Как объединить дубли номенклатуры в 1С и почему одной обработки мало

Объединить дубли номенклатуры в 1С можно типовой обработкой «Поиск и удаление дублей»: она переносит ссылки из документов на основную карточку и помечает дубль на удаление. Но если справочник годами рос без единых правил, обработка находит не всё. В примере с вебинара Первого Бита дублями или вариантами записи оказались около 23% из 18 946 позиций, а читаемыми «как есть» были только 9%. В таком случае нужна нормализация справочника, при которой дубли сводятся вместе с остатками и проверяются по согласованным метрикам.

Почему в справочнике появляются дубли

Евгений Костомаров, руководитель проектов направления МДМ и нормализации НСИ в Первом Бите, привёл типичные причины:

• Разный порядок слов. «Стул красный» и «красный стул» для системы два разных товара.
• Разные источники наименования. В конструкторской документации или закупочной спецификации позиция записана одним образом, в бухгалтерии другим.
• Свои единицы измерения. Сотрудник заводит новую единицу, чтобы быстрее провести документ и не разбираться с проверками. В обследованном справочнике единицы измерения встречались в 41 написании.
• Латиница вместо кириллицы. Латинская «C» и кириллическая «С» на одной клавише выглядят одинаково, но для поиска это разные символы, и позицию потом не найти.
• Характеристики в названии. Размер, материал, марка «зашиты» в текст, а не разложены по полям.

Последствия видны по работе снабжения: нужную позицию ищут через Excel и звонки на склад, остатки разбросаны по нескольким карточкам, и компания закупает то, что уже лежит на складе под другим названием. На слайде вебинара это сформулировано так: «Одна упущенная ошибка в закупке нередко стоит дороже, чем весь проект по наведению порядка».

Как объединить дубли номенклатуры типовыми средствами 1С

В большинстве типовых конфигураций есть обработка «Поиск и удаление дублей». Обычно она находится в разделе «Администрирование», в группе «Обслуживание», в подразделе «Корректировка данных». Точный путь зависит от конфигурации и версии.

1. Задать правила сравнения. Например, совпадение кода или наименование «по похожим словам».
2. Проверить найденные группы. Обработка показывает, какие элементы она считает дублями друг друга.
3. Выполнить замену. Элемент, который реже используется в документах, заменяется на тот, что используется чаще. Ссылки в документах переходят на оригинал, а дубль помечается на удаление.
4. Удалить помеченные объекты отдельной операцией, после того как проверили, что ссылки заменились корректно.

Обработка хорошо справляется с точными и почти точными совпадениями. Если же один товар записан с разным порядком слов, в разных единицах измерения или с латинскими буквами, поиском «по похожим словам» его уже не поймать, и какую карточку считать эталонной, решает человек.

Как объединить дубли без потери остатков

На вебинаре спикер показал, как дубли готовят к объединению в отчёте о нормализации. Для каждой группы указано:

• Роль записи. Одна карточка становится эталоном, остальные помечены как дубли.
• Остаток и последнее движение. Видно, какая карточка реально используется.
• Рекомендуемое действие. «Оставить как эталон», «Удалить (остаток = 0)» или, если у дубля есть остаток, «Перенести остаток на эталон, затем удалить».
• Решение клиента. Отдельная колонка, где заказчик подтверждает или меняет рекомендацию.

Так остатки не теряются: сначала они переносятся на эталонную карточку, и только потом дубль удаляется. В демонстрации видно и то, почему эталон выбирают вручную. Например, три карточки одного утеплителя заведены частично в квадратных метрах, частично в кубических, хотя листовой материал продаётся и учитывается в квадратных метрах.

Отдельно в отчёте выделены кандидаты в архив, то есть позиции без движений 24 месяца и с нулевым остатком, которые нет смысла нормализовать.

Нормализация справочника номенклатуры: что это и как проходит

Нормализация справочника номенклатуры приводит все записи к единым правилам: одному шаблону наименования, единицам измерения по классификатору и характеристикам в отдельных полях. Объединение дублей при этом становится одним из шагов, а не самоцелью. По словам спикера, вручную человек обрабатывает в лучшем случае несколько десятков элементов в день, поэтому для справочника в тысячи позиций нужен конвейер.

Доступ в базу клиента для этого не нужен, достаточно выгрузки в Excel. Работа идёт в четыре шага:

1. Клиент присылает выгрузку справочника.
2. Исполнитель чистит записи, объединяет дубли и раскладывает наименования на характеристики по шаблону: тип, размер, материал, марка, артикул, производитель.
3. Результат уходит на согласование, клиент проверяет спорные места.
4. Эталонный справочник загружают обратно в 1С.

Недостающие характеристики ищут в ГИСП, государственной информационной системе промышленности, где есть каталог промышленной продукции. Если позиции там нет, поиск идёт в интернете по уже нормализованному названию, а найденные факты в конце проверяет ИИ и указывает источник.

Как проверить результат нормализации

Ещё до старта фиксируют, как справочник выглядит сейчас и по каким метрикам заказчик примет результат. В примере со слайда:

Чтобы заказчику не приходилось перепроверять тысячи строк, в отчёт о нормализации добавляют контрольную выборку. В демонстрации это 5% позиций, выбранных случайно: 250 из примерно 5 тысяч. По ним заказчик оценивает качество работы.

Кейс: 132 строки превратились в 70 карточек

Компания «Снабжение ОМ» из Курска работает в 1С:Комплексная автоматизация и прислала только файл Excel по группе «Диски, круги отрезные». Из 132 строк выгрузки получилась 121 уникальная позиция и 70 карточек по взаимозаменяемости, а остатки сошлись на 100%. Например, «Диск отрезной по металлу 115х1,0х22,2 GRELTFLEX LIGHT» превратился в «Круг отрезной 115×1,0×22,23 · Металл · GREATFLEX · ФИТ · арт. 50-41-001». Следующим шагом клиент планирует наполнить карточки характеристиками и фото для маркетплейсов, а затем нормализовать весь справочник.

Нормализовать весь справочник сразу не обязательно. Если он большой, можно выделить проблемную категорию, например подшипники или запорную арматуру, нормализовать и согласовать только её и вернуть в систему.

Как не допустить дублей снова

• Единый шаблон наименования для каждой группы товаров, а не свободный ввод.
• Справочник номенклатуры поставщиков. Он есть почти во всех типовых конфигурациях и связан с внутренним справочником. Названия поставщика хранятся там, а свой справочник вы ведёте по своим правилам.
• Один эталон на несколько баз. Если у компании несколько баз 1С, одна и та же деталь в них часто называется по-разному. Тогда записи сводят в единый эталон с одним кодом, а ведение справочника централизуют. Эту задачу решает услуга «Централизация управления НСИ».

Что входит в нормативно-справочную информацию и как навести в ней порядок перед переходом на новую систему, читайте в статье «НСИ в 1С:ERP и 1С:КА: что это и как навести порядок перед переходом».

Эксперты Первого Бита предлагают начать с бесплатного теста: пришлите фрагмент своего справочника, и вам покажут результат в цифрах, как в кейсе выше. Это ни к чему не обязывает. Полная запись с демонстрацией отчёта о нормализации есть на странице вебинара, а работа с номенклатурой в 1С:Комплексная автоматизация описана на странице продукта.