Почему внедрение ERP-системы является сложной задачей? 9 наиболее распространенных ошибок, которые совершают компании

  • Дата публикации: 29.03.2019

Мы подготовили перевод статьи, в которой даны подробные рекомендации, как можно избежать популярных ошибок при внедрении ERP.

Такое крупное начинание, как внедрение ERP, требует, чтобы все подразделения организации находились в похожих условиях и имели общие интересы. Тогда возможен плавный переход на новую систему. Однако это легче сказать, чем сделать.

Согласно исследованию трудностей, связанных с переходом на новую ERP-систему[1], существует ряд проблем, общих для многих компаний. Авторы исследования приводят рекомендации, следуя которым можно избежать популярных ошибок.

Причины незавершенности внедрения ERP-систем чаще всего следующие:

  1. Неэффективный сбор требований к системе.
  2. Исключение ключевых пользователей из процесса принятия решений.
  3. Неспособность правильно выбрать между облачным и локальным программным обеспечением.
  4. Неверный расчет бюджета.
  5. Слишком поспешное внедрение.
  6. Игнорирование управления изменениями.
  7. Излишнее увлечение инструментами ERP-системы.
  8. Недостаток инвестиций или поддержки для группы внедрения.
  9. Плохие коммуникации.

Неспособность правильно внедрить ERP-систему может привести к значительным финансовым потерям. Печальная действительность заключается в том, что сбои во внедрении ERP-системы стали обычным явлением. Итак, расскажем о них подробнее.

1.Неэффективный сбор требований к системе.

Любой бизнес может легко автоматизировать существующие бизнес-процессы, внедрив ERP-решение. Однако при сборе информации о требованиях к ERP-системе такие процессы должны подвергаться тщательному анализу.

Юридическая битва между фирмой по утилизации мусора «Waste Management» и SAP по поводу неудачной сделки по внедрению ERP является классическим примером важности понимания требований к системе. Компания «Waste Management» обвинила SAP в использовании мошеннических схем продаж, которые, по словам компании, привели к провалу проекта внедрения. Однако в SAP заявили, что их клиент нарушил условия контракта, не определив свои бизнес-требования, что и стало причиной неудачи.

Решение: имейте в виду, что ERP-система предназначена для автоматизации и улучшения процессов. Потенциальные пользователи должны определить, какие области и бизнес-процессы требуется оптимизировать до внедрения такой платформы.

2.Исключение ключевых пользователей из процесса принятия решений

Многие организации, приступая к процессу внедрения новой информационной системы, упускают следующий важный шаг. Сотрудники, которые будут использовать ERP-решение, должны участвовать в консультациях, предшествующих покупке такого решения. Большинство IT-менеджеров тратят свое время на то, чтобы их проекты были одобрены высшим руководством, но часто упускают из виду обсуждения с ключевыми пользователями системы.

Хрестоматийный пример данной ошибки – потеря компанией «Hershey» 112 миллионов долларов из-за неудачного запуска ERP. Проект должен был привести к созданию ERP-системы, полностью охватывающей производственный процесс. Однако сразу после запуска системы не было поставлено продукции на сумму около 100 млн. долл. США.

Решение: чтобы предотвратить подобное в вашей организации, выделите время и ресурсы и проверьте, что все ключевые сотрудники обучены работе в системе и что платформа полностью протестирована перед запуском в эксплуатацию.

3.Неспособность правильно выбрать между облачным и локальным программным обеспечением

При выборе между локальными и облачными платформами ERP нужно учесть ряд важных факторов.

Локальные решения требуют IT-команд для обслуживания системы, оборудования и огромных единовременных платежей. Такая архитектура информационной системы подходит для тех компаний, кто хочет иметь больший контроль над ERP-системой за счет того, что все мощности находятся в их собственных помещениях.

Облачные ERP, с другой стороны, требуют постоянного подключения к интернету, но зато предлагаются вендорами по более выгодным тарифам. Такие решения предназначены для удовлетворения потребностей персонала, работающего «в поле», где нет доступа к локальному компьютеру.

Облачные ERP набирают обороты на современном рынке и рассматриваются как идеальный вариант для тех, кто испытывает трудности с внедрением системы. Но и такое решение имеет свои сложности. Облачные решения, как правило, бывают сложно приспосабливаемыми под конкретную организацию и, следовательно, заставляют предприятия выстраивать свои бизнес-процессы в соответствии с ERP-системами. Кроме того, могут возникнуть проблемы с процессами, которые выполняются в сторонних приложениях и которые не удается интегрировать в это облачное решение.

Опрос, проведенный журналом «CIO» в 2008 году, показал, что большинство IT-руководителей предпочитают локальные системы, ссылаясь на проблемы безопасности, связанные с облачными платформами. Однако с тех пор ситуация изменилась, и сейчас вендоры ERP отмечают рост использования их SaaS продуктов (software as a service – программное обеспечение как услуга, модель обслуживания, при которой заказчик получает облачное решение, полностью обслуживаемое провайдером).

