиты уже заняты, хватит ли денег на ближайшие платежи и где отразится факт оплаты.

БИТ.ФИНАНС дополняет привычную среду 1С управленческими инструментами для финансовой службы. В казначействе он помогает связать заявки на расходование денежных средств, согласование, лимиты, платежный календарь, реестр платежей и отчет ДДС в один процесс.

БИТ.ФИНАНС можно использовать с распространенными решениями 1С. Среди них «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Бухгалтерия 8 КОРП», «1С:Комплексная автоматизация 8», «1С:Управление торговлей 8» и «1С:ERP Управление предприятием 2». При таком запуске данные РСБУ не нужно переносить отдельно. Учет остается в единой системе, а управленческий контур настраивается поверх привычной базы.

Рис. 1 – Совместимые конфигурации 1С для внедрения БИТ.ФИНАНС.

Дальше разберем, как обычно проходит запуск казначейства в БИТ.ФИНАНС. На старте важно понимать, какие данные нужны от компании, кто должен участвовать в проекте и какие ситуации лучше обсудить отдельно.

Какие вопросы помогает решить БИТ.ФИНАНС

Если платежи согласуют в почте, таблицах и отдельных учетных формах, информация по одному счету быстро расходится по разным местам. Согласование идет в переписке. Лимит проверяют отдельно. Будущие поступления и списания собирают в таблицах. В итоге текущий остаток виден, но будущая нагрузка на денежные средства остается не до конца понятной.

Из-за этого финансовая служба снова и снова уточняет одни и те же детали.

• Где сейчас счет на оплату?
• Кто создает заявки и кто принимает решение об оплате?
• Можно ли оплатить сегодня без превышения лимита?
• Есть ли авансы или долги по договору?
• Не сдвинет ли этот платеж другие расходы?

В БИТ.ФИНАНС этот процесс можно вести последовательно – от заявки на расход до факта оплаты в отчете ДДС. Правила компании не исчезают, но становятся видимыми для участников процесса.

Почему можно начать именно с казначейства

Казначейство удобно брать первым этапом, потому что результат связан с ежедневной работой. Это заявки на расход, согласование, лимиты, платежный календарь и факт оплаты. Такие процессы обычно уже есть в компании, просто часть действий остается в почте, таблицах или устных договоренностях.

Для старта не нужно сразу перестраивать весь финансовый контур. Можно сначала описать правила по платежам, настроить роли и маршруты согласования, подключить контроль лимитов и проверить работу на реальных заявках. Такой участок дает прикладной эффект. Финансовая служба видит очередность платежей, руководители согласуют расходы в понятном маршруте, а данные для отчета ДДС собираются более последовательно.

После базового запуска казначейство становится опорной точкой для дальнейшего развития БИТ.ФИНАНС. К нему проще добавлять бюджетирование, договорной учет, план-фактный анализ и управленческую отчетность, потому что платежная дисциплина и справочники уже приведены к единому порядку.

Что меняется в работе казначейства

Заявка на расход создается в системе, проходит согласование, проверяется по лимитам и попадает в платежный календарь. После оплаты данные отражаются в фактическом движении денежных средств. Финансовая служба видит не только отдельный платеж, но и его место в общей очередности расходов.

Согласование можно организовать не только в рабочей базе, но и через мобильное приложение. Согласующий видит детали документа, оставляет комментарий, принимает решение и может поставить задачу пользователю. Это помогает не останавливать платежный процесс, когда руководитель или визирующий сотрудник не находится за рабочим местом.

Рис. 2 – Согласование документов через мобильное приложение БИТ.ФИНАНС.

Платежный календарь помогает смотреть вперед – учитывать заявки, прогнозировать поступления, отслеживать плановые платежи и сопоставлять план с фактом. Особенно это важно, когда у компании несколько банковских счетов, много платежей, несколько юридических лиц, ЦФО или большое число контрагентов.

Рис. 3 – Путь заявки от плана к факту в БИТ.ФИНАНС.

Когда типовой запуск казначейства подходит компании

После описания будущего процесса важно оценить, можно ли запускать казначейство по типовому сценарию. В этой статье под типовым запуском понимается базовая настройка казначейского контура БИТ.ФИНАНС. В такой контур входят заявки на расход, маршруты согласования, лимиты, платежный календарь, реестр платежей и отчет ДДС. Это не внедрение всех финансовых процессов сразу, а первый рабочий контур для управления платежами.

