Понятие и границы Бюджетного контроля

Ключевой целью бюджетного контроля является совершенствование процессов принятия управленческих решений по достижению намеченных планов (бюджетов).

Бюджетный контроль – позволяет выполнить процесс подготовки бюджетов, установки лимитов, сравнение стандартов, поиск причин отклонений фактических результатов от бюджетных, а также осуществляет разработку / принятие корректирующих мер.

Связь Бюджетного контроля с Бизнес-планированием

Бизнес планирование представлено такими этапами как:

• Планирование – процесс планирования годового бюджета в помесячном разрезе (по РСБУ, МСФО), также планирование на более длительные периоды – 3 или 5 лет.
• Сбор факта – сбор данных о фактическом исполнении бюджета за определенный промежуток времени.
• Актуализация, построение ожидаемого факта (прогноз) – данный этап осуществляется внутри бюджетного периода и подразумевает построение (моделирование) ожидаемого результата на конец бюджетного периода на базе каких-то имеющихся фактических данных.
• Анализ данных: план-фактный, факторный, сценарный – процесс анализа фактических данных для целей выявления отклонений и выработки решений по достижению намеченных планов.

 Бюджетный контроль сфокусирован на следующих процессах:

• Установка лимитов – определение элементов и установка лимитов.
• Корректировка лимитов – процесс изменения ранее установленных лимитов, как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения. Также процесс переноса лимита с одной статьи на другую относится к корректировке лимитов.
• Резервирование лимитов – создание резерва внутри установленного лимита для каких-то определенных целей.
• Исполнение – это процесс формирования самих лимитов, в виде формирования Договоров, создания графиков платежей, графиков закупок и поставок и другие элементы.
• Инвентаризация лимитов/резервов, списание невостребованных лимитов/резервов – процесс по определению лимитов/резервов, которые не были использованы в рамках хозяйственной деятельности предприятия и их списание.

Превентивный контроль

Бюджетный контроль в системе управления финансовыми ресурсами позволяет внедрить превентивный контроль.

Пост контроль – это контрольные расчеты отклонений по уже случившимся событиям.

На основании плановых и полученных фактических данных производится сопоставление показателей бюджетных статей, рассчитывается относительное и абсолютное отклонение.

По отклонениям производится дополнительная работа – анализ причин. Необходимо отметить, что данные расчеты не спасают от перерасхода и перекосов бюджета, но позволяют принять управленческие решения для нивелирования перерасходов в будущем.

Цель превентивного контроля состоит в том, чтобы предвидеть проблемы для предотвращения их возникновения.

Превентивный контроль осуществляет сравнение ожидаемых (с учетом последней имеющейся информации) результатов с целевыми, и в случае обнаружения разницы, ее анализ и корректировку.

Превентивный контроль занимает более активную позицию и стремится предвидеть проблемы и предотвратить их возникновение.

Превентивный контроль определяется как «прогнозирование разницы между фактическими и планируемыми результатами и осуществление мероприятий до начала таких события с целью их недопущения».

В то время как выявление основано на сравнении исторических фактических результатов с бюджетными за период до настоящего времени, превентивный контроль смотрит вперед и сравнивает:

• цель или задачи на период;
• какие фактически результаты в настоящее время прогнозируются.

Выстраивание процесса бюджетного контроля предполагает реализацию следующих необходимых действий:

• Согласование и контроль заявок на закупку / оплату;
• Формирование единого отчета по движению лимитов;
• Взаимосвязь между источниками и потребителями корректировок лимитов;
• Управление лимитами, контроль исполнения, корректировка лимитов и резервов, установка контроля статей бюджета посредством единого АРМ.
• В рамках одного документа возможно установление лимитов на разные бюджеты (БДР, БДДС, БЗ).

Установка лимитов

Для целей обеспечения предупредительного контроля одним из эффективных методов обеспечения бюджетного контроля является — установка лимитов.

Укрупненно можно выделить следующие ключевые источники «истощения» активов – места установки лимитов:

• Статьи расхода денежных средств;
• Закупка материалов;
• Статьи расходов.

Необходимо отметить, что Лимиты могут быть установлены не только на какой-то вид бюджета по сумме статье и/или ЦФО, но и в более детальных разрезах: подразделение, проект, регион, месторождение, вид топлива, контрагент и др. отраслевые единицы необходимые для аналитики.

Также в процессе установки лимитов существует подпроцесс — балансировка лимитов. По своей сути это процесс переноса лимитов/резервов между периодами или статьями бюджета. Схематично представлено на схеме ниже.

Резервирование лимитов

Резервирование лимитов — создание резерва внутри установленного лимита для каких-то определенных целей.

Резервирование лимитов позволяет осуществлять согласование текущих заказов по Закупкам в начале периода, не превышая установленный лимит на период, с учетом предстоящих затрат, в конце периода.

Корректировка лимитов и резервов

Корректировка лимитов – процесс изменения лимитов в соответствие с актуальными задачами предприятия. Корректировки могут быть в виде переносов лимитов между периодами, между статьями без изменения сумм, а также могут корректироваться суммы как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения.

Корректировки лимитов можно условно разделить на 2 части:

• автоматические – когда в соответствие с логикой одного бюджета в автоматизированных системах происходит взаимная увязка между подсистемами и производится перерасчет лимитов в автоматическом режиме по установленным правилам.
• ручные корректировки, когда в процессе деятельности происходят изменения в установленных лимитах в виде переносов: периода (перенос периода оплаты), переноса лимитов между статьями, между ЦФО. Также происходят увеличения установленных лимитов в связи с производственной необходимостью на основании новых вводных данных.

Исполнение бюджета. Контроль использования лимитов

Исполнение бюджета включает в себя:

• формирование потребности ЦФО (бюджетный контроль на уровне БДР);
• заключение договора и составление графика поставок, графика платежей (бюджетный контроль на уровне БЗ);
• формирование поставки, формирование платежа (бюджетный контроль на уровне БДДС).

На этапе исполнения бюджета формируется Проформа – проект первичного документа, который в свою очередь может являться основанием для отражения бухгалтерского документа. Проформы имеют такие преимущества, как отсутствие необходимости ввода вручную бухгалтерских документов, ответственность при этом за формирование проекта первичных документов ложится на ЦФО; все необходимые аналитики возможно отражать в проформе, а всю аналитичность для целей сбора факта получать через «связку» проформы и первичных бухгалтерских документов.

Инвентаризация лимитов и резервов

Инвентаризация лимитов и резервов – это процесс, позволяющий выявлять невостребованные лимиты и резервы.

Более подробно о функции Бюджетного контроля: 

5 лайфхаков по автоматизации бюджетного контроля в 1С:УХ 3.2

Преимущества бюджетного контроля в 1С:ERP.УХ 3.2

Получите бесплатную консультацию экспертов команды NFP Первый Бит

Автор статьи: Павел Шустиков, Бизнес Архитектор Группы развития офиса NFP.