Краткое пособие для начинающих: как выбрать BI-платформу, внедрить BI-аналитику и не сесть в лужу

В новой статье эксперт офиса NFP компании Первый Бит Наталья Пушкарева рассказывает как выбрать BI-платформу и запустить процесс внедрения BI-аналитики.  

BI (Business Intelligence) — это система, которая позволяет анализировать данные и создавать отчеты для принятия решений в бизнесе. Она позволяет собирать данные из разных источников, обрабатывать их в большом объеме и представлять в удобном для анализа виде. BI-системы используются для мониторинга ключевых показателей эффективности (KPI), анализа продаж, прогнозирования спроса на товары и услуги, управления запасами, а также для других бизнес-задач.

В целом, BI-система — это комплексный набор инструментов и технологий, которые работают вместе, чтобы помочь организациям принимать лучшие решения на основе анализа данных. Эти компоненты:

Дашборды (с англ. Dashboard — приборная панель) — это визуальные представления данных, которые обеспечивают быстрый обзор ключевых показателей эффективности (KPI) и метрик. На дашборде отображаются визуализации – диаграммы, графики, таблицы, карты. Они позволяют пользователям легко отслеживать и анализировать тенденции и принимать обоснованные решения.

ETL (Extract, Transform, Load) — это процесс извлечения данных из различных источников, преобразования их в согласованный формат и загрузки в хранилище данных для анализа. Этот процесс имеет решающее значение для обеспечения качества и согласованности данных.

Хранилище данных (DWH) — хранилище данных представляет собой крупномасштабное хранилище, в котором хранятся исторические данные организации, извлеченные из оперативных баз данных предприятия, агрегированные и преобразованные для удобства анализа. Оно предназначено для поддержки деятельности по бизнес-аналитике, предоставляя центральное место для изучения данных и составления отчетов.

Выбор BI-платформы должен происходить на основе конкретных целей и задач компании, а не только из-за того, что она является популярной. Важно учитывать все факторы, такие как функциональность, стоимость, производительность и возможность интеграции с другими системами – 1C, ERP, CRM, веб-порталами. Но не стоит гнаться только за тем, что популярно на рынке, так как это может привести к неэффективному использованию ресурсов и низкой производительности системы.

А зачем оно вообще нужно?

Для начала необходимо определить, какие конкретные задачи будут решаться с помощью BI-системы. В большинстве случаев, цель у всех одна – увеличить прибыль и снизить издержки, но у всех это происходит по-разному, в зависимости от специфики компании. Например, повышение снижение затрат на логистические процессы и хранение; расчет различных возможностей сокращения запасов; поиск причин возникновения избытков (волатильность спроса, минимальный объем партии, длительные сроки поставки, длительное время транзита и др.); сокращение потерь, возникающих вследствие порчи или износа резервов и т.д.

Свежие данные всегда под рукой

Если данные находятся в разных источниках, пользователям может потребоваться использовать несколько инструментов для доступа к данным. BI-система решает эту проблему, но необходимо понимать: для успешной работы BI необходимо иметь доступ к актуальным и достоверным данным. Поэтому нужно определить, какие данные будут использоваться в системе и откуда они будут поступать: 1С, CRM системы, табличные файлы, веб-сервисы и т.д. Если каждый источник данных будет хранить свои данные отдельно, то это может привести к проблемам с целостностью и актуальностью данных, но эти проблемы может решить единое хранилище.

В хранилище данных все данные хранятся в одном месте, что упрощает их интеграцию и обновление, а также обеспечивает более эффективный доступ к данным для пользователей BI-системы.

А здесь можно подробнее почитать о хранилище данных  >>>

Глаза разбегаются

Платформ BI много, сложно выбрать подходящую, которая будет соответствовать требованиям компании. Как понять, что именно нужно? С этим может помочь опытный интегратор (например мы) – помимо работ по внедрению BI-систем, хороший интегратор проведет обследование текущей инфраструктуры компании, определит необходимые критерии функциональности системы и на этой основе может сделать оценку BI-решений.

А точно будет работать?

Если у вас есть сомнения на этот счет, то можно сначала разработать пилот (прототип): интегратор тестирует систему на реальных данных, чтобы убедиться в ее работоспособности, производительности и соответствию заявленным критериям. Это не полноценное внедрение, а реализация части, например, какого-нибудь небольшого направления или бизнес-процесса (закупки, hr-процессы, финансовая аналитика и т.д.), и соответственно его стоимость гораздо дешевле. Пилот даст вам и вашим сотрудникам возможность прощупать систему в боевой готовности, определиться с платформой перед масштабным внедрением и поможет избежать ошибок, что сэкономит время и деньги.

Как соблюсти сроки и уложиться в бюджет?

Разработать план внедрения: он должен включать в себя этапы, сроки и ответственных за каждый этап. Также необходимо определить, кто будет заниматься поддержкой системы и ее развитием в будущем (кстати, это тоже можно доверить интегратору).

Как уложиться в бюджет? На рынке сейчас много решений, как дорогостоящих, так и доступных, особенно тех, кто только вышел на рынок. Интегратор сможет подобрать для вас систему под ваш бюджет и условия.

Кстати, не забудьте учесть резервы —  данных будет становиться больше, и так же может увеличиваться количество пользователей. Поэтому не лишним будет сделать сайзинг — подбор оптимальной конфигурации аппаратного обеспечения.

А если мы не знаем, как работать с системой?

Для эффективного использования BI необходимо обучить пользователей работе с системой —  обучение основам работы с отчетами, фильтрами и другими функциями. Также не стоит забывать про инструкции для новых сотрудников – в случае, если сотрудник что-то забыл, всегда можно обратиться к документации. С этим тоже может помочь интегратор – он может создать руководство пользователя и руководство администратора для вашей системы, и в целом обеспечить всей необходимой документацией.

Что в итоге?

— Использование BI позволяет снизить затраты на обслуживание данных, так как BI автоматически обрабатывает и анализирует данные, что уменьшает необходимость в ручной обработке.

— BI позволяет быстро обрабатывать большие объемы данных и предоставлять информацию в режиме реального времени, что ускоряет процесс принятия решений.

— Помогает оптимизировать рабочие процессы, выявляет узкие места, и находит новые возможности для повышения производительности.

— Облегчает мониторинг и контроль выполнения задач и процессов (например, контроль износа оборудования для своевременной закупки и поставки комплектующих).

— BI помогает компании лучше понимать свои бизнес-процессы, что повышает уровень прозрачности и доверия со стороны клиентов и партнеров, что позволяет улучшить коммуникацию внутри компании и с внешними заинтересованными сторонами.

Для организации, которая планирует расти и быть на шаг впереди конкурентов BI-система необходима как воздух.

Автор статьи —  Наталья Пушкарева

Старший аналитик отдела внедрения BI и RPA офиса NFP компании Первый Бит

Если вы находитесь в поиске BI-платформы, наши заботливые эксперты помогут вам сделать правильный выбор