Автоматизации процессов в 1С:Документооборот. Workflow process — опыт компании NFP

В статье Партнёр NFP Павел Бритвин рассказывает о процессе документооборота в NFP и о том, как с помощью инструмента 1С:Документооборт можно автоматизировать учёт важных рабочих процессов. 

NFP, как консалтинговая компания, транслирует корпоративному рынку способы оптимизации процессов, поиска новых конкурентных преимуществ посредством демонстрации принципа «сапожник в сапогах». Экспертный опыт и индивидуальный подход к каждому проекту позволяет выгодно отличаться от других игроков на рынке. Клиенты сегодня стали более разборчивыми и всегда чувствуют, когда предлагаемые услуги давно и успешно применяются на практике. В цикле статей об автоматизации процессов экспертами NFP я хотел бы рассказать об особенностях и преимуществах трансформации внутренних процессов на базе 1С:Документооборот.

Свою систему 1С:Документооборот мы назвали WFP, что расшифровывается как workflow process. Такое название в более полной мере отражает решаемые нами задачи. WFP интегрирована с системой бухгалтерского и управленческого учета, а также c системой учета заработной платы. Ниже приведены основные области автоматизации.

Учёт проектов в 1С:Документооборот

C точки зрения ведения информации о проектах 1С:ДО может использоваться в двух вариантах. Вариант 1 – детальный, на уровне руководителя проекта (РП).

В системе ведется детальный календарный план-график проекта, постановка задач и оценка ресурсов, трудозатрат. В таком варианте вся проектная команда работает в 1С:ДО, и система рассматривается как инструмент РП.

Мы в NFP рассматриваем 1C:ДО (WFP) как инструмент менеджмента компании и используем по второму варианту – РП своевременно предоставляют требуемую отчетность по проекту, производится организация взаимодействия РП и кураторов проектов в рамках общих ресурсов, требуемых сервисов, предоставляемых со стороны бэк-офиса. Данный вариант позволяет дать РП степень свободы по:

(а) выбору способа управления проектом (agile, waterfall и иные подходы);

(б) инструментам (MS Project, Excel, RedMine, Jira и т. д.).

WFP выступает как система контроля и вбирает себя требуемый для этого уровень абстракции информации по проекту.

Основным стержнем является справочник Проекты.

В карточке определяется вся базовая информация: название проекта, ЦФО, которое выполняет проект, информация о заказчике (клиенте). Если проект выполняется с участием генерального подрядчика, то выставляется соответствующий признак и определяется тот самый ген. подрядчик.

Кодификация проекта – важная составляющая методологии управления проектами с наличием необходимой информации – названия клиента, ЦФО и тд. Код проекта представляет собой имя карточки проекта, которая, в свою очередь, выступает объектом планирования и учета. В рамках интеграции WFP с 1С:Бухгалтерией, по коду проекта в бухгалтерском и налоговом учете производится калькуляция затрат, выставление актов, счетов-фактур. В модуле «Казначейство» производится планирование поступления платежей от клиентов, оплата платежей субподрядчикам и вендорам.

Таким образом, проект и код проекта – опора коммуникаций между бизнесом (РП, проектная команда и куратор проекта), Партнерами и бэк-офисом (администраторами, бухгалтерией, казначейством и финансами).

Из карточки проектов могут быть инициированы процессы:

• выставление счетов и актов (client invoicing);
• согласование закрывающих документов по субподрядчикам (subcontractor invoicing);
• ежемесячная форма отчетности РП по финансам проекта (форма WIP);
• запрос на организацию командировку (business travel request);
• запрос на букирование ресурсов (сотрудников) на проект (booking request).

Форма инвойсирования клиентов и субподрядчиков во многом схожи.

Менеджер проекта (РП) может инвойсировать только выставление счета на оплату, либо сформировать запрос на финальные документы – с постоплатой и актированием, при этом суммы постоплаты и актирования могут как совпадать, так и различаться. В документе обязательно указывается точная формулировка наименования услуги / товара. В данном случае Товар может использоваться для указания лицензий. Полученный запрос обрабатывается бухгалтерской службой и администраторами. Важный аспект – это способ доставки первичных документов для клиента. В случае использования классического инструмента (почтой и/или курьером) – доступны поля для указания точного почтового адреса, ФИО контактного лица и его телефона.

