Мы подготовили перевод статьи, в которой даны подробные рекомендации, как можно избежать популярных ошибок при внедрении ERP.
Такое крупное начинание, как внедрение ERP, требует, чтобы все подразделения организации находились в похожих условиях и имели общие интересы. Тогда возможен плавный переход на новую систему. Однако это легче сказать, чем сделать.
Согласно исследованию трудностей, связанных с переходом на новую ERP-систему, существует ряд проблем, общих для многих компаний. Авторы исследования приводят рекомендации, следуя которым можно избежать популярных ошибок.
Причины незавершенности внедрения ERP-систем чаще всего следующие:
Неспособность правильно внедрить ERP-систему может привести к значительным финансовым потерям. Печальная действительность заключается в том, что сбои во внедрении ERP-системы стали обычным явлением. Итак, расскажем о них подробнее.
Любой бизнес может легко автоматизировать существующие бизнес-процессы, внедрив ERP-решение. Однако при сборе информации о требованиях к ERP-системе такие процессы должны подвергаться тщательному анализу.
Юридическая битва между фирмой по утилизации мусора «Waste Management» и SAP по поводу неудачной сделки по внедрению ERP является классическим примером важности понимания требований к системе. Компания «Waste Management» обвинила SAP в использовании мошеннических схем продаж, которые, по словам компании, привели к провалу проекта внедрения. Однако в SAP заявили, что их клиент нарушил условия контракта, не определив свои бизнес-требования, что и стало причиной неудачи.
Решение: имейте в виду, что ERP-система предназначена для автоматизации и улучшения процессов. Потенциальные пользователи должны определить, какие области и бизнес-процессы требуется оптимизировать до внедрения такой платформы.
Многие организации, приступая к процессу внедрения новой информационной системы, упускают следующий важный шаг. Сотрудники, которые будут использовать ERP-решение, должны участвовать в консультациях, предшествующих покупке такого решения. Большинство IT-менеджеров тратят свое время на то, чтобы их проекты были одобрены высшим руководством, но часто упускают из виду обсуждения с ключевыми пользователями системы.
Хрестоматийный пример данной ошибки – потеря компанией «Hershey» 112 миллионов долларов из-за неудачного запуска ERP. Проект должен был привести к созданию ERP-системы, полностью охватывающей производственный процесс. Однако сразу после запуска системы не было поставлено продукции на сумму около 100 млн. долл. США.
Решение: чтобы предотвратить подобное в вашей организации, выделите время и ресурсы и проверьте, что все ключевые сотрудники обучены работе в системе и что платформа полностью протестирована перед запуском в эксплуатацию.
При выборе между локальными и облачными платформами ERP нужно учесть ряд важных факторов.
Локальные решения требуют IT-команд для обслуживания системы, оборудования и огромных единовременных платежей. Такая архитектура информационной системы подходит для тех компаний, кто хочет иметь больший контроль над ERP-системой за счет того, что все мощности находятся в их собственных помещениях.
Облачные ERP, с другой стороны, требуют постоянного подключения к интернету, но зато предлагаются вендорами по более выгодным тарифам. Такие решения предназначены для удовлетворения потребностей персонала, работающего «в поле», где нет доступа к локальному компьютеру.
Облачные ERP набирают обороты на современном рынке и рассматриваются как идеальный вариант для тех, кто испытывает трудности с внедрением системы. Но и такое решение имеет свои сложности. Облачные решения, как правило, бывают сложно приспосабливаемыми под конкретную организацию и, следовательно, заставляют предприятия выстраивать свои бизнес-процессы в соответствии с ERP-системами. Кроме того, могут возникнуть проблемы с процессами, которые выполняются в сторонних приложениях и которые не удается интегрировать в это облачное решение.
Опрос, проведенный журналом «CIO» в 2008 году, показал, что большинство IT-руководителей предпочитают локальные системы, ссылаясь на проблемы безопасности, связанные с облачными платформами. Однако с тех пор ситуация изменилась, и сейчас вендоры ERP отмечают рост использования их SaaS продуктов (software as a service – программное обеспечение как услуга, модель обслуживания, при которой заказчик получает облачное решение, полностью обслуживаемое провайдером).
Решение: точно определите потребности вашего бизнеса, взвесьте все возможности, прежде чем инвестировать в систему.
