Роботизация сверки актов с контрагентами на PIX RPA для «Централизованной бухгалтерии»
Заказчик
ООО «Централизованная бухгалтерия» — предприятие в Томске, обслуживающее ведущих ритейлеров. На обслуживании компании находятся 50 компаний из Томска, Новосибирска и Москвы. В бухгалтерии обрабатываются акты сверки по девяти юридическим лицам и более чем 1000 контрагентам.
Проблематика
Ситуация до внедрения решения
До проекта в ООО «Централизованная бухгалтерия» акты сверки взаиморасчетов с контрагентами по девяти юридическим лицам и более чем 1000 контрагентам сверяли вручную. Бухгалтеры выгружали акты из систем, проверяли почтовый ящик на наличие актов от поставщиков, сравнивали данные поставщиков и заказчиков, формировали протоколы разногласий и отчеты о проделанной работе.
Из-за объема однотипных операций три бухгалтера были заняты рутинной сверкой и обработкой документов. В процессе нужно было оставить сотрудникам обработку только исключений, заложенных на старте проекта, а повторяемые действия передать программному роботу.
Основные проблемы
- Ручная сверка актов по девяти юридическим лицам.
- Более 1000 контрагентов в процессе сверки.
- Много однотипных операций: выгрузка, проверка почты, сравнение актов.
- Бухгалтеры были перегружены рутинными задачами.
- Риск ошибок из-за человеческого фактора в повторяющихся действиях.
Цель проекта
Роботизировать рутинный процесс сверки взаиморасчетов с контрагентами, чтобы снизить нагрузку на бухгалтеров и передать программному роботу повторяемые операции по актам сверки.
Мне нужно также!
Задачи проекта
Автоматизировать выгрузку из систем актов сверки взаиморасчетов с контрагентами.
Настроить проверку почтового ящика на наличие новых актов сверки от поставщиков.
Обеспечить сравнение актов поставщиков и заказчиков.
Автоматизировать формирование протоколов разногласий.
Настроить формирование отчетов о проделанной работе.
Оставить сотрудникам самостоятельную обработку исключений, заложенных на старте проекта.
Решение
Ключевые особенности
- В основу решения лег программно-методический комплекс «Данила» разработки проектного офиса NFP компании «Первый Бит», созданный на базе PIX RPA.
- Робот состоит из программных алгоритмов и скриптов для цифровизации рутинных бизнес-процессов.
- В архитектуре проекта учтен опыт NFP: до старта работ команда разработчиков реализовала более пяти проектов по аналогичному бизнес-процессу сверки актов.
- Робот работает с системами и почтовым ящиком: выгружает акты, сравнивает документы и формирует протоколы разногласий и отчеты.
- В процессе сопровождения выявили потребность в оптимизации архитектуры процесса и реализовали доработку с рефакторингом кода.
- Проектная команда ООО «Централизованная бухгалтерия» была включена в процесс и оперативно консультировала исполнителей на этапах проекта.
Результат
Мы достигли поставленных целей и получили измеримые результаты
Бизнес-эффект
Роботизация изменила работу с актами сверки.
- Повторяемые операции по сверке актов переданы программному роботу.
- Снижена нагрузка на работников и количество ошибок из-за человеческого фактора.
- Три бухгалтера освобождены от рутины и могут сосредоточиться на более сложных и экспертных обязанностях.
- Сотрудники самостоятельно обрабатывают исключения, заложенные на старте проекта.
- Для бухгалтерского отдела роботизация стала первым шагом в цифровой трансформации.
«В процессе сопровождения программного робота в связи с особенностями систем, с которыми работает робот, была выявлена потребность в оптимизации архитектуры процесса и реализована доработка с рефакторингом кода».
Директор ИТ-службы ООО «Централизованная бухгалтерия»
Хотите похожий результат для вашего бизнеса?
Свяжитесь с нами, и мы обсудим, как наши решения могут помочь достичь ваших целей
Оставить заявку
