Адаптация персонала в 1С: ЗУП КОРП

В современных условиях эффективное управление персоналом является неотъемлемым условием достижения успеха в бизнесе, фактором, определяющим репутацию компании, ее перспективы и темпы развития.

Процесс эффективного управления персоналом включает не только расчет заработной платы и кадровый учет, но и подбор и оценку персонала, прохождение адаптации, процессы обучения и мотивации.

Для компаний с большим штатом сотрудников организация таких процессов в ручном режиме становится практически невозможной. К счастью, существуют программные продукты, позволяющие снизить трудоемкость рутинных операций. Одним из таких продуктов является отечественная программа 1С:ЗУП КОРП, в которой, кроме расчета заработной платы и кадрового учета, реализована функциональность HR, включающая несколько подсистем, таких как «Подбор», «Обучение», «KPI» и другие. Программа 1С:ЗУП КОРП позволяет подключать только те подсистемы, в которых есть необходимость.

Интеграция новых сотрудников в коллектив, ускорение их профессиональной и социальной адаптации к условиям работы является важным этапом в процессе управления персоналом. Вот почему функционал подсистемы «Адаптация» вызывает особый интерес у специалистов HR.

Подсистема «Адаптация» позволяет решать следующие задачи:

— Обеспечение сотрудника всем необходимым: с помощью программы создаются задачи обеспечения сотрудника пропуском, персональным компьютером, учетной записью и правами доступа, канцелярскими принадлежностями и так далее.

— Отслеживание прогресса: программа позволяет отслеживать процесс адаптации каждого нового сотрудника, фиксировать его достижения и определять области, требующие дополнительного внимания.

— Планирование мероприятий: функционал системы предлагает инструменты для планирования и проведения обучающих мероприятий, включая создание расписания, назначение участников и контроль посещаемости.

— Сбор обратной связи: система позволяет собирать отзывы от новых сотрудников и их коллег о процессе адаптации, что способствует улучшению качества этого процесса.

Начало работы с подсистемой 

Чтобы начать работу с подсистемой «Адаптация» необходимо включить ее функционал — войти в Настройки — Управление персоналом — Адаптация и увольнение и установить флаг Назначаются задачи адаптации и увольнения.

После выполнения данной настройки пользователю становится доступным справочник «Мероприятия адаптации и увольнения».

Справочник можно наполнять мероприятиями, проводимыми в организации в процессе адаптации и увольнения сотрудников.

Рассмотрим создание элемента справочника «Мероприятия адаптации и увольнения» для автоматизации процедуры выдачи пропуска новому сотруднику. Для этого в карточке мероприятия необходимо заполнить поля:

• Указать название и описание мероприятия;
• Установить галочку активности мероприятия в поле «Выполняется в настоящее время»;
• Указать ответственного — это может быть самостоятельное выполнение, например, ознакомление с инструкциями, или назначение ответственного сотрудника, если новому работнику требуется инструктаж;
• Уточнить, для каких сотрудников проводится мероприятие. Можно выбрать несколько критериев отбора одновременно;
• Уточнить события, при которых назначается данное мероприятие, например, приём на работу, возвращение из отпуска по уходу за ребёнком, перемещение или восстановление в должности.

В результате настройки карточки мероприятия мы получим задачу «Выдача удостоверения», которая будет назначена конкретному исполнителю при выполнении определенных условий: приём нового сотрудника на любую должность в организацию «Крон-Ц».  Прием нового сотрудника на работу оформляется документом «Решение о приёме на работу». В этом документе на закладке «Задачи адаптации» необходимо указать необходимые мероприятия адаптации, например, «Выдача пропуска», выбрав его из справочника. Одновременно  в документе «Решение о приеме на работу» можно подобрать и указать столько мероприятий адаптации, сколько необходимо, и указать разных исполнителей для каждого мероприятия.

Аналогично заполнить документ «Решение о приеме на работу» мероприятиями по адаптации, нажав кнопку Заполнить. В документ автоматически попадут мероприятия из справочника, где заранее настроено назначение этих мероприятий для всех новых сотрудников, а также можно указать список событий, при которых проводится данное мероприятие по адаптации.

ФИО исполнителя можно выбрать или непосредственно из списка пользователей, работающих в программе, или из роли исполнителя.

В случае выбора типа данных «Пользователь» выполняется переход в справочник «Пользователи».

В случае выбора типа данных «Роль исполнителя» выполняется переход в справочник «Роли исполнителей», в котором для каждой роли определен список исполнителей из справочника «Пользователи».

При проведении документа «Решение о приеме на работу» сформируется «Задание адаптации и увольнения» с кратким описанием мероприятия, ФИО исполнителя, сроком исполнения.

Для получения исполнителем назначенных или просроченных задач необходимо настроить расписание отправки уведомлений. Настройка параметров уведомлений выполняется в разделе «Администрирование — Органайзер».

Возможности программы позволяют выбрать несколько вариантов отправки уведомлений исполнителю.

Например, это может быть Напоминание:

Уведомление в формате Напоминания пользователь будет видеть получать в виде всплывающего окна.

Уведомление о задаче, требующей исполнения, можно просмотреть на стартовом экране пользовательского интерфейса. Этот тип уведомления создаётся автоматически, но пользователи должны самостоятельно обновить список текущих задач.

Пожалуй, самый удобный и функциональный способ получения уведомлений о назначенных и просроченных задачах — по электронной почте. Для настройки рассылки в карточке сотрудника необходимо указать адрес электронной почты.

Однако, если сотрудник не является пользователем программы, он не сможет сделать отметку о начале выполнения задачи. Отметка необходима для отслеживания этапов адаптации с помощью отчёта «Сотрудники на адаптации и увольняемые».

На данный момент единственный способ решить эту проблему — опубликовать базу данных на веб-сервере или приобрести дополнительные лицензии.

Заключение

Адаптация персонала в 1С: ЗУП КОРП представляет собой эффективный инструмент для управления процессом интеграции новых сотрудников в организацию. Автоматизация многих задач и возможность сбора данных в режиме реального времени позволяют оперативно реагировать на возникающие проблемы и повышать эффективность работы всей команды.

Для более эффективного использования возможностей подсистемы «Адаптация» рекомендуем ознакомиться с функционалом подсистем «Оценка» и «Обучение», в которых поддерживается ведение процессов, смежных с процессом адаптации.

Автор статьи: Одгаева Оксана, старший консультант отдела методологии и учета.