Переход с 1С:УПП на 1C:ERP: общий подход

В статье представлен подход к внедрению системы 1С:ERP, который может быть использован как при самостоятельном внедрении, так и с привлечением подрядчиков (например, специалистов компании NFP). Статья поможет лучше понять, какие шаги нужно совершить и каких рисков следует избегать, чтобы получить функционирующую систему, которая увеличивает прибыль компании.

Мы не будем рассказывать здесь о достоинствах программного продукта 1С:ERP, а также не будем приводить сравнения между 1С:УПП и 1С:ERP как между двумя информационными системами. Это тема отдельной статьи, здесь же мы расскажем об общем проектном подходе к внедрению 1С:ERP, а также обратим внимание на возможные риски, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта.

Методика внедрения 1С:ERP

Для внедрения 1С:ERP нашей компанией применяется комбинированная методика, которая объединяет каскадный и итеративный подход к внедрению. Реализация перехода с 1С:УПП на 1С:ERP состоит из трех видов итераций (см. Рис.1).

Рис.1. Методика внедрения 1С:ERP

1. Подготовительная итерация. Здесь мы занимаемся подготовкой к проекту и общим планированием. Результат – выработан подход, определены цели, план, риски проекта. Основные задачи данной итерации перечислим далее.
2. Основная итерация. Результат – полностью функционирующая система 1С:ERP, в которой можно работать и отражать бизнес-процесс компании, но при этом есть определённые и понимаемые ограничения.
Основная итерация – это этап проекта, который выполняется по классической каскадной методологии или Waterfall. Нужно отметить, что в итоге Заказчик получает полностью готовую к работе систему 1С:ERP и обученных пользователей.
3. Последующие, так называемые «номерные» итерации. Первая и последующие, со второй по N+1, итерации служат для доведения работающей и, в принципе, удовлетворяющей требованиям заказчика системы до идеального состояния, в которой уже не нужно будет ничего менять.

Каждая из итераций служит для выполнения определенной доработки, улучшения функционирующей системы в соответствии с пожеланиями заказчика. Эти итерации выполняем уже не по каскадной методологии, которая применяется для более крупных проектов, а по гибкой. Это может быть Agile, Scrum или другая – на усмотрение руководителя проекта.

Подготовительная итерация

На данной стадии проекта перехода 1С:ERP мы определяем подход к внедрению и общий план проекта. Основные задачи подготовительной итерации представлены на Рис.2.
Последовательность шагов, указанная на рисунке, носит рекомендательный характер. На практике задачи могут решаться и в другом порядке, что зависит от конкретной ситуации.

Рис.2. Подготовительная стадия

Проект начинается с управленческого решения о переходе на новую систему, которое оформляется распорядительным документом, например, приказом по компании. Данное решение должно быть принято на уровне предприятия, т.к. в будущий процесс будут вовлечены практически все подразделения компании.

Также требуется выбрать программный продукт, который наиболее точно соответствует особенностям конкретной компании. Например, это может быть 1С:ERP или 1С:Комплексная Автоматизация, если бизнес-процессы не включают сложное производство, которое требует производственного планирования, или же это может быть одно из отраслевых решений, разработанных под особенности конкретной отрасли.

Один из следующих шагов – назначение руководителя проекта, который будет управлять процессом внедрения. Он должен обладать достаточными полномочиями и компетенциями, которые позволят выполнять необходимые действия, в том числе, вносить предложения по изменению бизнес-процессов компании.

Кроме полномочий, руководитель проекта должен иметь личную заинтересованность в результате внедрения. Нужно продумать систему мотивации для руководителя и команды проекта.

Далее руководитель проекта определяет проектный подход к внедрению и разделяет общий проект на более мелкие стадии. Как мы сказали выше, основная итерация предполагает каскадный подход, и стадии основной итерации, которые мы используем в наших проектах, будут перечислены далее.

Также руководитель проекта разрабатывает устав проекта. Данный документ должен быть утвержден на достаточно высоком уровне, т.к. он формализует цели и задачи проекта, определяет роли и ответственность участников, а также полномочия руководителя проекта.

Необходимо следить, чтобы цели проекта соответствовали цели компании. Т.е. внедрение новой системы не должно происходить с целью иметь более новый инструмент по управлению компанией. 1С:ERP должно помогать зарабатывать компании больше прибыли и принимать точные управленческие решения.

На подготовительной стадии руководитель проекта должен определить границы проекта, выявить основные заинтересованные стороны, которые будут задействованы в проекте, а также проанализировать основные риски, которые могут возникнуть во время внедрения новой системы.

Основная итерация

Сейчас мы обозначим основные шаги, которые должны быть сделаны в ходе основной итерации и которые позволят получить заказчику функционирующую систему, которая будет удовлетворять основным заявленным требованиям.