Интеграция с ЭДО

Является перспективным направлением развития данного механизма Invoice Request.

На скриншоте ниже выделена область Отправить в обработку. Созданный документ требует согласования по утвержденному маршруту. Задача РП после создания такого документа – запустить процесс согласования invoice request’а внутри компании. В данном случае используется типовой механизм 1С:ДО – управление процессами.

В обоих случаях (как с клиентами, так и с субподрядчиками) важным аспектом являются вложения – сканы pdf-версий счетов на оплату, актов, ТТН/ТОРГ-12, счетов-фактур и подтверждающих документов в виде листов учета рабочего времени, отчетных документов в случае актирования.

Преимущество 1С:ДО состоит в том, что организация хранения файлов-вложений производится посредством механизма Томов хранения файлов, что предполагает оптимальную схему хранения данных и не перегружает базу данных WFP.

Ежемесячная финансовая форма отчетности РП по проекту (форма WIP)

В данной форме РП фиксирует контрактованный объект выручки по проекту (гросс-выручка), контрактованный объем суммы, полагающийся субподрядчику (по работам / услугам) или вендору (по лицензиям), агентские, командировочные и прочие вычитаемые расходы. Исходя из данных показателей WFP высчитываем величину чистой выручки (NER).

На закладке COGS (cost of goods sold – себестоимость продаж) производится автоматическая загрузка трудозатрат (фактических часов по данным табельного учета и плановые трудозатраты по данным букинга до конца проекта). Трудозатраты представлены в разрезе грейдов, но существует возможность расшифровки до уровня ФИО конкретного специалиста. Показатель себестоимости 1 часа каждого грейда (стандартная ставка COGS), позволяет рассчитать величину себестоимости в рублях.

На основе рассчитанных показателей NER и COGS рассчитывается валовая прибыль проекта (GM1 – гросс маржа) и ARR (average rate revenue) – средняя ставка по проекту.

Важные аспекты формы WIP:

• Форма WIP имеет тип: ZERO, START, UPDATE и ZERO используется в рамках CRM как калькулятор расчета валовой прибыли (GM1) будущего потенциального проекта; при продаже проекта РП проводит различные стресс-сценарии, определяя свои возможности по предоставлению скидок с учетом рисков по трудозатратам (срокам завершения проекта).

START и FINISHED используются для создания формы в начале и в конце проекта. START объявляет «входные» GM1/ARR параметры, а FINISHED фиксирует их конечные значения.

UPDATE используется для ежемесячной актуализации.

• Большинство закладок формы WIP имеет колонки PRV, UPD и DIFF.

PRV – значения, которые заполняются автоматически по данным предыдущего (месяц назад) WIP’а;

UPD – актуальные значения текущего месяца.

В колонке DIFF автоматически рассчитывается разница. Задача РП в колонке DIFF прописать объяснения / причины, в том случае, когда идет ухудшение того или иного показателя.

• Закладка NER – менеджер РП производит:
  — автоматическую загрузку ранее признанного объема выручки и расходов;
  — по текущему месяцу – признание части величины гросс-выручки, части расходов по субподрядчику / вендору, командировочным и прочим расходам. В случае краткосрочных без-рисковых проектов – информация дается только по актированным компонентам. В случае долгосрочных проектов с высокими рисками – производится признание условной выручки и расходов (применение ПБУ 02/IAS 11).

Форма WIP создается и утверждается менеджером проекта, далее утверждается куратором проекта и финансовым контроллером.  Ежемесячная актуализация WIP позволит видеть информацию по изменению состояния ключевых показателей проекта.

Важно! Рассмотрены коммерческие проекты, как наиболее полные по набору функционала. В рамках данного «стержня» определяются проекты:

• больничные;
• оплачиваемый и не оплачиваемый отпуск;
• обучения и тренинги;
• праздники.

Данные коды универсальны и едины для всех ЦФО (направлений деятельности). Дополнительно для каждого ЦФО могут быть открыты коды NBD (non-business development). И для каждого ЦФО по конкретным потенциальным клиентам – коды для предпродажной активности (активности, связанные с отработкой лидов).

• коды по активностям, связанным с продажами.

Павел Бритвин, Партнер NFP