Оптимизация учета рабочего времени с помощью 1С ЗУП КОРП

Закон требует от работодателя регистрировать фактическое рабочее время каждого сотрудника. Если работодатель не выполняет это обязательство, ответственные должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности Федеральной инспекцией труда. 

Учет рабочего времени в 1С ЗУП КОРП 

Закон требует от работодателя регистрировать фактическое рабочее время каждого сотрудника. Если работодатель не выполняет это обязательство, ответственные должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности Федеральной инспекцией труда. 

Основным документом, подтверждающим учёт рабочего времени, является табель учёта рабочего времени. В нём фиксируются все случаи присутствия или отсутствия сотрудников на рабочем месте. В программе 1С ЗУП КОРП редакции 3.1 можно вести табель двумя способами: заполнять отдельный документ (раздел «Зарплата» — «Учет времени» — «Табели») или формировать отчёт по форме Т-13 (раздел «Зарплата» — «Отчёты по зарплате»). В этой программе нет необходимости создавать табель исключительно с помощью документа «Табель», достаточно просто сформировать отчёт по форме Т-13, так как в 1С ЗУП КОРП документы, регистрирующие отсутствие сотрудников, являются одновременно кадровыми и расчётными. 

Вести учет рабочего времени можно двумя способами:

1.Учет отклонений, для которого достаточно вводить документы отсутствий сотрудника, например: отпуск, командировка, больничный лист, отсутствие и т.д. При таком учете создавать документ «Табель» нет необходимости. Для печатной формы Т-13 достаточно сформировать отчет Табель учета рабочего времени Т-13 (Зарплата-Отчеты по зарплате-Табель учета рабочего времени Т-13). Этот метод рекомендуемый в 1С ЗУП КОРП.

2.Учет рабочего времени методом сплошной регистрации. Данный метод подразумевает под собой заведение документов отклонения в программу и формирование документа «Табель». При сплошном методе необходимо учитывать тот момент, что Табель является приоритетным документом и заработная плата будет начисляться исходя из данных, зарегистрированных в табеле.

При изменении и корректировке данных документов отклонения автоматический перерасчёт заработной платы не производится, пока не будет перезаполнен документ «Табель».

В программе 1с ЗУП КОРП согласно трудовому законодательству существует несколько видов рабочего времени:

1.Рабочее время нормальной продолжительности. Стандартная продолжительность 40 часов в неделю.  Например, пятидневная рабочая неделя, шестидневная и т.д

При настройке такого графика, необходимо указать способ заполнения графика по дням недели, вид времени Явка, и указать в расписании работы 5 дней по 8 часов. Для шестидневной рабочей недели, рабочие дни могут составлять, например 5 дней по 7 часов и 1 день 5 часов. Норма часов работы в неделю не должна превышать 40 часов.

2. Сокращенное рабочее время — продолжительность рабочего дня сокращена.

Сокращённая продолжительность рабочего времени установлена для следующих категорий работников:

• сотрудники моложе 16 лет — не более 24 часов в неделю;
• сотрудники от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю;
• инвалиды I и II групп — не более 35 часов в неделю;
• работники с вредными условиями труда III или IV степени или опасными условиями труда — не более 36 часов в неделю.

Работодатель обязан соблюдать эти нормы. Нарушение закона, например, приём 16-летнего сотрудника на полный рабочий день, влечёт за собой штраф для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей в размере до 5000 рублей, а для компаний — до 50 000 рублей.

3.Неполное рабочее время.

Неполное рабочее время означает, что сотрудник работает меньше 40 часов в неделю, и его зарплата зависит от отработанных часов. В законе нет минимального количества часов для неполной занятости. Обычно неполное рабочее время — это право и работодателя, и сотрудника. Однако в определённых случаях работодатель обязан предоставить неполное рабочее время по запросу сотрудника, если тот: беременная женщина; родитель с ребёнком до 14 лет или ребёнком-инвалидом до 18 лет; ухаживает за больным членом семьи.

4. Суммированный учёт рабочего времени применяется, когда количество рабочих часов в день или неделю может варьироваться. Переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие, и за определённый период (например, месяц, квартал или год, устанавливается ЛНА организации) работник должен отработать установленное количество часов

Функционал программы 1С ЗУП КОРП позволяет настраивать различные графики работы согласно потребностям вашей организации. Объединять схожие графики в режим работы. Благодаря этой функции в штатном расписании можно указывать не график работы, а режим работы.

Режим работы будет доступен после настройки программы (Настройка-Расчет зарплаты-установить флаг Использовать режимы работы сотрудников). Рис.1

При включении флага Использовать смены работы, вам доступен функционал по настройке смен в графиках работы. Рис.2

Возможность отслеживать рабочее время по сменам:

• составлять графики смен;

• планировать смены в индивидуальных графиках работы (с использованием специального документа «Индивидуальный график сменности»);

• указывать смены при заполнении табеля.

Аналогично, можно включить настройку отражения части смен, переходящих на следующие сутки, в день начала смены.

Смена «переходящая» — это смена, которая начинается в одни календарные сутки, и заканчивается в другие.

Программа позволяет учитывать такие смены двумя способами:

• делить рабочее время по календарным дням, приходящимся на время смены
• либо регистрировать все часы на день начала смены
Согласно статье 153 Трудового кодекса РФ, если часть рабочего дня или смены приходится на выходной или праздничный день, то оплата производится за фактически отработанные часы в этот день (от 0 до 24 часов).
С возможностями программы можно создать график работы, сотрудникам работающим посуточно. Например, сторожам.

В графике работы указываем вид времени Явка и Ночь, задаем цикл произвольной длины,в нашем случае это сутки через двое. Важно учитывать, что в таком графике работы, необходимо создать график на каждого сторожа отдельно и задать соответствующий цикл работы. Если в организации работает три сотрудника на должности Сторож, соответственно будет создано 3 графика для каждого свой.

При создании табеля учёта рабочего времени учитывайте специфику программы. Программа не позволит вам создать два идентичных табеля для одного сотрудника в течение отчётного периода, выдавая предупреждение об ошибке. При необходимости внести изменения в табель для перерасчета заработной платы, необходимо создать документ табель по кнопке Исправить из первичного документа Табель.

При нажатии кнопки Исправить, автоматически создается новый документ Табеля месяц и дата документа устанавливаются текущие, но период исправления предыдущий, в нашем случае июль 2024г. В документе отображается, что документ является исправлением другого документа и по ссылке Открыть исправленный документ, мы сможем обратиться к первичному документу.

Благодаря возможностям программы 1С ЗУП КОРП, составление графиков работы и создание табелей учёта рабочего времени не вызывает сложностей. Это помогает вовремя и корректно начислять и выплачивать зарплату сотрудникам компании.

Получите бесплатную консультацию экспертов команды NFP Первый Бит

Автор статьи: Одгаева Оксана, старший консультант отдела методологии и учета.