Основная итерация – это сам по себе проект, который имеет начало и конец (см. Рис.3).

Рис.3. План запуска 1С:ERP

Начало, как у всякого проекта, — это инициализация, а затем — планирование.

После планирования наступает стадия выполнения проекта, которая в нашем случае включает следующие этапы:

1. Инициализация и планирование.

На данном этапе мы назначаем руководителя проекта для основной итерации, который может отличаться от ранее назначенного руководителя всего проекта.

Руководитель проекта разделяет основную итерации на этапы, например, те, которые представлены на Рис.2. Также определяет критерии успеха – так называемые KPI.

Руководитель проекта формирует команду проекта, составляет график с учётом критического пути, оценивает затраты и продолжительность этапов, идентифицирует и анализирует риски, выявляет ограничения и допущения.

Нужно учесть заинтересованные стороны, а это в случае внедрения 1С:ERP – практически все подразделения предприятия, их ожидания и интересы.

Немаловажно утвердить план внедрения у заказчика, при этом должны быть точно определены стандарты качества и способы их измерения.

Планирование завершается проведением кик-офф митинга, на котором происходит знакомство всех членов команды и основных заинтересованных лиц, уточняются наиболее важные и острые вопросы о ходе проекта.

2. Описание бизнес-процессов и моделирование.

Необходимо точно понимать, какие бизнес-процессы происходят в компании сейчас и как их надо изменить и улучшить. Очень сложно автоматизировать хаос, и если бизнес-процессы не выстроены, то сама по себе автоматизация на базе даже самой совершенной системы не даст желаемого эффекта. Поэтому сначала составляем схему процессов «AS IS», чтобы понимать текущую ситуацию. Далее на основе процессов «как есть» создаем процессы «как должно быть».

Разработанную схему процессов «ТО ВЕ» необходимо утвердить у заказчика, чтобы быть уверенным, что исполнитель и заказчик думают одинаково. Процессы «ТО ВЕ» скорее всего включают в себя определённые организационные изменения, к которым нужно быть готовым.

После того, как целевые бизнес-процессы определены и утверждены мы переходим к моделированию целевых процессов на тестовой базе.

Мы понимаем, что из желаемых функций есть в системе, а что нужно дорабатывать. На этом этапе выявляются ограничения типового функционала, а также разрабатывается функционально-ролевая модель, которая иллюстрирует действия пользователей в 1С:ERP.

Также на этапе моделирования нужно подготовить чек-лист запуска системы. Это такой документ, в котором фиксируются задачи, сроки их выполнения, ответственные и результат (выполнено/ не выполнено).

Поговорим о возможном порядке моделирования процессов. В соответствии с общепринятой методологией, бизнес-процессы делятся на основные, которые генерируют валовую прибыль компании, и поддерживающие, которые обеспечивают функционирование предприятия.

На Рис.4 представлено подобное деление блоков бизнес-процессов, которые могут быть автоматизированы при помощи 1С:ERP.

Также на схеме обозначен рекомендуемый в соответствии с нашим подходом порядок моделирования и внедрения функциональных блоков при переходе на новую систему.

Рис.4. Поэтапное моделирование процессов в 1С:ERP

Внедрение 1С:ERP следует начинать с основных бизнес-процессов, а также сопутствующих им поддерживающих процессов. Мы рекомендуем начинать с продаж и закупок, т.к. это наиболее важные процессы для любой организации. Вместе с продажами и закупками выделим процессы управления запасами, за которые в 1С:ERP отвечает подсистема «Склад и логистика».

Также совместно с этими блоками внедряем блок «Казначейство», что позволяет нам проводить и учитывать денежные расчёты с контрагентами.

Следующим этапом могут быть внедрены блоки «Производство», «Планирование», «Учёт затрат».

Все эти функциональные блоки можно внедрять одновременно. Но это будет очень сложно. На построение одной только модели бизнес-процессов может уйти от полугода до нескольких лет. В целом это возможно для малых и средних предприятий, но для крупных компаний внедрение всех функциональных блоков можно будет сделать, только внедряя каждый блок отдельно и желательно последовательно.

Внедрение каждого функционального блока — это отдельный этап внедрения, название которого совпадает с названием функционального блока.

Процессы каждого функционального блока (продажи, запасы, закупки и т. д.) взаимосвязаны, и можно уверенно сказать, что нельзя полностью отделить какой-либо блок и только его автоматизировать. Потому для любого процесса необходима минимальная входная информация, которая поступает от другого блока. Например, на этапе «Продажи» потребуются данные о выпуске продукции (что относится к блоку «Производство») и поступлении денежных средств (относится к блоку «Управление денежными средствами»).

