Основная задача офиса управления проектами компании NFP – непосредственное управление внутренними и внешними проектами компании для успешного достижения целей этих проектов.

В процессе управления проектом PMO решает следующие задачи:

Определяются цели проекта и задачи, необходимые для их достижения

Определяются заинтересованные стороны проекта и степень их участия в проекте

Определяются этапы жизненного цикла проекта

Разработка ключевых документов проекта

1. Устав проекта. Документ формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта. Документ, среди прочего, фиксирует предпосылки проекта, цели проекта, задачи проекта, описание и критерии приемки результатов проекта.

2. План управления проектом. Документ описывает процессы, инструменты и методы, применяемые совместной командой для достижения целей проекта. Может содержать следующие разделы:

• Описание жизненного цикла проекта – подходы, применяемые для определения и управления жизненным циклом проекта.
• План управления интеграцией проекта – определение способа инициации проекта, управления, исполнения, обеспечения мониторинга и контроля, управление изменениями, критерии закрытия фаз и проекта в целом.
• План управления содержанием проекта – описание подходов, инструментов и методов, применяемых командой для определения содержания, удержания содержания в согласованных рамках, подтверждения содержания.
• План управления сроками проекта – подходы, обеспечивающие выполнения проекта в срок и управление проектной командой.
• План управления стоимостью проекта – подходы, обеспечивающие соблюдение бюджета и управление стоимостью, используемые проектной командой.
• План управления качеством проекта – способы обеспечения получения продукта в результате проекта и сопутствующих материалов надлежащего качества; способы управления качеством как процессов управления, так и процессов создания продукта проекта.
• План управления трудовыми ресурсами – способы обеспечения наличия специалистов с требуемыми компетенциями как со стороны Заказчика, так и со стороны Исполнителя. Обеспечение должного вовлечения ключевых заинтересованных сторон проекта. Развитие компетенции, управление совместной командой, мотивация команды.
• План управления коммуникациями проекта – выстраивание процесса принятия и эскалации решений, создание органов проектного управления, организационная структура проекта, роли, выделенные в проекте, состав управляющего комитета и рабочих групп. Определение полномочий, матрицы взаимодействий, способов и частоты коммуникаций. Определение способа организации репозитория проекта. Назначение ответственного за его актуализацию.
• План управления рисками проекта – описание процедур по идентификации, анализу, контролю рисков, описание возможных стратегий реагирования на риски.

3. Описание содержания проекта. Документ отражает цели проекта, результаты и требования, которые используются как база для будущих решений по проекту, определяет концепцию продукта и рамки (содержание) проекта.Описание содержания проекта детализирует поставляемые результаты проекта и работу необходимую для создания этих поставляемых результатов и включает в том числе:

• описание содержания продукта – описывает то, что продукт проекта будет выполнять;
• концептуальный дизайн – рекомендации по оптимальной конфигурации решения, оптимальной архитектуре решения;
• критерии приемки продукта – описывает, какие требования должны быть выполнены для того, чтобы продукт проекта мог быть принят;
• поставляемые результаты проекта – подробный список результатов проекта;
• исключения проекта – описание работы, которая не включена в проект и не входит в содержание;
• ограничения проекта – список ограничений по времени, деньгам, рабочей силе или оборудованию;
• предположения/допущения проекта – описывает список предложений/допущений проекта над которыми работает команда проекта и заинтересованные стороны, чтобы выполнить проект.

4. Базовый план исполнения. Одобренный план работ проекта, объединенный по содержанию, расписанию и стоимости, с которым сравнивается текущее исполнение проекта для измерения и управления исполнением. Базовый план исполнения включает в себя:

• декомпозицию работ проекта с указанием длительности, стоимости, результатов, задействуемых ресурсов проектной команды;
• определение взаимосвязей этапов и работ проекта;
• резервы по срокам и стоимости работ проекта.

