Замещение отсутствующих сотрудников

Любой сотрудник организации может заболеть, быть направлен в командировку, уйти в отпуск или иное отсутствие, т.е. возникает ситуация, когда его необходимо кем-то заменить. В статье ответим на основные вопросы по замещениям применительно к 1С: ЗУП КОРП (ред.3). 

Как освободить ставку на время отсутствия сотрудника в ЗУП КОРП?

В документе отсутствия (Больничный лист, Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Командировка, Отгул, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и др.) установить соответствующий флажок «Освободить ставку на период отсутствия» (рис. 1, 2).

Рисунок 1 – Больничный лист

Рисунок 2 – Отпуск

Как в ЗУП КОРП оформить временного работника на период отсутствия основных сотрудников?

Оформить временного работника на период отсутствия основного в системе можно кадровыми документами:

1. Совмещение должностей
2. Подработка
3. Кадровый перевод
4. Прием на работу

Документы Совмещение должностей и Подработка становятся доступными для регистрации при включении соответствующей функциональности в настройках Расчета зарплаты и Кадрового учета соответственно.

 В чем отличие документов Подработка и Совмещение должностей?

Совмещение должностей – позволяет регистрировать выполнение работником дополнительной работы:

• по другой профессии (должности)
• по аналогичной профессии (должности), т.е. расширении зон обслуживания (увеличении объема работы)
• при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Дополнительная работа выполняется без освобождения от основной работы, определенной трудовым договором.

Также документ позволяет назначить размер доплаты сотруднику за совмещение должностей в размере:

• % от ФОТ совмещаемой должности,
• % от ФОТ совмещающего работника,
• Расчетом разницы между ФОТ совмещаемой должности и ФОТ сотрудника,
• Задать произвольной суммой.

В окончательный расчет заработной платы доплата за совмещение будет рассчитана пропорционально отработанному времени совмещающего сотрудника (рис. 3).

Рисунок 3 – Документ «Совмещение должностей»

Подработка – документ позволяет регистрировать временное расширение должностных обязанностей работников без оформления приказов о приеме на работу по совместительству. В отличие от совмещения должностей, при оформлении подработки учитываются все особенности оплаты труда и графика работы в соответствии с выбранной позицией штатного расписания. При необходимости данные по оплате труда, ставке и графику работы можно скорректировать, дополнительно можно указать данные отсутствующего работника (рис.4).

Рисунок 4 – Документ «Назначение подработки»

При регистрации подработки в системе автоматически создается «скрытый» элемент справочника Сотрудники. При формировании табеля учета рабочего времени сотрудник табелируется как по основному месту, так и по подработке отдельными строками. Аналогично при формировании начисления заработной платы расчет производится по сотруднику отдельными строками по фактически отработанному времени.

Данные о сумме начисления по подработке будут выведены в расчетном листке сотрудника также отдельной строкой (рис. 5).

Рисунок 5 – Расчетный листок с подработкой

Как в 1С: ЗУП КОРП ввести замещение?

Кадровое мероприятие по замещению временно отсутствующего работника в 1С ЗУП КОРП можно оформить непосредственно из документа отсутствия по гиперссылке «Ввести замещение на период неявки» (рис.6).

Рисунок 6 – Документ «Отпуск»

При нажатии на гиперссылку система предложить выбрать кадровый документ, которым необходимо зарегистрировать замещение. По умолчанию это Прием на работу и Кадровый перевод, дополнительно при включенной функциональности будут доступны Совмещение должностей и Подработка (рис. 7).

Рисунок 7 – Выбор кадрового документа для оформления замещения

Выбрав кадровый документ, по гиперссылке откроется форма документа, в которой предзаполнен ряд данных, в том числе период замещения. В случае с оформлением Приема на работу на вкладке «Трудовой договор» будет автоматически проставлена дата окончания срочного трудового договора. При необходимости данные можно скорректировать.

Аналогичным образом можно регистрировать замещения непосредственно из документов Кадрового перевода, Приостановления трудовых договоров.

Есть ли в 1С: ЗУП КОРП ограничения по количеству людей в цепочке замещений?

Такого ограничения нет, в цепочке может быть задействовано неограниченное количество работников.

Необходимо ли дополнительно прекращать зарегистрированные кадровые мероприятия по замещениям?

Если в документах «Кадровый перевод», «Совмещение должностей», «Назначение подработки» указан период с … по …, то дополнительных действий не требуется, система автоматически прекратит действие документов в соответствии с указанной датой окончания.

Если дата окончания в документах «Совмещение должностей», «Назначение подработки» не указана, то для прекращения мероприятий необходимо ввести документы «Отмена совмещения», «Прекращение подработки» соответственно. В случае кадрового перевода без срока окончания, необходимо ввести кадровый перевод и вернуть сотрудника на прежние условия трудового договора.

В случае заключения срочного трудового договора на период отсутствия основного работника документом «Прием на работу», для прекращения трудовых отношений необходимо зарегистрировать документ «Увольнение».

Как увидеть, кто из сотрудников за кого работает? Есть ли в 1С: ЗУП КОРП уже разработанные отчеты по цепочкам замещений?

После оформления цепочки замещений в документах будет указана информация об отсутствующем и замещающих его сотрудниках. Ссылка активная, перейдя по ней, откроется окно выбора документа замещения, в котором также отображена информация об отсутствующем и замещающих его сотрудниках с указанием кадрового события, которым оформлено замещение. По такой ссылке можно перейти в соответствующий кадровый документ конкретного сотрудника (рис. 8).

Рисунок 8 – Отображение информации о замещающих и отсутствующем

По гиперссылке «Отчет», расположенного внизу открывшегося окна замещения, можно сформировать отчет по цепочкам созданных кадровых документов к конкретному отсутствию (рис. 9).

Рисунок 9 – Отчет по цепочкам кадровых документов

Типового кадрового отчета для просмотра информации по замещениям в системе не реализовано. На проектах мы дорабатываем такие отчеты под потребности заказчика. Пример донастроенного отчета представлен на рис. 10.

Рисунок 10 – Отчет по цепочкам кадровых документов

Мы рассмотрели/разобрали с вами практические вопросы, возникающие в компаниях при замещении сотрудников. Если у вас остались открытые вопросы и вы не можете найти на них ответ, вам нужна консультация по автоматизации ваших бизнес-процессов в 1С: ЗУП, мы всегда готовы прийти к вам на помощь. Команда сертифицированных специалистов по 1С с большим проектным опытом работы внедрения систем и автоматизации бизнес-процессов окажет вам квалифицированную консультацию по ведению учета в 1С, поможет подготовить системориентированную методологию учета для внедрения.

Получите бесплатную консультацию экспертов команды NFP Первый Бит

Автор статьи: Анна Макова, старший консультант отдела методологии и учета.