Часто лица, принимающие решения, совершают ошибку, излишне урезая затраты на внедрение ERP и ограничивая их только оборудованием и программным обеспечением. Для успешной реализации также необходим компетентный IT-персонал. Ограничение бюджетов может привести к провалу внедрения.
В 2009 году город Сан-Диего, штат Калифорния, расторг контракт с компанией «Axon», заявив, что их практика управления проектами имеет системные несовершенства. Другой причиной расторжения договора стало то, что проект уже превысил бюджет на 11 млн. долларов. Очевидно, что город, возможно, упустил из виду огромные реальные расходы, связанные с проектом.
Решение: руководители компании должны принимать бюджеты по внедрению ERP вместе с лицами, вовлеченными в процесс и обладающими необходимыми знаниями.
Учитывая сложность ERP-платформ, быстро определить системные требования, провести обучение пользователей и адаптировать такие системы под бизнес-процессы просто невозможно за один проход. Одноэтапная модель внедрения информационной системы оказалась неэффективной, и более успешные организации предпочли использовать более медленный, но более эффективный подход, который предполагает поэтапное внедрение.
Пример компании «Target Canada» иллюстрирует проблему слишком поспешного внедрения. Полагая, что в новой системе не возникнет проблем, связанных с преобразованием данных, так как старые данные импортироваться не будут, компания сразу приступила к внедрению новой системы.
Однако свежие данные вводились персоналом без опыта работы в новой системе, что привело к большому количеству ошибок. Точность введенной информации оценили всего в 30%. В результате последовал крах цепочки поставок.
Решение: внедряйте ERP-систему шаг за шагом. Убедитесь, что выполнены ключевые требования, предъявляемые к информационной системе, а также проведено необходимое обучение сотрудников.
В любом внедрении ERP-системы должны быть предусмотрены элементы управления изменениями. Все вовлеченные в процесс внедрения стороны должны быть в состоянии решать задачи управления изменениями в зоне их ответственности.
Организационные изменения, включая сотрудников, технологии и процессы, которые затрагиваются при внедрении системы, должны быть осуществлены таким образом, чтобы привести к позитивной трансформации бизнеса.
Решение: учитывайте людские ресурсы и стратегическое планирование. Уделяйте достаточно внимания технологиям, предназначенным для совершенствования процессов.
Конечно, функциональность платформы важна, но также нужно учитывать гибкость системы, возможность интеграции с другими программными продуктами и истории успешных внедрений. Кроме того, что надо понимать, сможет ли платформа обеспечить ваши требования к ERP.
Кливлендский государственный университет столкнулся с подобной ситуацией. Учреждение подало в суд на «PeopleSoft», обвиняя компанию в неправильном внедрении их ERP-приложений. Это дело было связано с нарушением контракта и небрежным процессом внедрения. Данный случай показывает, что никакие дополнительные инструменты и функции не могут заменить правильное внедрения ERP.
Решение: прежде чем принять решение, полностью оцените все возможности устанавливаемой ERP-платформы.
Одним из наиболее важных этапов внедрения ERP является выделение времени и ресурсов для группы по внедрению. Должны быть назначены соответствующие лица, обладающие полномочиями по принятию решений. Часто членам группы внедрения приходится сталкиваться с изменением задач. Реакция на эти изменения вполне может определить успех или неудачу любого внедрения. Поэтому принимающие решения лица должны быть чуткими к потребностям групп внедрения ERP-системы.
Такая же ситуация возникла при внедрении ERP-системы компании «Select Comfort» стоимостью 20 миллионов долларов. Компания была вынуждена приостановить проект под давлением нетерпеливых акционеров, которые не готовы были ждать успешного окончания проекта. В заявлении же акционеров «Select Comfort» проблема была описана как вытекающая из ошибок менеджмента.
Решение: предоставьте команде по внедрению ERP достаточно времени и ресурсов для успешной реализации проекта.
Недостаток коммуникаций, особенно между корпоративными отделами, может негативно влиять на внедрение ERP. Ошибок можно избежать путем создания плана коммуникаций для каждого из этапов проекта. Следует также создать небольшую группу, состоящую из сотрудников всех департаментов, которые будут затронуты внедрением системы.