Такой формат лучше подходит компаниям, где регламентированный учет уже ведется в единой базе 1С, а учет РСБУ работает без критичных разрывов. Для старта также нужны лицензии, доступы и исходные данные для настройки справочников, лимитов и маршрутов согласования.

Отдельно стоит проверить, нужен ли обмен с внешними системами, сколько пользователей участвует в согласовании и насколько сложны правила контроля лимитов. Интеграции, нестандартные маршруты и существенная подготовка данных не исчезают из проекта. Их лучше обсудить до старта, чтобы типовой запуск не воспринимался как обещание решить все задачи сразу.

Что нужно подготовить до старта

До настройки важно описать текущий порядок работы с платежами. Нужно понять, кто создает заявки, кто согласует расходы, какие лимиты контролируются и какие справочники используются. Также важно определить, сколько групп пользователей участвует в процессе, где ведется учет РСБУ и есть ли доступ к базе 1С.

В типовом контуре заранее определяют пользователей и роли, справочники ЦФО и статей ДДС, лимиты по статьям ДДС, а также доступ к копии базы для настройки. Такой набор помогает быстро понять, какие данные уже готовы, а где потребуется дополнительная подготовка со стороны компании.

Если эти данные готовы, типовой запуск становится более предсказуемым. Если справочники требуют очистки, маршруты согласования не утверждены или учет ведется в нескольких несвязанных базах, состав работ нужно уточнять отдельно. Так компания заранее видит, что относится к базовой настройке, а что потребует дополнительных действий.

Какие вопросы задать до обращения

Перед обращением к интегратору полезно собрать ответы на вопросы, которые помогут понять, насколько процесс готов к настройке.

• Где сейчас согласуются платежи – в системе, почте или мессенджерах?
• Какие лимиты нужно контролировать и по каким правилам?
• Кто отвечает за справочники ДДС, ЦФО и другие аналитики?
• Насколько актуальны данные по договорам и графикам платежей?
• Нужны ли обмены с банком, 1С-базами или внешними системами?
• Где формируется отчет ДДС и кто им пользуется?

Финансовому директору эти вопросы помогают оценить готовность команды. Казначей видит, какие ежедневные действия можно перенести в систему. ИТ-специалист заранее понимает, какие доступы, базы и обмены повлияют на запуск.

Как обычно выглядит внедрение казначейства

Запуск начинается с обсуждения процесса и демонстрации типовых возможностей. Команда смотрит не на систему в отрыве от бизнеса, а на реальную работу финансовой службы – как появляется заявка, кто ее согласует, какие лимиты проверяются и какие отчеты нужны руководителю.

Затем уточняются исходные данные. Команда проверяет справочники, лимиты, группы пользователей, доступы и правила согласования. После этого настраиваются права доступа, заявки, реестры платежей, платежный календарь и маршрут согласования.

После настройки сценарий проверяют на данных заказчика. Пользователи проходят рабочий путь – создают заявку на расход, согласуют ее, формируют платежные документы, отражают оплату и видят фактические данные в отчете ДДС. Так становится понятно, готовы ли не только настройки, но и команда к новому порядку работы.

Запуск можно представить как несколько понятных этапов. Сначала команда демонстрирует путь от заявки до оплаты. Затем обсуждает исходные данные, настраивает справочники, лимиты, доступы и маршруты согласования. После проверки на данных заказчика согласованные настройки переносятся в рабочую базу.

Рис. 4 – Основные настройки при запуске казначейства в БИТ.ФИНАНС.

Что можно развивать после базового запуска

Можно начать с управления платежами, а затем развивать договорной учет, графики платежей, бюджетирование, управленческую отчетность и дополнительные аналитики.

После запуска казначейства у компании появляется более надежная база для бюджетирования. Платежи, лимиты и статьи ДДС уже собраны в системе. Эти данные проще использовать при планировании бюджета, контроле исполнения и подготовке управленческой отчетности.

Такой подход делает развитие БИТ.ФИНАНС последовательным. Сначала компания получает управляемый процесс платежей. Потом связывает его с планированием и отчетностью.

Проектный офис NFP компании «Первый Бит» помогает запускать казначейство на базе БИТ.ФИНАНС и развивать финансовые процессы в 1С. Чтобы понять, подходит ли компании типовой запуск казначейства, воспользуйтесь кнопкой «Задать вопрос».

Материал носит информационный характер и не является публичной офертой. Состав работ и условия запуска казначейства в БИТ.ФИНАНС определяются после уточнения исходных данных и фиксируются в договоре. Результат и сроки зависят от исходного состояния учетной системы и своевременного предоставления данных со стороны заказчика.