Что такое информационное болото

Если вы не знаете, что такое информационное болото, то либо вам очень повезло, либо вы уже успешно внедрили BI-систему.

Что такое информационное болото?

Если вы не знаете, что такое информационное болото, то либо вам очень повезло, либо вы уже успешно внедрили BI-систему.

А если вы привыкли пользоваться для аналитики и отчетности функционалом Excel, а данных становится всё больше, можно легко увязнуть в болоте из данных, и в какой-то момент это болото может начать наносить вред вашему бизнесу. Особенно рискованно, если данные лежат в разных системах (например, 1С и CRM), между которыми не настроена интеграция, и вы или ваши сотрудники собирают отчетность в виде таблиц в excel вручную, превращая это в повторяющуюся и усложняющуюся рутину.

На всякий случай мы перечислим основные (но не все) проблемы, с которыми можно столкнуться при подготовке отчетности в Excel:

• Неэффективная работа с множеством источников данных: в случае, если несколько людей работают с разными источниками данных, может возникнуть сложность в согласовании информации и поддержании актуальности данных.
• Трудности с данными: необходимость обработки и чистки больших объемов данных, возможные ошибки в данных из разных источников. При увеличении объемов данных и сложности анализа, Excel может стать неудобным и неэффективным инструментом.
• Временные задержки: ручной сбор данных и построение отчетности может занимать много времени, замедляя процесс анализа. Также ручное обновление отчетов при изменении данных может привести к несвоевременной и неполной информации.
• Ограниченные возможности Excel: недостаточная функциональность Excel для сложного анализа данных и построения высокоинтерактивных дашбордов. Также Excel может столкнуться с ограничениями при обработке больших объемов данных, что может усложнить анализ и снизить производительность.
• Ошибки в отчетности: возможность допущения ошибок при обработке данных, что может привести к некорректным выводам.
• Отсутствие единых стандартов: необходимость создания стандартов отчетности и единообразия данных для обеспечения качественной работы.
• Проблемы с безопасностью данных: хранение чувствительных данных в открытых Excel-файлах может привести к угрозе конфиденциальности и безопасности информации.

Мы расскажем, как можно избежать этих проблем и выбраться из информационного болота.

Визуализация данных — что это и как лучше использовать

Визуализация данных — это процесс представления информации в виде графиков, диаграмм, таблиц и других визуальных элементов для лучшего понимания данных, выявления паттернов, трендов и взаимосвязей, а также принятия обоснованных решений на основе анализа.

Для эффективного использования визуализации данных рекомендуется следовать следующим стратегиям:

1. Выбор формата визуализации: выберите подходящий тип графика или диаграммы в зависимости от целей анализа данных. Например, линейный график подходит для отслеживания трендов, а круговая диаграмма — для показа долей. Далее в статье мы подробнее расскажем о примерах графиков.
2. Простота и понятность: визуализация должна быть понятной и простой для восприятия. Избегайте перегруженных графиков, необходимое количество информации и правильный выбор цветов помогут сделать данные более удобными для анализа.
3. Интерактивность: используйте инструменты или программы, которые предоставляют возможности для интерактивной визуализации данных, такие как добавление всплывающих подсказок, фильтров, динамических элементов и пр.
4. Контекст и аналитика: визуализация должна быть сопровождена аналитическим комментарием или контекстной информацией для более глубокого понимания данных. Объясните выводы, сделанные на основе визуализации.
5. Использование специализированных инструментов: для продвинутого создания дашбордов и отчетов лучше использовать современные BI-системы — правильное использование визуализации данных поможет сделать анализ информации более наглядным, улучшит понимание данных и облегчит процесс принятия управленческих решений на основе данных.

Если вы привыкли пользоваться табличными видами для построения отчетности, но хотите строить информативные, понятные и приятные для восприятия графики, то мы подготовили небольшие рекомендации.  

    1.Линейные и столбчатые графики.

 Линейные графики и столбчатые диаграммы являются основными инструментами для визуализации изменения финансовых показателей во времени. Например, применение линейного графика позволяет наглядно отслеживать динамику выручки компании по месяцам или кварталам за год.

Для финансистов:

Столбчатые диаграммы эффективно используются для сравнения ключевых финансовых показателей между разными периодами или отделами компании, например, сравнение затрат по различным статьям за последние несколько месяцев или лет.

Для руководителей отдела продаж:

Руководители отдела продаж играют ключевую роль в повышении эффективности продаж, оптимизации стратегий и управлении командой сотрудников. Для принятия обоснованных решений им требуется анализ данных, который помогает выявить тренды, понять потребности клиентов, идентифицировать успешные и неэффективные стратегии.

Графики продаж: Линейные графики для отслеживания выручки по периодам, столбчатые диаграммы для сравнения продаж по продуктам, регионам, менеджерам – с возможностью анализировать в различных разрезах (например, товара на какую выручку продали менеджеры в Саратове с января по сентябрь, и чтобы выручка отображалась за каждый месяц. А если добавить на график план продаж по месяцам в виде линии — получится комбинированный график).

