Формирование новых стандартов на процесс ДОУ

Консультант NFP Надежда Артонкина разбирает формирование новых стандартов на процесс документационного обеспечения управления.

Предлагаем рассмотреть процессный метод по управлению документооборотом. В статье мы разберем комплексный подход к процессам по подготовке документационного оборота, приняв во внимание требования Международной организации по стандартизации (далее – ISO). Представленная организация ISO занимается выпуском стандартов в различных областях деятельности.

Вместе с тем, рассмотрим примеры существующих стандартов на процесс работы с договорными документами.

Внедрение процессного подхода по управлению ДОУ в организации приведет к возможности получения должных сертификатов и, как следствию, повышению статуса компании. Главным инструментом для упрощения процессами управления документооборотом является «1С: Документооборот 8».

Кроме того, процессный метод поспособствует расширению возможностей для развития компании с вероятностью выйти на международный уровень. Но для эффективного создания систем управления документооборотом, важно контролировать качество внедрения на каждом этапе и принимать во внимание возможность внесения изменений в стандарты сертификации.

Стандарты процессов управления качеством и управления менеджментом были разработаны в 2000 году и неоднократно актуализировались.

В России принято два основных стандарта ISO серии 9000:

• ГОСТ ISO 9000-2015 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.»
• ГОСТ ISO 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»

Сведения о внесенных изменениях в действующие стандарты печатаются в ежегодном информационном издании «Национальные стандарты», а изменения в текстах и поправки – в ежемесячном издании.

Представленные ГОСТы ISO были актуализированы в июне 2018 года. Сегодня допустимо ссылаться на ГОСТы, принятые в 2015 году. Это связано с предусмотренным трехлетнем сроком при переходе на использование новых стандартов.

Структурирование документооборота менеджмента качества.

Ведение документооборота в компании — это один из важнейших аспектов для эффективной и качественной деятельности всей организации.

Опираясь на имеющийся ГОСТ «Системы менеджмента качества» (далее СМК) ISO 9001, в компании необходимо постоянно проверять нововведения в ISO и применять актуальные данные в документообороте и СМК. Таким образом компания будет поддерживать свой статус надежного партнера для своих клиентов за счет сертификации системы менеджмента. Но помимо введения периодических изменений в ГОСТе, стандарт также имеет комплекс документации для СМК, не требующий изменений. Зафиксированный комплекс включает в себя две части: постоянную и переменную.

Постоянная часть документации СМК, в свою очередь, делится на три уровня:

• Первый уровень — это документально зафиксированные цели, политика и области качества;
• Второй уровень — руководство по качеству;
• Третий уровень – Документально оформленные мероприятия и записи, прописанные в ГОСТ ISO 9001.

Переменная часть документации, включающая в себя записи компании, позволяет эффективно планировать, управлять и реализовывать деятельность компании.

Разберем термины «запись» и «документы», применяемые в ДОУ.

По международным стандартам ГОСТа ISO 9001-2015 термины «документ» и «запись» разделяются, но в российских компаниях понятие «запись» практически не используется. В терминологии представленного ГОСТа оба понятия были объединены.

Документ – это закрепленный в письменном виде носитель информации, созданный и охраняемый организацией, либо физическим лицом с целью возможности доказать или подтвердить текущую деятельность или юридические обязательства.

По определению термина «запись», приведенного в ГОСте ISO 9000-2015, мы можем зафиксировать данное понятие как «регистрация результата». Это может быть журнал регистрации, протокол совещаний, лист рассылки и пр. В данных документах отражен результат действий компании или физического лица.

Фиксирование процессов документационного обеспечения управления (ДОУ).

Ведение документооборота должно подчиняться стандартизации. При этом уровни описания процессов могут различаться в зависимости от следующих обстоятельств:

• Размеры бизнеса и виды его деятельности
• Трудности протекания процессов в бизнесе
• Уровень грамотности персонала

Документацию процессов ДОУ компании необходимо проводить поэтапно. При этом важно не забывать учитывать положения ISO 9001-2015

Рассмотрим каждый этап в отдельности, в качестве ступеней:

Первая ступень: политика организации в области повышения качества. На данном этапе производится описание целей компании и способов реализации процессов ДОУ

Вторая ступень: концепция процессов ДОУ. Ведение документооборота – это трудоемкий и достаточно сложный процесс. Поэтому более результативно данные процессы регламентировать несколькими документами. При этом в различных компаниях регламентация процессов ДОУ носит индивидуальный характер структурирования.

Но несмотря на это, имеются стандартные процессы, существующие в большинстве организаций:

• Обработка входящей и исходящей документации,
• Использование факсимиле и печатей,
• Использование служебных записок.
• Архивирование документации для хранения
• Использование организационно-распорядительной документации
• Использование стандартных договоров
• Документооборот по контролю исполнения поручений.

Все предложенные и возможные процессы документооборота регламентируются специальным положением с описанием целей, рисков, внутренних процессов и т.п., при построении организации управления документами.

Структурировать положения можно следующим образом:

1. Сфера деятельности
2. Формулировки, обозначения, термины
3. Разработка процессов
4. Краткая информация о процессе
5. Цели процессов
6. Возможные риски
7. Описание проекта процесса

Третья ступень: стандартизация предпроцессов и процессов организации управления документооборотом. На этом этапе необходимо четкое описание всех шагов по процессам, указанных в положениях.

Четвертая ступень: разработка методических документов. Данный этап важен для описания регламентов внутренних процессов формирования ДОУ. В методические документы будут включаться указания, установки, распоряжения, как дополнения к существующим описаниям процессам методических рекомендаций.

Пятая ступень: использование стандартных шаблонов. Мы выделили данный этап отдельным шагом для удобства управления. В иерархической схеме данный этап не изображён.

Надежда Артонкина

Консультант NFP