Управление содержанием проекта

• Определение подходов к управлению содержанием проекта;
• сбор и упорядочивание требований проекта, формирование реестра требований;
• формирование иерархической структуры работ, определение содержания проекта;
• контроль исполнения содержания проекта;
• контроль сдачи-приемки результатов проекта.

Управление расписанием проекта

• Определение подходов к управлению расписанием проекта;
• детализация работ проекта до конкретных задач, определение взаимосвязей, трудозатрат, длительности, исполнителей этих задач;
• получение модели расписания проекта, выравнивание ресурсов, применение методов сжатия расписания;
• формирование и управление резервами по расписанию проекта;
• формирование плана-графика проекта;
• контроль исполнения расписания проекта.

Управление стоимость проекта

• Определение подходов к управлению стоимостью проекта;
• формирование и управление резервами по стоимости проекта;
• оценка стоимости работ по проекту, определение бюджета проекта;
• контроль исполнения бюджета проекта с использованием методов освоенного объема.

Управление качеством проекта

• Определение подходов к управлению качеством проекта;
• определение стандартов качества в проекте, метрик качества и процедур их контроля;
• обеспечение функций контроля качества в процессе выполнения проекта.

Управление ресурсами проекта

• Определение подходов к управлению ресурсами проекта;
• управление численностью команды проекта, организация добавления и высвобождения сотрудников из команды проекта;
• управление объединенной проектной командой, состоящей из сотрудников Заказчика и Исполнителя;
• управление мотивацией команды проекта.

Управление коммуникациями проекта 

• Определение подходов к управлению коммуникациями проекта;
• определение способов коммуникаций и процедур эскалации вопросов;
• подготовка отчетности о ходе выполнения проекта;
• организация и проведение рабочих совещаний по проекту;
• организация и проведение встреч по статусу проекта;
• организация и проведение встреч управляющего комитета проекта;
• организация репозитория проекта;
• контроль коммуникаций проекта.

Управление рисками 

• Определение подходов к управлению рисками проекта;
• формирование реестра рисков проекта;
• оценка влияния рисков на проект;
• мониторинг рисков, формирование отчетов о рисках;
• применение согласованных стратегий реагирования на риски;
• контроль выполнения процедур по управлению рисками.

Управление закупками

• Определение подходов к управлению закупками проекта;
• подготовка тендерной и конкурсной документации;
• помощь в организация и проведение тендеров;
• контроль соблюдения обязательств по договорам.

Управление изменениями

• Определение подходов к управлению изменениями проекта;
• мониторинг необходимости внесения изменений;
• формирование, согласование запросов на изменение;
• контроль исполнения утвержденных запросов на изменение;
• контроль выполнения процедур по управлению изменениями.

Управление проектами на стороне заказчика

Помимо управления собственными проектами компании NFP, сотрудники проектного офиса оказывают услуги по комплексному управлению проектами Заказчика на стороне Заказчика.

Характер выполняемых задач по управлению проектами на стороне Заказчика во многом идентичен характеру задач по управлению собственными проектами компании NFP. Основное отличие — в возможности привлечения субподрядных организаций для выполнения работ по проекту, что приводит к повышенному вниманию в областях управления коммуникациями и закупками.

Ключевая польза для Заказчика заключается в том, что к управлению проектом привлекаются специалисты, профессионально занимающиеся выполнением подобных проектов, способные обеспечить должное качество работ в области проектного управления. При этом остальная команда проекта может частично или полностью состоять из сотрудников Заказчика.

Консалтинг в области управления проектами

Помимо непосредственного управления проектами, офис управления проектами компании NFP занимается выделением квалифицированных специалистов в области управления проектами для обеспечения функций мониторинга, диагностики, обеспечения коммуникаций на проектах в различных сферах бизнеса.

Это бывает полезно, когда Заказчик не готов по ряду причин передавать функции управления проектом сторонним исполнителям но хочет обеспечить высокое качество работ в области проектного управления.

