Компания Foodstuffs внедрила RPA, чтобы помочь сотрудникам избежать переработок и работы в выходные дни

Новозеландская FMCG компания Foodstuffs использовала решения UiPath для автоматизации нескольких простых процессов, но при масштабировании обнаружилось, что RPA дает большие преимущества и для сотрудников. 

Чтобы и дальше предоставлять качественный сервис своим клиентам, Foodstuffs обратилась к UiPath для автоматизации процессов компании. В числе главных преимуществ RPA — упрощение процессов, экономия времени, и, как итог, улучшение качества жизни сотрудников благодаря надежной, эффективной и поддерживаемой технологии.

Тим Патон, руководитель по автоматизации финансового направления Foodstuffs North Island Limited, рассказал о решении внедрить RPA более подробно: «Мы проанализировали отчеты Gartner по RPA и узнали, каковы основные причины для внедрения автоматизации, а также необходимые для этого управление и структура. Тогда мы поняли, что простое решение принесет нам очень много пользы. У нас более 200 магазинов, и, соответственно, большие объемы работы, все эту работу мы проводим в системе SAP. Если мы можем найти такое решение, которое сэкономит хотя бы три минуты работы в одном магазине, и масштабировать его на весь бизнес, то это обернется для нас неоспоримым преимуществом. Мы знали, что технология RPA может помочь нашим сотрудникам поменять подход к работе. Но мы были удивлены, какое влияние она оказала на их повседневную жизнь вне работы».

Найти процесс для автоматизации

В компании Foodstuffs задумались об автоматизации, когда проанализировали, как часто банковские выписки подгружаются в SAP. Обнаружилось, что если выписки не было в системе, то вся последующая работа (например, административные задачи как внесение платежей на счета клиентов), не могла быть выполнена. «Для небольших магазинов, которые есть в нашей структуре, помнить каждый день о загрузке банковской выписки стало довольно хлопотно. Не каждый магазин мог бы делать это каждый день, и вместо этого их загружали раз в одну, а то и в две недели», — прокомментировал Патон.

Ранее загрузкой выписок в SAP занималось до 200 человек, и чтобы загрузить одну выписку, требовалось около трех минут. Как только процесс автоматизировали с помощью роботов UiPath, загрузка выписок стала выполняться каждый день, и этот процесс масштабировали на все 200 магазинов. Автоматизация этого процесса показала значительные результаты: между 1 апрелем 2019 года и 31 мартом 2020 года бизнес сэкономил около 9 000 часов, которые ушли на другие задачи. Решение работает независимо от сотрудников, их отпусков и дней вне работы, выписки все равно будут в системе.

«Когда мы автоматизировали процесс загрузки банковских выписок, я мог услышать что-то вроде: «Это замечательно, Тим, наконец-то не нужно думать об этом, это просто здорово». — Мы избавились от рутинной работы, от которой люди был не в восторге, и сделали так, чтобы эта задача выполнялась независимо от того, помнит о ней сотрудник или нет. Теперь сотрудники могут сосредоточиться на более сложных и интересных задачах», — сказал Патон.

Учесть особенности новой технологии

Одним из серьезных препятствий, с которым столкнулась Foodstuffs — внедрить новую платформу в уже существующий сложный стек технологий. Компания перешла на UiPath Orchestrator, как только увидела первые результаты от автоматизированной и централизованной загрузки банковских выписок для магазинов, создания счетов-фактур и отчетов. Единая панель управления роботами UiPath Orchestrator помогает Foodstuffs развертывать, защищать и управлять роботами по всей структуре организации.

«Мы говорили с проектировщиком, проверяя эксплуатационную готовность, обсуждали цены и необходимость виртуальных или физических серверов. В то время как получить одобрение концепции, быстро настроить ее на ноутбуке, и сразу увидеть результаты было несложно, на переход от концепции к полноценному внедрению потребовалось время, и нам нужно было получить еще внутреннее подтверждение.

Поэтому мы выбрали UiPath как единственного поставщика решений для автоматизации. Я исследовал этот рынок, и мы уже добились успехов благодаря продуктам UiPath, поэтому мы взяли на себя обязательство использовать их решения с самого начала. Мы наблюдали за тем, как UiPath выросли из сильного конкурента в лидеры рынка, так что это стало настоящей победой для нас», — Росс Паркс, владелец продукта, Intelligent Automation.

Вернуть сотрудникам выходные дни

Цепочка поставок стала еще одним успешным примером автоматизации для Foodstuffs. Компания выбрала простое действие: сотрудник регистрируется на сайте, нажимает несколько кнопок, а затем выходит из системы. Но делать это нужно было в пять утра, или в выходные. Получалось, что для выполнения этого действия, персоналу компании требовалось работать сверхурочно. Патон объяснил: «Как только мы автоматизировали этот процесс, те сотрудники сразу же освободились от дополнительной работы по выходным. Им больше не требовалось работать сверхурочно или по выходным. Для нас это прекрасный результат с точки зрения сохранения баланса между работой и личной жизнью. Сотрудники освобождаются от рутины для более интересных задач, и было доказано, что они становятся счастливее, потому что выполняют более значимую работу. Здорово, что им больше не нужно работать по выходным и просыпаться в пять утра».

Сократить время доставки отчетов

Еще одно преимущество RPA в том, что робот реагирует быстрее, чем человек успевает кликнуть мышкой. Благодаря автоматизации, Foodstuffs сократила временные рамки предоставления отчетов. Тим Патон прокомментировал: «В зависимости от того, сколько времени сотруднику потребуется на выполнение задачи, счета-фактуры буду доставляться клиентам в разное время. Например, самое раннее время получения отчета — 7:00 утра, самое позднее — 13:00 дня. Мы смогли упростить эту работу, и теперь все получают отчеты в 7:30 в понедельник».

«C тех самых пор, как мы начали работать с UiPath, отслеживаем результаты и говорим, что, скорее, перераспределяем нагрузку, чем экономим время. Это происходит потому, что в целом, автоматизируя задачу, мы не лишаем сотрудников работы, а освобождаем их для более продуктивной деятельности», — Тим Патон.