Для решения проблемы взаимосвязанности этапов наша компания использует три подхода:

1. Организовать упрощённый ввод документов.
2. Настроить получение данных из другой системы.
3. Выполнять этапы параллельно.

Многие блоки связаны между собой. И, как было сказано ранее, в зависимости от особенностей предприятия блоки можно объединять в более крупные этапы, чтобы минимизировать взаимозависимости между этапами.

Блок «Бухгалтерский и налоговый учёт» может выполняться двумя способами:

• параллельно внедрению основных блоков. В этом случае задачи запуска каждого блока или подблока бухгалтерского учёта можно выполнять в рамках номерных итераций;
• в конце запуска основных учётных блоков.

Также стоит предостеречь от ошибки, которую совершают многие предприятия. А именно, внедрение 1С:ЕRР пытаются начинать с бухгалтерского учёта. Здесь надо понимать, что учёт — это уже констатация факта, причем бухгалтерский учёт не самый оперативный. При внедрении 1С:ЕRР на первом месте всегда должны находиться процессы, без которых учёт становится совершенно бессмысленным. При отсутствии процессного подхода мы получаем бесцельный «учёт ради учёта». Таким образом, учёт имеет смысл настраивать там, где можно уже говорить об автоматизированных процессах. Если всю первичную информацию в автоматизированную систему вносят бухгалтеры, то тогда, действительно, можно начинать с бухгалтерского учёта. Но если говорить о полноценной автоматизации бизнес-процессов, то ввод первичных документов должен осуществляться непосредственно на рабочих местах, в подразделениях, цехах и складах.

В этом случае автоматизация бухгалтерского учёта возможна только ближе к концу внедрения или по мере ввода функциональных блоков — по мере фиксации учётной информации в 1С:ЕRР.

3. Разработка технического задания на доработку.

После того, как мы смоделировали процессы «ТО ВЕ» в типовой конфигурации 1С:ERP, переходим к написанию технического задания на доработку.

Здесь мы разрабатываем три вида технических заданий:

1. ТЗ на доработку типовой конфигурации.
2. ТЗ на перенос данных в 1С:ERP (НСИ, остатки и прочее).
3. ТЗ на обмен данными с внешними системами.

В техническом задании необходимо отразить все доработки по желанию заказчика, без которых невозможна работа в целевой системе. Например, процесс согласования заявок на оплату или доработка платежного календаря до вида и функционала, привычного заказчику.

Те доработки, без которых можно использовать систему без значительной потери функциональности, производятся в последующих итерациях.

4. Доработка типового функционала по ТЗ.

Следующий этап – выполнение доработок, которые были описаны в технических заданиях.

Это доработка типового функционала 1С:ERP. В результате получаем измененную конфигурацию, которая соответствует требованиям заказчика.

На этом этапе разрабатываются обработки и инструменты загрузки первоначальных данных в 1С:ERP и механизмы обмена с внешними системами (платежной системой, CRM, если она внешняя, сайтом, системой управления производством и т.д.).

5. Тестирование и внесение корректировок, если обнаружены отклонения от ТЗ или неучтённые обязательные требования.

После выполнения доработок переходим к тестированию обновленной конфигурации (см. Рис.5).

Здесь мы тестируем правила переноса данных, затем на загруженных данных доработанный функционал системы и правила обмена с внешними системами.

Для тестирования мы используем последнюю версию доработанной 1С:ERP со всеми изменениями.

Все ошибки, выявленные в результате тестирования, заносятся в протоколы тестирования. Затем недочёты устраняются, конфигурация обновляется, и тестирование производится заново. В этот раз проверяется не весь функционал, а только доработки, выполненные по протоколам тестирования.

На выходе данного этапа мы получаем протестированную и работающую систему 1С:ERP.

Рис.5. Тестирование доработанной конфигурации

6. Подготовка к переходу на рабочую базу, обучение пользователей.

После того, как мы протестировали систему, переходим к обучению пользователей. Готовим инструкции по работе в 1С:ERP. Они должны быть написаны простым доступным языком и содержать экранные формы, которые иллюстрируют последовательность действий. Инструкции должны быть понятны людям, которые никогда не видели 1С:ERP и не сталкивались с интерфейсом «Такси». Например, бухгалтерам может показаться непривычным функция отложенного проведения.

Но инструкции не заменят живого обучения на примерах. Пользователи должны сами освоить выполнение привычных функций в новой системе под чётким руководством специалистов. Пользователи знакомятся с интерфейсом и моделируют учебный пример в тестовой базе.

7. Установка рабочей базы и перенос данных.