Выполнение проектов собственными силами, даже при следовании методологиям, без привлечения экспертов в проектом управлении может привести к неоправданно высоким затратам в части времени, стоимости, ресурсов проекта и несооветствию результатов проекта ожиданиям.

Аудиты проектов

Офис управления проектами компании NFP занимается проведением аудитов выполняющихся проектов Заказчика с целью повышения управляемости, эффективности, получения независимой оценки ситуации на проекте и качества проектного управления.

Результатом аудита является отчет об аудите и презентация результатов аудита руководству Заказчика. В отчете об аудите описывается текущее состояние, риски и проблемы проекта и даются рекомендации (конкретный план действий) по улучшению ситуации на проекте.

Выполнение аудита проекта силами компании NFP может быть полезно для получения независимой оценки («взгляд со стороны») ситуации на проекте и причин ее возникновения.

Разработка методологии управления проектами

Офис управления проектами оказывает услуги по разработке методологии проектного управления для Заказчика.

Методология управления проектами необходима для унификации подходов к проектному управлению и повышения общего качества проектного управления в компании.

Методология проектного управления может быть основана на классическом (свод знаний по управлению проектами PMBOK) или гибком (Agile) подходе или их комбинации.

В разработку методологии управления проектами входит:

• разработка регламентов и процедур по управлению проектами;
• определение оптимальной структуры этапов жизненного цикла проекта;
• определение оптимального состава метрик качества и ключевых показателей проекта;
• разработка ролевой модели проектного управления;
• разработка набора шаблонов проектной документации;
• разработка инструкций и чек-листов.

Создание и развитие проектного офиса (PMO) у заказчика

Сотрудники офиса управления проектами компании NFP оказывают помощь в создании проектного офиса (PMO) у Заказчика.

Целью создания PMO является повышение качества проектного управления за счет унификации подходов, разработки методологии, обучения руководителей и администраторов проектов.

PMO может быть создан на уровне всей организации, в конкретном подразделении, на конкретном проекте.

В рамках услуги по созданию PMO формируется минимально необходимый состав проектного офиса для обеспечения его функционирования. Обычно это 3-4 человека: руководитель проектного офиса, руководитель проектов, методолог, тренер.

Формирование корпоративной системы управления (КСУП)

Офис управления проектами компании NFP оказывает помощь в создании корпоративной системы управления проектами (КСУП) у Заказчика.

Формирование КСУП является комплексной услугой, которая направлена на повышение эффективности проектного управления.

Формирование КСУП включает:

• разработку и внедрение методологии проектного управления;
• формирование офиса управления проектами;
• разработку системы мотивации сотрудников на проектах;
• разработку регламента и подходов к проведению аудитов проектов;
• формирование оптимального набора ПО для управления проектом и рекомендаций по его применению:
  — трекер задач;
  — система для учета и планирования работ по проекту;
  — ПО для коммуникации команды проекта;
  — ПО для создания документации по проекту;
  — ПО для хранения проектной документации и обеспечения документооборота на проекте;
  — и т.п.

Оценка знаний персонала заказчика в области управления проектами

Сотрудники офиса управления проектами проводят оценку знаний персонала Заказчика в области управления проектами.

Данная услуга включает устную (интервью) и письменную (тестирование) проверку знаний сотрудников Заказчика.

Оценка знаний персонала необходима для понимания текущего уровня компетенций сотрудников в области управления проектами и формирования рекомендаций по его повышению.

Проведение обучения персонала в области управления проектами

Сотрудники офиса управления проектами оказывают услуги по повышению квалификации персонала Заказчика в области управления проектами путем чтения курсов, проведения тренингов и мастер-классов по управлению проектами и смежным навыкам (переговоры, проведение презентаций, управление командой и т.п.). По результатам обучения выдаются свидетельства о прохождении обучения и методические материалы (презентации, рабочие тетради).