    2.Комбинированные столбчато-линейные диаграммы

Комбинированные столбчато-линейные диаграммы являются эффективным инструментом визуализации данных для финансистов и руководителей, поскольку они позволяют объединить информацию о количественных показателях и их динамике во времени на одном графике.

Для финансистов:

• Выручка и чистая прибыль: На графике можно сравнить выручку (колонки) и чистую прибыль (линия) компании за различные периоды, что позволит увидеть их взаимосвязь и изменение со временем.
• Расходы и прибыль: Сравнение общих расходов (колонки) и чистой прибыли (линия) может помочь выявить эффективность управления затратами и их влияние на финансовый результат.
• Доходы от разных источников: На графике можно отобразить доходы от различных источников (различные колонки) и их динамику на фоне общего дохода (линия), чтобы оценить вклад каждого источника в общую картину.
• Сравнение финансовых показателей различных подразделений или проектов: Комбинированный график позволяет сравнить ключевые финансовые показатели различных подразделений или проектов с помощью столбцов и отслеживать их изменения со временем с помощью линии.

Для руководителей отдела продаж:

Используя комбинированные столбчато-линейные диаграммы, руководители отдела продаж могут наглядно отслеживать ключевые показатели, выявлять тренды и паттерны в продажах, анализировать эффективность стратегий и принимать обоснованные решения для улучшения результатов отдела.

• Сравнение объемов продаж и конверсии: На графике можно отобразить объемы продаж (столбцы) и процент конверсии (линия) для разных продуктов или периодов. Это позволит выявить эффективность работы команды продаж и динамику конверсии по времени.
• Анализ эффективности каналов продаж: Сравнение объемов продаж через различные каналы (например, онлайн, офлайн, партнеры) в виде столбцов с динамикой продаж в каждом канале (линии) поможет выявить наиболее эффективные каналы и области для улучшения.
• Сравнение продаж различных товаров/услуг и сезонных колебаний: На графике можно сопоставить продажи разных товаров или услуг (столбцы) с изменениями объемов продаж в разные сезоны или периоды (линия), чтобы лучше планировать запасы и маркетинговые мероприятия.
• Мониторинг выполнения планов продаж: Сравнение фактических продаж (столбцы) с планами продаж (линия) поможет руководителю отдела продаж оценить достижимость целей и принять корректирующие меры при необходимости.

    3.Круговые диаграммы:

Круговые диаграммы помогают представить доли чего-либо в общем объеме.

Для финансистов:

Например, построение круговой диаграммы расходов по отделам компании позволяет быстро определить, какая доля бюджета уходит на каждое подразделение.

Для руководителей отдела продаж:

Также круговая диаграмма продаж по товарам может показать, какие товары приносят наибольшую выручку и их долю в общих продажах.

    4.Точечные графики

Точечные графики — это графическое представление данных, где каждая точка представляет собой значение двух переменных. Они позволяют отобразить взаимосвязь между двумя переменными и выявить наличие корреляции между ними. Точечные графики являются отличным инструментом для изучения зависимостей между двумя или более переменными.

Для финансистов:

Использование точечных графиков в финансах помогает специалистам в проведении анализа данных, выявлении трендов и паттернов, принятии обоснованных решений и оптимизации стратегий инвестирования или управления финансовыми потоками компании.

Также этот вид визуализации удобен для анализа связи между ключевыми макроэкономическими показателями (например, ВВП, инфляция) и поведением финансовых рынков помогает финансовым аналитикам предсказывать реакцию рынков на изменения в экономике.

Для руководителей отдела продаж:

Например, построение точечного графика для анализа связи между инвестициями в маркетинг и выручкой позволяет определить эффективность маркетинговых кампаний и их влияние на финансовые результаты компании.

    5.Тепловые карты:

Тепловые карты помогают отображать взаимосвязи и корреляции между различными финансовыми показателями. Например, построение тепловой карты по продажам различных товаров в разных регионах позволяет выявить успешные товары и потенциально перспективные регионы для расширения продаж. Хитмап расходов на различные статьи в разрезе месяцев поможет выявить сезонные пики и оптимизировать бюджетирование компании.

В итоге, эффективное использование разнообразных способов визуализации данных в финансах не только улучшает аналитику и принятие решений, но и способствует более глубокому пониманию финансовых процессов и факторов, влияющих на финансовую эффективность компании, позволяет оптимизировать стратегии, повышать эффективность продаж и улучшать командную работу. Такой подход становится неотъемлемой частью современного управления продажами и помогает компаниям быть конкурентоспособными на рынке.

Получите бесплатную консультацию экспертов команды NFP Первый Бит

Автор статьи: Наталья Пушкарева, старший аналитик отдела роботизации процессов NFP.