После того, как пользователи успешно обучены, переходим к установке 1С:ERP. Процессы обучения и установки системы могут быть и параллельны при достаточном количестве специалистов. Здесь мы настраиваем нашу последнюю обновленную конфигурации в соответствии с требованиями, подготавливаемся к работе. Выполняем общие настройки, настройки справочников, пользователей и прав, печатных форм, отчётов и т.д. Переносим начальные данные согласно ТЗ.

Далее происходит сверка перенесённых в 1С:ERP данных с данными в 1С:УПП и других исторических источниках (MS Excel и другие). Это важный этап, т.к. неверно перенесённые остатки исказят реальное состояние дел. Сверка данных происходит по каждой группе данных. Например, проверка остатков на расчётных счетах, контрагентов и расчётов с ними, информации о ВНА и т.д. Это действительно трудоёмкий процесс, но без него весь проект может быть под угрозой.

8. Опытная, опытно-промышленная эксплуатация.

После того, как в систему перенесены данные и проверены, начинается её эксплуатация.

В общей практике принято различать опытную и опытно-промышленную эксплуатацию.

Основное отличие в том, что на опытной эксплуатации мы работаем в тестовом периоде и вводим данные «задним числом». Т.е. в апреле мы вводим данные за первый квартал.

При опытно-промышленной эксплуатации происходит ввод реальных данных.

Во время опытно-промышленной эксплуатации на пользователей возрастает нагрузка, т.к. приходится вести параллельный учёт в двух системах.

И это происходит до тех пор, пока не внедрён самый последний этап, возможно, за исключением этапа «Бюджетирование», учёт придётся вести в двух системах одновременно.

Избежать параллельной работы в двух системах невозможно, это нужно признать, как ограничение. Единственное, что можно сделать, это минимизировать затраты на ввод первичной информации в обе системы.

Следует отметить, что на практике часто опытная и опытно-промышленная эксплуатации не выделяются в отдельные этапы, а совмещаются или происходят параллельно.

9. Завершение основной итерации. Передача функционирующей 1С:ERP заказчику.

Следующий шаг – завершение основной итерации и передача функционирующей системы 1С:ERP заказчику.

На данном этапе нужно убедиться, что все зафиксированные требования заказчика выполнены. Не забудьте получить официальное подтверждение заказчика, что проект завершен. Мы подписываем акт и другую необходимую документацию.

Мы передаем заказчику работающую систему 1С:ERP, в которой он уже сегодня может отражать текущие бизнес-процессы (которые были изменены в соответствии со схемой «ТО ВЕ»).

На данном этапе наш заказчик имеет полностью функционирующую систему 1С:ERP и пожелания что-то ещё улучшить.

Мониторинг и контроль

Отметим также, что на всех этапах присутствует мониторинг и контроль со стороны рабочей группы, которая обязательно включает представителей заказчика, консультантов и сотрудников интегратора (не всегда).

На проектах NFP проводятся еженедельные статусы (встречи) по проекту, где обсуждаются актуальные проблемы и пути их решения.

Проведение статусов полезно как для исполнителя, так и для заказчика, потому что заказчик всегда будет обладать актуальной информацией о ходе проекта, а исполнитель может решить текущие вопросы.

Последующие итерации

Мы переходим к следующим итерациям, так называемым «номерным».

В рамках Номерных итераций мы будем выполнять последовательное улучшение существующей 1С:ERP.

Номерные итерации выполняются в соответствии с гибким подходом, и исключает выполнение части активностей (см. Рис.6).

Рис.6. Последующие итерации.

Перечислим отличия «номерных» итераций от основной.

1. При выполнении номерной итерации не требуется выполнение опытной эксплуатации — она совершенно не имеет смысла. Можно говорить о каком-то тестировании или проверке пользователями конфигурации.
2. Не требуется масштабная проработка бизнес-процессов.
3. Не требуются общие планы, а также частные планы тоже уже не имеют смысла, поскольку основной план на итерацию — это список задач, который необходимо выполнить в рамках итерации.
4. Не требуется чек-лист для проверки выполнения функций. Сам список задач на итерацию является необходимым чек-листом.

Большая часть рассматриваемых на номерную итерацию доработок несложная. Если доработка сложная (сложность доработки определяет команда на установочном совещании), то в рамках текущей номерной итерации формируется техническое задание на эту доработку. В некоторых случаях может потребоваться моделирование ситуации и/или бизнес-процесса в 1С:ERP, и только потом разработать техническое задание.

Мы вам рассказали о подходе, который мы используем на проектах по внедрению 1С:ERP. Данный подход носит рекомендательный характер и допускает изменение или исключение части шагов. Таким образом может выполняться переход не только с 1С:УПП, но и с других исторических систем. В качестве целевой системы может выступать не 1С:ERP, а 1С:Комплексная Автоматизация или одно из отраслевых решений на базе 1С:ERP.

Павел Шустиков, Старший консультант NFP