Автоматизация процессов бюджетирования и управления денежными средствами на базе «1С:Управление холдингом 8»; автоматизация процесса согласования договоров на базе «1С:Документооборот 8»
Автоматизация процессов бюджетирования и управления денежными средствами на базе «1С:Управление холдингом 8»
О КОМПАНИИ
Основная деятельность АО УК «Прогрессивные инвестиционные идеи» — управление инвестиционными фондами, паевыми инвестиционными фондами, средствами пенсионных резервов и пенсионных накоплений негосударственных пенсионных фондов, доверительное управление.
УК «Прогрессивные инвестиционные идеи» — член Национальной ассоциации участников фондового рынка. Индивидуальный рейтинг надёжности рейтингового агентства «Эксперт РА» — «А+».
О ПРОЕКТЕ
Команда NFP разработала и внедрила информационную систему оперативного планирования денежных средств и бюджетирования на базе «1С:Управление Холдингом 8». Проект завершен в декабре 2017 года, срок реализации проекта — 12 месяцев.
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ПРОЕКТА:
Казначейство:
- Разработка и настройка маршрутов согласования заявок на платеж, матрицы прав доступа;
- Доработка финансовых инструментов;
- Разработка отчётов по оперативному планированию денежных средств;
- Настройка интеграции с бухгалтерскими системами для передачи банковских выписок.
Бюджетирование:
- Разработка бюджетного классификатора;
- Разработка и настройка форм ввода функциональных бюджетов (с разделением доступа по ЦФО);
- Настройка автоматического пересчёта показателей;
- Формирование мастер-бюджетов (БДР, БДДС);
- Настройка автоматического сбора фактических данных;
- Настройка отчётных форм по плановым и фактическим данным.
РЕЗУЛЬТАТЫ
Казначейство:
- Процесс создания и согласования заявок на платёж полностью переведён из бумажного вида в электронный. Процесс стал чётко регламентированным, прозрачным, в него включены автоматизированные контрольные процедуры;
- Инструменты системы (в частности, отчётность) по планированию денежных средств позволяет принимать решения о размещении свободных средств. Отчётность по финансовым инструментам дает возможность отслеживать как среднюю доходность, так и доходность по каждому инструменту;
- Интеграция с учётными системами сократила время бухгалтерии на обработку банковских выписок.
Бюджетирование:
- Обеспечен ввод бюджетов ЦФО в систему ответственными за бюджет с последующей агрегацией и консолидацией в мастер-бюджеты БДР, БДДС. Это повысило точность данных, исключило двойную обработку информации;
- Повышена оперативность и точность получения фактических данных путём прямой интеграции с учётными системами — в течение нескольких часов после закрытия периода фактические данные доступны для план-фактного анализа.
Управление нормативно-справочной информацией:
- Проведена унификация и централизация основных справочных данных: Единого бюджетного классификатора, статей ДДС, статей затрат, контрагентов, договоров.
Автоматизация процесса согласования договоров на базе «1С:Документооборот 8»
О ПРОЕКТЕ:
Ежедневно в компании проходило до 10 документов на крупные суммы. Все договоры должны были быть согласованы разными отделами: юридическим, финансовым, бухгалтерией и другими. Одной из задач проекта стала автоматизация процесса.
За счёт систематизации процессов и их прозрачности было необходимо снять с бухгалтерии основную проблему – отсутствие необходимых отчётных документов в нужный момент времени.
РЕЗУЛЬТАТЫ:
- Результатом работы команды NFP стало создание системы с безопасным доступом, отслеживанием всех процессов изменений в документации — версионирование файлов, настройкой доступов, возможностью назначения задач сотрудникам компании в связке с файлами из хранилища;
- Разграничены права доступа на 5 уровнях;
- Участники процессов изменяются в зависимости от того, какое юридическое лицо выбрано в документах;
- Отдельно выстроен процесс работы с предписаниями от финансовых регуляторов: поступившее предписание направляется в указанные пользователем подразделения компании;
- Для пользователей системы появилась возможность отслеживания документов по следующим параметрам: история, связи, сроки действия, контактные лиц и другие;
- После внедрения программы руководители отделов получили возможность отслеживать задачи подчинённых и в связи с этим контролировать их загрузку.
Договоры
- Классификация договоров на срочные и несрочные. Визуализация срочных договоров;
- Наглядное отслеживание истории прилагающийся документов (акты, приложения и др.) к исходному договору;
- Закрепление ответственного лица за ведение процессов по договору;
- Создание журнала передачи документа: отслеживание сроков передачи и возврата оригиналов документа как контрагентам, так и внутри компании, настройка ответственного контактного лица со стороны контрагента.
Первичная документация
- Вся первичная документация распределяется между договорами, к которым она относится;
- Для организации беспрерывного процесса работы бухгалтерии реализовано присвоение документам статуса «с ошибкой». Это позволяет отразить факт хозяйственной операции в бухгалтерской программе, и в то же время автоматизировать процесс запроса исправленного оригинала.
Входящая и исходящая корреспонденция
- Учёт корреспонденции не предусматривает использования никаких сторонних программ. Во внедрённом программном обеспечении отражена вся необходимая информация: подписанты, нумерация (автоматическая), контрагенты, взаимосвязь писем, история переписки;
- Налажены сценарии визирования исходящей и входящей корреспонденции. Процесс обработки входящей корреспонденции выстроен с учётом возможности постановки задач от руководителя.
НАШИ ПРОЕКТЫ ПО УСЛУГЕ
