Как топливозаправочный оператор аэропорта Шереметьево в 3 раза ускорил подготовку пакета из 25 управленческих отчетов и отказался от ручного переноса кадровых данных
Заказчик
АО «АЭРО-Шереметьево» – совместное предприятие ООО «ЛУКОЙЛ-АЭРО» и АО «Международный аэропорт Шереметьево». Компания оказывает полный спектр услуг по авиатопливообеспечению в Международном аэропорту Шереметьево. Финансовый департамент компании готовит управленческую отчетность для руководства и акционеров.
Проблематика
Ситуация до внедрения решения
До проекта в АО «АЭРО-Шереметьево» отсутствовала система для формирования управленческой отчетности. Сотрудники финансового департамента выгружали данные из «1С:Бухгалтерия Предприятия» и «1С:Зарплата и управление персоналом», затем вручную анализировали и собирали 25 форм управленческой отчетности со сложными алгоритмами расчета и взаимосвязями.
За отдельные формы и блоки отвечали разные сотрудники, поэтому подготовка пакета включала сбор данных, сверку связей между отчетами и ручную проверку руководителем планово-экономического отдела. Данные по фонду оплаты труда отражались в бухгалтерской системе сводно, а данные по численности персонала в ней отсутствовали, поэтому их переносили из кадровой системы в расчетные таблицы. Подготовка полного пакета отчетности для акционеров и руководства занимала до 10 рабочих дней.
Основные проблемы
- Отсутствовала система для формирования управленческой отчетности.
- Данные из «1С:Бухгалтерия Предприятия» и «1С:Зарплата и управление персоналом» выгружались и сверялись вручную.
- 25 управленческих форм имели сложные алгоритмы расчета и взаимосвязи.
- Данные по фонду оплаты труда отражались сводно, а данные по численности персонала отсутствовали в бухгалтерской системе.
- Подготовка полного пакета отчетности занимала до 10 рабочих дней.
Цель проекта
Сократить срок подготовки управленческой отчетности АО «АЭРО-Шереметьево» за счет перевода подготовки форм из ручной консолидации в расчетных таблицах в управляемый процесс на базе решений на платформе «1С:Предприятие 8». Важно было сохранить утвержденный акционерами формат отчетности и связать бухгалтерские, кадровые и операционные данные.
Мне нужно также!
Задачи проекта
Сформировать единый источник управленческих показателей для работы финансовой службы с бухгалтерскими, кадровыми и операционными данными по согласованным правилам.
Обеспечить сбор фактических данных по единым правилам, чтобы финансовая служба могла проверять источник и состав показателей внутри системы.
Обеспечить формирование показателей в нужных аналитических разрезах за счет единой структуры нормативно-справочной информации для бюджетирования.
Ускорить получение фактических данных по российскому бухгалтерскому учету, операционному учету и кадровому учету для план-фактного анализа.
Исключить ручной перенос данных по фонду оплаты труда, резервам, численности, сотрудникам, должностям и центрам финансовой ответственности из кадровой системы.
Обеспечить финансовую службу единым системным инструментом для формирования пакета из 25 отчетов, проверки данных, контроля статусов и выгрузки результата в утвержденном табличном формате.
Сохранить привычный порядок работы бухгалтерии при переходе на целевое решение.
Решение
Ключевые особенности
- Целевая система построена на базе обновления «1С:Бухгалтерия Предприятия» до «1С:Бухгалтерия Предприятия» + БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет.
- Для 25 форм управленческой отчетности собраны правила формирования каждого показателя, определены источники данных и связи между формами.
- Сформирована структура нормативно-справочной информации для блока «Бюджетирование»: статьи затрат, прочие доходы и расходы, статьи движения денежных средств, способы отражения зарплаты, номенклатурные группы, статьи оборотов и центры финансовой ответственности.
- Настроен обмен с «1С:Зарплата и управление персоналом 8»: в целевую систему передаются данные по фонду оплаты труда, резервам, численности, сотрудникам, должностям и центрам финансовой ответственности в управленческой детализации. При этом правила ведения регламентированного учета остаются без изменения.
- Разработано автоматизированное рабочее место формирования управленческой отчетности: пользователь выбирает период, сценарий и пакет отчетности, формирует комплект из 25 управленческих форм или отдельную форму, проверяет данные, устанавливает статусы и выгружает результат в утвержденном табличном формате.
- Установлены технические ограничения для элементов справочников, по которым не настроены правила получения данных в управленческий учет, и разграничены права доступа на уровне записей.
Результат
Мы достигли поставленных целей и получили измеримые результаты
Бизнес-эффект
По итогам проекта финансовая служба работает с управленческой отчетностью в едином системном контуре:
- Пакет из 25 управленческих форм формируется в целевой системе и выгружается в утвержденном табличном формате;
- Срок подготовки полного пакета отчетности сокращен с 10 до 3 рабочих дней;
- Фактические показатели по данным бухгалтерского, кадрового и операционного учета доступны сразу после проведения документов, а не после ручной выгрузки и сверки;
- Данные по фонду оплаты труда, резервам и численности передаются из кадровой системы в детализации, необходимой для управленческой отчетности;
- Для руководителя планово-экономического отдела проверка отчетности стала прозрачнее: формы готовятся по единым правилам, имеют статусы, проверяются в одном рабочем месте и передаются единым пакетом;
- Финансовая служба получила возможность больше времени уделять анализу отклонений и контролю показателей.
«Для компании, работающей в инфраструктуре крупнейшего аэропорта страны, управленческая отчетность должна быть такой же надежной и предсказуемой, как ключевые операционные процессы. Для нас было важно не просто ускорить подготовку форм, а повысить управляемость самого процесса: связать бухгалтерские, кадровые и операционные показатели, закрепить единые правила формирования данных и обеспечить возможность проверки каждого показателя внутри системы. Такой подход позволил сохранить привычный формат отчетности для руководства и акционеров, сократить срок подготовки управленческой отчетности и дать финансовой службе больше времени на анализ отклонений и контроль показателей»
Татьяна Владимировна Камбулова
Заместитель Генерального директора по экономике и финансам АО «АЭРО-Шереметьево»
Хотите похожий результат для вашего бизнеса?
Свяжитесь с нами, и мы обсудим, как наши решения могут помочь достичь ваших целей
Оставить заявку