Решение: обеспечьте, чтобы между группой внедрения и ключевыми пользователями были постоянными коммуникации. При этом группы ключевых пользователей должны обновляться в течение проекта.
Оригинал статьи вы можете прочитать по ссылке — financesonline.com
Наиболее распространенными ошибками являются неэффективный сбор требований, исключение ключевых пользователей из процесса принятия решений, неправильный выбор между облачным и локальным решением, неверный расчет бюджета, поспешное внедрение, игнорирование управления изменениями, недостаток поддержки для группы внедрения и плохие коммуникации между отделами.
Эффективный сбор требований позволяет выявить бизнес-процессы, которые требуют оптимизации и автоматизации. Недостаточный анализ процессов до внедрения может привести к тому, что система не будет соответствовать реальным потребностям компании, что станет причиной провала проекта и финансовых потерь.
Локальные решения требуют собственных IT-команд для обслуживания и значительных первоначальных инвестиций, но предоставляют больший контроль над системой. Облачные решения предлагают более гибкую модель оплаты и доступность из любого места, но могут иметь ограничения в адаптации под специфические бизнес-процессы компании.
Поэтапное внедрение позволяет тщательно протестировать каждый модуль системы, обучить пользователей и адаптировать бизнес-процессы. Одноэтапное внедрение часто приводит к большому количеству ошибок, некорректным данным и сбоям в работе компании, как показал пример компании Target Canada.
Управление изменениями должно включать обучение сотрудников, стратегическое планирование организационных преобразований и учет человеческого фактора. Все вовлеченные стороны должны иметь возможность решать задачи управления изменениями в своей зоне ответственности для позитивной трансформации бизнеса.
Офис NFP компании Первый Бит предлагает комплексные услуги по внедрению ERP-систем с учетом всех ключевых факторов успеха. Наши специалисты проводят детальный сбор требований, помогают выбрать оптимальное решение, разрабатывают поэтапный план внедрения и обеспечивают полноценное управление изменениями в компании.
Офис NFP компании Первый Бит предоставляет экспертные консультации по выбору между облачными и локальными решениями ERP. Мы анализируем специфику вашего бизнеса, требования к безопасности данных, бюджетные ограничения и помогаем принять обоснованное решение, которое максимально соответствует потребностям компании.
Офис NFP компании Первый Бит специализируется на управлении организационными изменениями при внедрении ERP-систем. Мы разрабатываем программы обучения сотрудников, создаем коммуникационные планы, помогаем адаптировать бизнес-процессы и обеспечиваем плавный переход на новую систему с минимальными disruption для компании.
Эксперты офиса NFP компании «Первый Бит» расскажут об основных подходах эффективного построения методологии системно-ориентированной бюджетной модели на примере горнорудного предприятия.
Подробнее
Экспертный вебинар, на котором вы получите универсальную карту внедрения ИИ для ключевых бизнес-направлений, а также практический план запуска интеллектуальной автоматизации в ключевых отделах.
Подробнее
Экспертный вебинар от специалистов компании Первый БИТ, где будут рассмотрены современные подходы к лимитированию, управлению резервами и автоматизации процессов бюджетирования с учетом новейших возможностей платформы.
Подробнее
Цели курса: изучение возможностей программного продукта «1С:ERP. Управление Холдингом 8» по реализации бизнес-процессов бюджетного контроля, формирование навыков самостоятельной работы в системе и настройке типового функционала, а также знакомство с общими методическими аспектами бюджетного контроля.
Подробнее
Цели курса: изучение возможностей программного продукта «1С:Управление холдингом» в части бизнес-процессов управления закупками, формирование практических навыков самостоятельной настройки и управления процессами в прикладном решении.
Подробнее
Цели курса: изучение возможностей программного продукта «1С:Управление холдингом» в части бизнес-процессов казначейства, формирование практических навыков самостоятельной настройки и управления процессами в прикладном решении.
Подробнее
Курс ориентирован в первую очередь на представителей бизнеса, которые хотят получить представление о том, как продукт «1С:Управление холдингом» может помочь в решении задач бизнеса.
Подробнее
Цели и задачи: дать слушателям системное представление о возможностях «1С:Управление холдингом» в части функционала, обеспечивающего формирование планов (функциональных и мастер-бюджетов), сбор факта, план-фактный и факторный анализ.
Подробнее