Решение: точно определите потребности вашего бизнеса, взвесьте все возможности, прежде чем инвестировать в систему.

4.Неверный расчет бюджета

Часто лица, принимающие решения, совершают ошибку, излишне урезая затраты на внедрение ERP и ограничивая их только оборудованием и программным обеспечением. Для успешной реализации также необходим компетентный IT-персонал. Ограничение бюджетов может привести к провалу внедрения.

В 2009 году город Сан-Диего, штат Калифорния, расторг контракт с компанией «Axon», заявив, что их практика управления проектами имеет системные несовершенства. Другой причиной расторжения договора стало то, что проект уже превысил бюджет на 11 млн. долларов. Очевидно, что город, возможно, упустил из виду огромные реальные расходы, связанные с проектом.

Решение: руководители компании должны принимать бюджеты по внедрению ERP вместе с лицами, вовлеченными в процесс и обладающими необходимыми знаниями.

5.Слишком поспешное внедрение

Учитывая сложность ERP-платформ, быстро определить системные требования, провести обучение пользователей и адаптировать такие системы под бизнес-процессы просто невозможно за один проход. Одноэтапная модель внедрения информационной системы оказалась неэффективной, и более успешные организации предпочли использовать более медленный, но более эффективный подход, который предполагает поэтапное внедрение.

Пример компании «Target Canada» иллюстрирует проблему слишком поспешного внедрения. Полагая, что в новой системе не возникнет проблем, связанных с преобразованием данных, так как старые данные импортироваться не будут, компания сразу приступила к внедрению новой системы.

Однако свежие данные вводились персоналом без опыта работы в новой системе, что привело к большому количеству ошибок. Точность введенной информации оценили всего в 30%. В результате последовал крах цепочки поставок.

Решение: внедряйте ERP-систему шаг за шагом. Убедитесь, что выполнены ключевые требования, предъявляемые к информационной системе, а также проведено необходимое обучение сотрудников.

6.Игнорирование управления изменениями

В любом внедрении ERP-системы должны быть предусмотрены элементы управления изменениями. Все вовлеченные в процесс внедрения стороны должны быть в состоянии решать задачи управления изменениями в зоне их ответственности.

Организационные изменения, включая сотрудников, технологии и процессы, которые затрагиваются при внедрении системы, должны быть осуществлены таким образом, чтобы привести к позитивной трансформации бизнеса.

Решение: учитывайте людские ресурсы и стратегическое планирование. Уделяйте достаточно внимания технологиям, предназначенным для совершенствования процессов.

7.Излишнее увлечение инструментами ERP-системы

Конечно, функциональность платформы важна, но также нужно учитывать гибкость системы, возможность интеграции с другими программными продуктами и истории успешных внедрений. Кроме того, что надо понимать, сможет ли платформа обеспечить ваши требования к ERP.

Кливлендский государственный университет столкнулся с подобной ситуацией. Учреждение подало в суд на «PeopleSoft», обвиняя компанию в неправильном внедрении их ERP-приложений. Это дело было связано с нарушением контракта и небрежным процессом внедрения. Данный случай показывает, что никакие дополнительные инструменты и функции не могут заменить правильное внедрения ERP.

Решение: прежде чем принять решение, полностью оцените все возможности устанавливаемой ERP-платформы.

8.Недостаток инвестиций или поддержки для группы внедрения

Одним из наиболее важных этапов внедрения ERP является выделение времени и ресурсов для группы по внедрению. Должны быть назначены соответствующие лица, обладающие полномочиями по принятию решений. Часто членам группы внедрения приходится сталкиваться с изменением задач. Реакция на эти изменения вполне может определить успех или неудачу любого внедрения. Поэтому принимающие решения лица должны быть чуткими к потребностям групп внедрения ERP-системы.

Такая же ситуация возникла при внедрении ERP-системы компании «Select Comfort» стоимостью 20 миллионов долларов. Компания была вынуждена приостановить проект под давлением нетерпеливых акционеров, которые не готовы были ждать успешного окончания проекта. В заявлении же акционеров «Select Comfort» проблема была описана как вытекающая из ошибок менеджмента.

Решение: предоставьте команде по внедрению ERP достаточно времени и ресурсов для успешной реализации проекта.

9.Плохие коммуникации

Недостаток коммуникаций, особенно между корпоративными отделами, может негативно влиять на внедрение ERP. Ошибок можно избежать путем создания плана коммуникаций для каждого из этапов проекта. Следует также создать небольшую группу, состоящую из сотрудников всех департаментов, которые будут затронуты внедрением системы.

Решение: обеспечьте, чтобы между группой внедрения и ключевыми пользователями были постоянными коммуникации. При этом группы ключевых пользователей должны обновляться в течение проекта.

Оригинал статьи вы можете прочитать по ссылке — financesonline.com

Наверх